Activity-Based Working là gì? Cách triển khai ABW hiệu quả

Activity-Based Working đang dần trở thành tiêu chuẩn thiết kế mới cho văn phòng hiện đại, đặc biệt khi nhiều doanh nghiệp muốn chuyển sang mô hình làm việc linh hoạt và hybrid. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp tối ưu diện tích sử dụng và kiểm soát chi phí tốt hơn.  Đồng thời tạo ra môi trường làm việc thoải mái, linh hoạt và phù hợp với “nhịp làm việc” thực tế của nhân viên.

Mô hình Activity-Based Working là gì?

Activity-Based Working (ABW) là một cách tổ chức công việc cho phép nhân viên chủ động lựa chọn cách làm việc phù hợp với từng hoạt động cụ thể. Mục tiêu là giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn, thoải mái hơn và có thêm động lực mỗi ngày.

Với mô hình này, nơi làm việc không còn bị giới hạn trong văn phòng cố định. Nhân viên có thể linh hoạt chọn làm việc tại văn phòng, ở nhà, coworking space, quán cà phê hoặc bất kỳ không gian nào hỗ trợ tốt nhất cho công việc lúc đó.

Ví dụ, khi cần tập trung cao độ, họ có thể chọn phòng làm việc yên tĩnh hoặc booth riêng. Khi cần trao đổi, thảo luận nhóm, không gian mở trong văn phòng lại là lựa chọn hợp lý. ABW trao quyền cho nhân viên tự quyết định, thay vì áp đặt một kiểu làm việc cho tất cả.

Vì sao ABW đang được quan tâm mạnh mẽ?

ABW thu hút sự chú ý toàn cầu trong vài năm gần đây chủ yếu do tác động của đại dịch COVID-19. Việc buộc phải chuyển sang làm việc từ xa đã thúc đẩy các doanh nghiệp nhìn lại cách tổ chức công việc, đồng thời làm rõ lợi thế linh hoạt của mô hình Activity-Based Working.

Song song đó, bài toán nâng cao năng suất và cải thiện môi trường làm việc đã tồn tại từ lâu ở nhiều tổ chức. ABW được xem là một hướng giải quyết hiệu quả, khi cho phép nhân sự chủ động lựa chọn không gian làm việc phù hợp với từng hoạt động, từ đó gia tăng sự hài lòng và hiệu suất làm việc.

Lợi ích khi áp dụng mô hình Activity-Based Workspace

Việc áp dụng mô hình ABW mang lại nhiều giá trị thực tế cho doanh nghiệp. Dưới đây là những lợi ích nổi bật:

Nâng cao mức độ gắn kết của nhân viên

ABW giúp nhân viên chủ động hơn trong cách làm việc, từ đó tăng sự hài lòng và gắn bó. Khi được tự do lựa chọn nơi làm việc phù hợp, nhân viên dễ cân bằng giữa công việc, gia đình và cuộc sống cá nhân. Môi trường làm việc trao quyền chủ động tạo cảm giác tin tưởng, giúp nhân viên làm việc tích cực hơn.

ABW tạo điều kiện để nhân viên chủ động chọn cách và nơi làm việc phù hợp

Tăng năng suất và khả năng sáng tạo

ABW cho phép thiết kế nhiều không gian phù hợp với từng hoạt động khác nhau, từ tập trung cá nhân đến làm việc nhóm. Các vị trí cần trao đổi nhiều như lập kế hoạch hay thiết kế sẽ hưởng lợi từ không gian mở, dễ tương tác. Với các công việc kỹ thuật như IT hay kỹ sư, được làm việc trong môi trường phù hợp giúp nâng cao hiệu suất rõ rệt.

Hỗ trợ sức khỏe tinh thần

Áp lực từ việc di chuyển dài hoặc bất tiện tại các thành phố lớn có thể được giảm bớt khi nhân viên chọn làm việc tại nhà hoặc không gian gần nơi ở. Những người cần giao tiếp trực tiếp để kích thích ý tưởng vẫn có thể làm việc tại văn phòng theo mô hình linh hoạt.

Tối ưu chi phí vận hành

Thay vì bố trí chỗ ngồi cố định cho toàn bộ nhân sự, ABW tập trung vào đa dạng không gian làm việc. Khi tỷ lệ làm việc từ xa tăng, doanh nghiệp có thể thu gọn diện tích văn phòng và giảm chi phí thuê.

ABW hướng đến việc tạo môi trường khiến nhân viên muốn làm việc và làm việc hiệu quả hơn. Việc tiết kiệm chi phí là kết quả đi kèm, không phải mục tiêu cốt lõi.

Hỗ trợ thu hút nhân tài

Môi trường làm việc linh hoạt là yếu tố được ứng viên quan tâm ngày càng nhiều. ABW giúp doanh nghiệp nâng cao hình ảnh thương hiệu tuyển dụng, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh nhân sự toàn cầu. Điều này tạo lợi thế trong việc thu hút và giữ chân những nhân sự có năng lực.

Triển khai thiết kế mô hình Activity‑Based Working như thế nào?

Để triển khai mô hình ABW hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1: Xác định mục tiêu và đánh giá hiện trạng

Trước tiên, doanh nghiệp cần làm rõ lý do triển khai ABW và kết quả mong muốn từ mô hình này.

Song song đó là việc phân tích cách làm việc hiện tại thông qua khảo sát, phỏng vấn để hiểu đặc điểm môi trường văn phòng đang có, những điểm khiến nhân viên chưa hài lòng và nhu cầu thực tế về không gian làm việc.

Đặc điểm nhân sự và tính chất công việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến định hướng ABW. Ví dụ: Nhu cầu làm việc từ xa của nhân viên có con nhỏ hay mức độ cần thiết của sự phối hợp trong các công việc sáng tạo.

Xác định rõ mục tiêu và đánh giá hiện trạng làm việc thực tế để thiết kế không gian phù hợp với con người và tính chất công việc

Bước 2: Thiết kế và bố trí không gian văn phòng

Không gian làm việc là yếu tố cốt lõi của ABW. Văn phòng cần có nhiều loại khu vực khác nhau như: buồng tập trung cá nhân, phòng họp trực tuyến, khu ghế sofa, không gian kiểu café để đáp ứng đa dạng hoạt động làm việc…

Với doanh nghiệp chưa từng triển khai ABW, nên tham khảo chuyên gia hoặc học hỏi từ các đơn vị đã áp dụng thành công sẽ giúp xác định đúng nhu cầu và tránh đầu tư dàn trải.

Bước 3: Điều chỉnh hệ thống nhân sự và quản lý

ABW thường kéo theo sự thay đổi trong cách quản lý thời gian và đánh giá hiệu quả công việc. Các hình thức chấm công truyền thống có thể chuyển sang hệ thống chấm công điện tử.

Đối với quản lý, việc khó nắm bắt vị trí và trạng thái làm việc của nhân viên cũng ảnh hưởng đến việc đánh giá cá nhân. Do đó, cần áp dụng các công cụ hỗ trợ quản trị phù hợp với mô hình ABW.

Bước 4: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp phù hợp

Văn hóa tổ chức có thể là rào cản lớn khi triển khai ABW. Nếu nhân viên vẫn quen với việc phải có mặt cố định tại văn phòng hoặc đánh giá hiệu suất dựa trên thời gian hiện diện, mô hình ABW sẽ khó phát huy hiệu quả.

Doanh nghiệp cần từng bước chuyển sang tư duy đánh giá dựa trên kết quả và chất lượng công việc, thay vì tập trung vào sự hiện diện hay số giờ làm việc.

Bước 5: Hoàn thiện hạ tầng CNTT và mạng

ABW yêu cầu hệ thống công nghệ đủ mạnh và linh hoạt. Văn phòng cần Wifi phủ rộng, thiết bị họp trực tuyến, công cụ giao tiếp nội bộ và nền tảng làm việc nhóm trên cloud.

Vấn đề bảo mật cần được ưu tiên, có thể áp dụng các giải pháp như máy tính ảo để giảm rủi ro. Ngoài ra, các công cụ chat và họp trực tuyến giúp kết nối trụ sở chính với các văn phòng khác hiệu quả hơn.

Một số giải pháp nâng cao nên cân nhắc:

• Công cụ quản lý vị trí làm việc: Theo dõi cách sử dụng không gian, hỗ trợ tối ưu văn phòng và quản lý sức khỏe nhân viên.
• Họp trực tuyến và quản lý dự án trên nền tảng cloud: Tăng cường phối hợp giữa các văn phòng và với trụ sở chính, chia sẻ thông tin theo thời gian thực, theo dõi tỷ lệ làm việc từ xa, giờ làm thêm và thời gian cộng tác.

ABW vận hành hiệu quả khi hạ tầng CNTT đủ mạnh và bảo mật tốt

Những câu hỏi thường gặp về Activity-Based Working  

Doanh nghiệp nhỏ có phù hợp với ABW không?

Có. ABW giúp doanh nghiệp nhỏ tận dụng không gian hiệu quả hơn, hạn chế bàn trống và tạo môi trường làm việc linh hoạt. Nên bắt đầu gọn nhẹ với vài khu chức năng cơ bản như khu tập trung, khu họp nhanh và phone booth.

ABW có giúp giảm chi phí thuê và vận hành văn phòng không?

Có. Khi áp dụng đúng cách, ABW có thể giảm 10 – 30% diện tích thuê nhờ tăng tỷ lệ sử dụng không gian. Chi phí vận hành cũng giảm theo do ít bàn cố định hơn, cắt bớt thiết bị dư thừa và sử dụng điện năng hợp lý hơn.

Làm thế nào để nhân viên quen với việc không còn chỗ ngồi cố định?

Yếu tố quyết định nằm ở cách triển khai. Doanh nghiệp cần giải thích rõ lý do thay đổi, cho nhân viên trải nghiệm thực tế, thiết lập quy tắc sử dụng không gian chung và hỗ trợ công nghệ đặt chỗ. Khi nhân viên thấy công việc trôi chảy hơn và ít bị gián đoạn, việc thay đổi sẽ diễn ra tự nhiên.

Activity-Based Working không phải là xu hướng nhất thời, mà là cách doanh nghiệp điều chỉnh không gian và cách làm việc để bám sát thực tế vận hành hiện nay. Khi được triển khai đúng hướng, ABW giúp tối ưu chi phí, cải thiện trải nghiệm nhân viên và tạo nền tảng linh hoạt cho tăng trưởng dài hạn. Điều quan trọng không nằm ở việc thay đổi không gian nhanh đến đâu – mà ở cách doanh nghiệp đồng bộ con người, văn hóa và công nghệ để mô hình này thực sự phát huy hiệu quả.