5 Sai lầm mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải khi thuê văn phòng

Thuê văn phòng tưởng đơn giản nhưng lại là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm làm việc của cả đội ngũ. Không ít doanh nghiệp, kể cả những đơn vị đã có nhiều năm kinh nghiệm – vẫn vô tình rơi vào những sai lầm quen thuộc khiến hợp đồng kém lợi thế, không gian thuê không phù hợp hoặc phát sinh chi phí ngoài dự tính.

Bài viết này phân tích 5 sai lầm mà nhiều doanh nghiệp thường mắc phải khi thuê văn phòng, đồng thời đưa ra cách khắc phục để doanh nghiệp bạn có thể lựa chọn sáng suốt và bền vững hơn cho hành trình phát triển của mình.

Sai lầm 1: Xác định nhu cầu doanh nghiệp lệch so với thực tế

Rủi ro: Chọn sai không gian và hạ tầng dẫn đến vận hành kém

Nhiều doanh nghiệp đi tìm văn phòng chỉ chăm chăm vào mức giá “ngon” rồi chốt nhanh, trong khi nhu cầu thực tế của đội ngũ hiện tại và kế hoạch mở rộng lại chưa được xem xét kỹ. Kết quả là chọn nhầm không gian, kéo theo một loạt vấn đề vận hành và tạo áp lực âm thầm lên hiệu suất làm việc.

Khi không gian không đáp ứng đúng nhu cầu, quy trình nội bộ dễ bị xô lệch. Một ví dụ khá điển hình là doanh nghiệp công nghệ. Nhóm này thường cần diện tích rộng để bố trí workstation, server, thiết bị chuyên dụng và khu testing riêng biệt. Nếu thuê một văn phòng quá nhỏ, không đủ chỗ để thiết lập hạ tầng kỹ thuật hay chia khu vực hợp lý, đội ngũ rất dễ rơi vào trạng thái “chật vật” hàng ngày. Hệ quả cuối cùng là tiến độ dự án bị kéo chậm, chất lượng công việc suy giảm và doanh nghiệp phải tốn thêm chi phí khắc phục.

Một quyết định tưởng như tiết kiệm ở giai đoạn đầu có thể trở thành điểm trừ lớn cho chiến lược vận hành nếu doanh nghiệp không đánh giá đúng nhu cầu ngay từ đầu.

Hệ quả diễn ra

Khi văn phòng quá chật hoặc bố trí thiếu hợp lý, công việc hằng ngày dễ bị vướng víu. Nhân viên thường cảm thấy bí bách, nhanh mệt, khó tập trung và giảm hứng thú làm việc. Tình trạng này kéo dài dễ khiến họ chán nản, muốn tìm môi trường thoải mái hơn. Từ đó tỷ lệ nghỉ việc tăng, chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới cũng “phình” ra.

Với doanh nghiệp, nếu không tính đúng nhu cầu ngay từ đầu, rất dễ rơi vào cảnh phải chuyển văn phòng giữa chừng dù hợp đồng thuê vẫn còn. Việc dọn đi dọn lại tốn kém, làm gián đoạn vận hành và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu. Xác định đúng quy mô và nhu cầu sử dụng ngay từ giai đoạn đầu sẽ giúp giữ dòng tiền ổn định và duy trì hoạt động trơn tru hơn.

Cách phòng tránh

Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình đánh giá nhu cầu thật rõ ràng trước khi quyết định.

• Thứ nhất, xác định đúng quy mô sử dụng:

Liệt kê cụ thể diện tích cho từng nhóm chức năng như khu làm việc, phòng họp, khu tiếp khách, khu sinh hoạt chung. Tính toán dựa trên số nhân sự hiện tại và kế hoạch mở rộng trong khoảng 3 năm tới để không rơi vào cảnh thuê dư gây lãng phí hoặc thuê thiếu khiến vận hành bí bách.

• Thứ hai, ưu tiên không gian dễ “co giãn”:

Một văn phòng phù hợp là nơi có thể dễ dàng thay đổi bố cục khi công ty cần mở rộng, thêm nhân sự hoặc thay đổi cách làm việc. Mặt bằng càng linh hoạt thì tuổi thọ sử dụng càng dài, giảm rủi ro phải dọn đi sớm.

• Thứ ba, chốt danh sách tiêu chuẩn kỹ thuật tối thiểu:

Kiểm tra nguồn điện dự phòng, hiệu suất điều hòa, chất lượng đường truyền internet và độ ổn định khi toàn bộ đội ngũ dùng cùng lúc. Mấy yếu tố này tác động thẳng vào nhịp làm việc mỗi ngày, thiếu một cái là dễ “toang” trải nghiệm vận hành.

Sai lầm 2: Chọn vị trí văn phòng không phù hợp

Rủi ro: Ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành và hình ảnh thương hiệu

Vị trí văn phòng đúng là kiểu chọn chuẩn thì “lên hương”, chọn sai thì kéo cả đội xuống mood. Một văn phòng quá xa trung tâm, đường đi bất tiện hoặc khó tìm sẽ làm nhân viên mệt mỏi khi di chuyển, khách hàng cũng “ngại” ghé thăm. Từ những việc nhỏ hàng ngày đến các buổi gặp quan trọng đều dễ bị chậm nhịp, giảm hiệu suất.

Hơn nữa, vị trí còn là một phần của hình ảnh doanh nghiệp. Một công ty tài chính hay tư vấn cao cấp mà đặt văn phòng ở khu vực heo hút rất dễ tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp. Niềm tin của khách hàng có thể giảm, uy tín bị ảnh hưởng – dẫn đến việc cạnh tranh trên thị trường cũng khó hơn thấy rõ.

Hệ quả diễn ra

Vị trí văn phòng không phải khoản chi trực tiếp, nhưng lại ảnh hưởng mạnh đến tuyển dụng và giữ chân người giỏi.  Nhiều ứng viên ưu tiên nơi làm việc dễ đi lại, gần các tuyến đường lớn và tiện ích xung quanh. Văn phòng ở khu vực khó tiếp cận dễ làm doanh nghiệp mất lợi thế ngay từ vòng thu hút nhân tài.

Chi phí thuê rẻ hơn khi ở xa trung tâm đôi khi chỉ là lợi trước mắt. Nếu vị trí bất tiện khiến nhân sự giỏi rời đi hoặc khách hàng ngại ghé, tổng thiệt hại có thể cao hơn rất nhiều so với phần tiền thuê tiết kiệm được. Chọn vị trí tốt giống như đặt nền móng vững cho tăng trưởng dài hạn, đồng thời giúp hình ảnh doanh nghiệp chuyên nghiệp và đáng tin cậy hơn.

Cách phòng tránh

• Đầu tiên, hãy xem kỹ vị trí văn phòng:

Ưu tiên nơi gần trạm xe buýt, tàu điện, các tuyến đường lớn để nhân viên đi làm thuận tiện và giảm cảnh kẹt xe. Khi việc di chuyển nhẹ nhàng hơn mỗi ngày – nhân viên sẽ bớt mệt mỏi, giữ nhịp làm việc ổn định hơn.

• Thứ hai, kiểm tra “hệ sinh thái” xung quanh:

Một vị trí tốt nên gần ngân hàng, nhà hàng, cửa hàng tiện lợi và các dịch vụ hỗ trợ khác. Mọi thứ nằm trong bán kính di chuyển ngắn giúp tiết kiệm thời gian xử lý việc vặt, hạn chế gián đoạn và làm quy trình vận hành trơn tru hơn.

• Thứ ba, đánh giá tiềm năng phát triển của khu vực:

Đánh giá tiềm năng phát triển hạ tầng trong tương lai để đảm bảo sự ổn định dài hạn. Nên tránh những khu vực có nguy cơ tắc nghẽn giao thông hoặc hạ tầng kém phát triển sẽ giúp giảm thiểu rủi ro vận hành về sau.

Giải pháp hữu ích

Các tòa nhà làm việc của The Sentry tọa lạc ở vị trí trung tâm, gần các trục đường lớn và kết nối thuận tiện với nhiều lựa chọn đi lại hằng ngày, giúp team đến văn phòng nhanh hơn và đỡ “mất máu” vì kẹt xe. 

Xung quanh có đủ dịch vụ cần thiết như ăn uống, ngân hàng, gặp gỡ đối tác, nên mọi việc trong ngày xử lý gọn hơn, ít phải chạy vòng xa. Đây là kiểu vị trí vừa tiện cho vận hành, vừa giúp doanh nghiệp giữ được trải nghiệm chuyên nghiệp khi đón khách.

Hệ thống văn phòng The Sentry:

• The Sentry C – 15 Lê Thánh Tôn, Sài Gòn: Nằm ngay trung tâm tài chính Thành Phố Hồ Chí Minh, phù hợp cho doanh nghiệp cần hình ảnh chuyên nghiệp, gần ngân hàng, đối tác và các trục đường lớn.
• The Sentry Z – 25A/1 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Sài Gòn: Không gian yên tĩnh, hiện đại, gần Thảo Cầm Viên và các tuyến đường chính, rất hợp với đội ngũ cần tập trung và làm việc sâu.
• The Sentry P – 16 Nguyễn Đăng Giai, An Khánh: Văn phòng sáng tạo giữa Thảo Điền, không gian thoáng, vibe năng động, có lớp yoga/thiền miễn phí – lý tưởng cho doanh nghiệp chú trọng sức khỏe và văn hóa đội ngũ.
• The Sentry Q – Đường số 3, Khu Công nghệ cao Quang Trung (QTSC), Trung Mỹ Tây: Nằm trong khu công nghệ cao, hạ tầng mạnh, không gian rộng và tách biệt, phù hợp cho công ty công nghệ và các dự án R&D dài hơi.

The Sentry nằm ngay trung tâm, đi lại nhanh, tiện dịch vụ, giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp đón khách hàng và đối tác

Sai lầm 3: Không kiểm tra kỹ điều khoản hợp đồng

Rủi ro: Vướng rắc rối pháp lý và chi phí tăng dần

Nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng thuê chỉ lướt nhanh cho xong. Đến khi vận hành mới phát hiện điều khoản thiếu rõ ràng, trách nhiệm đôi bên chồng chéo, phát sinh tranh chấp và tốn kém để xử lý.

Điểm hay bị “dính” nhất là điều khoản tăng giá hàng năm. Nếu không xem kỹ mức tăng, cách tính, mốc áp dụng và quyền thương lượng lại – chi phí sẽ âm thầm tăng đều mỗi năm. Đến lúc nhìn lại, ngân sách đã bị kéo vượt trần trong khi hợp đồng vẫn còn hiệu lực.

Hệ quả diễn ra

Sai sót trong hợp đồng không chỉ gây rắc rối lúc ký mà còn ảnh hưởng suốt cả thời gian thuê. Nếu điều khoản gia hạn viết mơ hồ, thiếu chi tiết, doanh nghiệp dễ bị đẩy vào thế bị động khi tái ký, phải chấp nhận giá thuê cao hơn hoặc các điều kiện bất lợi hơn.

Cách phòng tránh

Để giảm thiểu rủi ro pháp lý và tài chính, doanh nghiệp phải thực hiện thẩm định hợp đồng một cách chuyên nghiệp.

• Thứ nhất, đọc kỹ hợp đồng trước khi ký:

Trước khi ký, cần đọc kỹ từng điều khoản, nhất là những phần liên quan đến: trách nhiệm bảo trì, quyền cho thuê lại/chuyển nhượng, điều kiện gia hạn hợp đồng.

Nếu nội bộ không có người am hiểu, nên nhờ luật sư hoặc đơn vị tư vấn kiểm tra giúp. Chi phí tư vấn thường nhỏ hơn rất nhiều so với rủi ro khi ký nhầm điều khoản bất lợi.

• Thứ hai, thỏa thuận rõ cơ chế tăng giá thuê:

Ngay từ đầu, cần nói rõ với chủ tòa nhà về cách tăng giá thuê: tăng bao nhiêu phần trăm, sau bao lâu, có mức trần hay không.

Yêu cầu ghi rõ trong hợp đồng, tránh các cụm mơ hồ như “theo thị trường” mà không có giới hạn cụ thể. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dự trù chi phí thuê trong suốt thời gian hợp đồng. 

• Thứ ba, làm rõ chi phí thiết kế, thi công và hoàn trả mặt bằng:

Thống nhất bằng văn bản: ai chịu chi phí thiết kế, thi công ban đầu; chủ nhà hỗ trợ đến mức nào; khi hết hợp đồng, bên thuê có phải hoàn trả mặt bằng về trạng thái ban đầu hay không.

Nếu không ghi rõ, doanh nghiệp rất dễ bị phát sinh khoản phạt hoặc chi phí tháo dỡ, hoàn trả mặt bằng khá lớn ở cuối kỳ thuê.

Sai lầm 4: Xem nhẹ chất lượng tiện nghi và dịch vụ hỗ trợ

Rủi ro: Vận hành khó, trải nghiệm khách hàng giảm

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào diện tích và giá thuê rồi quyết định nhanh. Phần tiện nghi và dịch vụ đi kèm lại bị xem như “có cũng được”. Kết quả là vào làm mới thấy thiếu thứ cần thiết để chạy công việc trơn tru. Không gian không đủ tốt sẽ ảnh hưởng thẳng đến sự thoải mái và hiệu suất của nhân viên, cũng như hình ảnh công ty khi tiếp đón khách hàng và đối tác.

Ví dụ, văn phòng không có khu vực tiếp khách chỉn chu, thiếu lễ tân, thiếu hỗ trợ kỹ thuật, hoặc không có người quản lý tòa nhà xử lý sự cố kịp thời. Những thiếu hụt này khiến khách hàng cảm thấy trải nghiệm không chuyên nghiệp, đối tác cũng khó yên tâm. Trong khi đó, nhân sự phải tự gánh thêm việc vụn vặt như đón khách, hướng dẫn, xử lý trục trặc thiết bị. Thời gian bị bào mòn cho các đầu việc ngoài chuyên môn, tiến độ công việc chính dễ chậm lại và đội ngũ cũng mệt mỏi hơn nhiều.

Hệ quả diễn ra

Chất lượng tiện ích của tòa nhà ảnh hưởng thẳng tới việc vận hành mỗi ngày. Nếu điện, nước hay hệ thống điều hòa bị trục trặc do bảo trì kém, công việc có thể bị ngưng lại nhiều giờ. Do đó, cần yêu cầu xem xét các Tiêu chuẩn Dịch vụ (SLA) của ban quản lý về: cách xử lý sự cố, thời gian khắc phục dự kiến, lịch bảo dưỡng định kỳ và cam kết hỗ trợ khi có vấn đề.

Về mặt sử dụng không gian, nếu thiếu khu tiếp khách – doanh nghiệp sẽ phải dùng chính khu làm việc chung cho việc đón tiếp, trao đổi nhanh hoặc các hoạt động phụ trợ khác. Không gian làm việc thực tế bị thu hẹp, môi trường dễ ồn, nhân viên khó tập trung và năng suất của cả đội ngũ sẽ bị kéo xuống.

Cách phòng tránh: Đánh giá Chất lượng Quản lý Tòa nhà

Chiến lược này tập trung vào việc đánh giá chuyên môn của Ban Quản lý Tòa nhà và chất lượng cơ sở vật chất.

• Đầu tiên, xác định các tiện nghi cần có:

Dựa trên mô hình kinh doanh, hãy lập danh sách rõ ràng những hạng mục bạn cần: phòng họp, khu tiếp khách, pantry, bãi gửi xe, an ninh, vệ sinh, lễ tân… Sau đó đối chiếu với các tiện ích hiện có của tòa nhà để xem mức độ đáp ứng và những gì còn thiếu.

• Thứ hai, kiểm tra hệ thống kỹ thuật:

Xem hiệu suất của hệ thống điều hòa không khí, độ ổn định của đường truyền internet và chất lượng dịch vụ bảo trì. Đây là những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới khả năng vận hành liên tục (uptime) của doanh nghiệp.

• Thứ ba, đánh giá năng lực ban quản lý:

Quan sát thái độ và cách làm việc của lễ tân, bảo vệ, kỹ thuật viên khi bạn đặt câu hỏi hoặc yêu cầu hỗ trợ. Một đội ngũ quản lý phản hồi nhanh, rõ ràng, chuyên nghiệp sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh tốt hơn trong mắt khách hàng và đối tác.

Giải pháp hữu ích

Giải pháp hữu ích là ưu tiên những không gian có hệ tiện ích được thiết kế đồng bộ và được vận hành bởi một đội quản lý hiểu rõ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Khi bạn chọn đúng nơi, câu chuyện “thiếu cái này, trục trặc cái kia” sẽ giảm hẳn, nhân sự thoải mái làm việc và khách hàng/đối tác khi đến nơi cũng có ấn tượng tốt hơn.

Với The Sentry, trải nghiệm thuê văn phòng thường đi theo hướng đầy đủ và gọn gàng ngay từ những nhu cầu cơ bản nhất đến các tiện nghi nâng tầm trải nghiệm. Bạn có thể kỳ vọng một hệ tiện ích phục vụ cả hiệu suất lẫn cảm hứng làm việc, thay vì chỉ có mỗi chỗ ngồi và bốn bức tường.

Dưới đây là những lợi ích nổi bật khi thuê văn phòng tại The Sentry:

• Không gian họp và khu trao đổi linh hoạt – thuận tiện cho họp nội bộ, gặp khách hàng, làm việc nhóm.
• Khu pantry và lounge – giúp đội ngũ có chỗ nạp năng lượng, thư giãn ngắn, tăng kết nối giữa các thành viên.
• Hạ tầng internet và thiết bị vận hành ổn định – giúp công việc ít bị gián đoạn ở các thời điểm quan trọng.
• Đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp – hỗ trợ đón tiếp, nhận bưu phẩm, xử lý các nhu cầu hàng ngày nhanh gọn hơn.
• An ninh và kiểm soát ra vào – mang lại cảm giác yên tâm cho doanh nghiệp và khách hàng khi ghé thăm.

Một văn phòng có tiện ích tốt giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều thời gian, công sức và rủi ro vận hành về sau. Chọn The Sentry nghĩa là chọn một không gian đã được chuẩn hóa về hạ tầng, dịch vụ và trải nghiệm để đội ngũ tập trung vào tăng trưởng, không bị kéo vào những việc lặt vặt mỗi ngày.

The Sentry mang đến văn phòng tiện ích đồng bộ để đội ngũ tập trung tăng trưởng

Sai lầm 5: Không dự phòng các khoản chi phí ẩn

Rủi ro: Thiếu minh bạch tài chính và vượt ngân sách hoạt động

Nhiều doanh nghiệp chỉ nhìn vào giá thuê cơ bản rồi chốt nhanh, trong khi các khoản phí đi kèm mới là thứ quyết định tổng chi phí thực tế. Khi không tính kỹ từ đầu, ngân sách rất dễ bị đội lên – khiến việc kiểm soát chi tiêu cũng trở nên bị động.  

Rủi ro dòng tiền: Ví dụ, doanh nghiệp ký thuê văn phòng dịch vụ vì thấy giá niêm yết hấp dẫn. Sau khi vận hành mới phát hiện thêm các khoản như phí quản lý, phí bảo trì, phí tiện ích… không được làm rõ từ đầu. Tổng chi phí hàng tháng vì thế vượt xa dự toán ban đầu.

Các chi phí ẩn quan trọng trong Tổng chi phí sở hữu (TOC) cần kiểm tra kỹ

• Phí dịch vụ và quản lý: Thường tính cố định theo tháng. 
• Chi phí tiện ích biến đổi: Đặc biệt là điện và điện lạnh, dễ tăng mạnh theo mùa và tần suất sử dụng.
• Phí ngoài giờ: Doanh nghiệp làm việc muộn thường xuyên có thể phát sinh khoản này đáng kể theo thời gian.
• Phí gửi xe: Bao gồm xe máy, ô tô của nhân viên và khách hàng.
• Chi phí ban đầu: Thiết kế, thi công, lắp đặt nội thất, hạng mục kỹ thuật đi kèm.

Hệ quả diễn ra

Các khoản chi phí ẩn không được dự trù chuẩn sẽ trở thành “cú đánh mạnh” vào dòng tiền vận hành. Khi doanh nghiệp không tính TOC đầy đủ, ngân sách hoạt động dễ bị phân bổ lệch, kéo biên lợi nhuận hoạt động đi xuống ngay lập tức.

Với các doanh nghiệp tăng trưởng nhanh hoặc có mô hình vận hành đặc thù, chi phí ngoài giờ và chi phí điện lạnh (do chạy máy chủ hoặc làm việc ban đêm) có thể “phình” ra rất nhanh. Nếu không thương lượng rõ các điều khoản này từ đầu, chi phí thực tế sẽ cao hơn đáng kể so với dự kiến, khiến kế hoạch tài chính bị lệch nhịp và khó kiểm soát về sau.

Cách phòng tránh: Xây dựng ngân sách TOC

Để hạn chế rủi ro tài chính khi thuê văn phòng, doanh nghiệp nên chuyển sang cách tính TOC thay vì chỉ nhìn vào giá thuê niêm yết.

• Thứ nhất, hãy yêu cầu minh bạch toàn bộ chi phí:

Nên yêu cầu bên cho thuê cung cấp rõ ràng tất cả khoản phí liên quan (ngoài phí thuê) như: phí dịch vụ, phí quản lý tòa nhà, phí gửi xe, điện, nước, điều hòa, sử dụng ngoài giờ, chi phí vận hành và các khoản phụ thu khác. Càng rõ ràng ngay từ đầu, càng dễ kiểm soát dòng tiền sau này.

• Thứ hai, doanh nghiệp nên tính TOC càng chi tiết càng tốt:

Tổng hợp toàn bộ chi phí cố định và biến đổi vào cùng một bảng, quy đổi về chi phí theo tháng hoặc theo mét vuông sử dụng. Cách làm này giúp doanh nghiệp nhìn được bức tranh chi phí thực tế, tránh tình trạng vượt ngân sách khi văn phòng đi vào vận hành.

• Cuối cùng, làm rõ công thức tính các khoản phí biến đổi:

Với các chi phí thay đổi như điện lạnh, sử dụng ngoài giờ, phòng họp, phí gửi xe phát sinh – cần yêu cầu bên cho thuê nêu rõ công thức tính, đơn giá và cách xuất hóa đơn. Dựa vào đó, bộ phận tài chính có thể lập các kế hoạch dự phóng, theo dõi và kiểm soát chi phí vận hành một cách chủ động.

Thuê văn phòng là quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận hành, hình ảnh thương hiệu và trải nghiệm của cả đội ngũ. Khi doanh nghiệp đánh giá đúng quy mô từ 1-3 năm tới, kiểm tra kỹ điều khoản, yêu cầu minh bạch mọi khoản phí và ưu tiên tòa nhà có dịch vụ vận hành bài bản – bài toán văn phòng sẽ nhẹ đi rõ rệt. Nếu cần một lựa chọn “Uy tín, Vững vàng” – The Sentry là điểm đến lý tưởng nhờ vị trí thuận tiện, tiện ích đồng bộ và trải nghiệm được chuẩn hóa, giúp đội ngũ có thể an tâm làm việc và phát triển bền vững.

Liên hệ The Sentry ngay để đặt lịch tham quan văn phòng miễn phí tại TP.HCM!