Các kiểu setup phòng họp phổ biến giúp tăng hiệu quả làm việc nhóm

Hiệu quả của một buổi họp hay hội thảo không chỉ đến từ nội dung, mà còn từ việc setup phòng họp. Cách bày trí bàn ghế và lối đi chính là “chìa khóa” tạo nên sự tập trung, khuyến khích tương tác và đảm bảo thông điệp được truyền tải trọn vẹn.

Từ những buổi brainstorming cần sự kết nối cởi mở, đến các cuộc họp chiến lược đòi hỏi tính tập trung cao – mỗi kiểu setup phòng họp đều mang lại bầu không khí và mức độ tương tác khác nhau.

Nếu bố trí không phù hợp dễ khiến không khí gò bó, hạn chế trao đổi và làm giảm giá trị sự kiện. Ngược lại, sắp xếp hợp lý giúp dòng chảy thông tin liền mạch, người tham dự gắn kết hơn và kết quả đạt được đúng như kỳ vọng.

Vì thế, setup phòng họp là yếu tố mang tính chiến lược, góp phần định hình phong cách giao tiếp và dẫn dắt sự kiện đến thành công. Bài viết này sẽ tổng hợp các kiểu setup phòng họp phổ biến, phù hợp cho từng mục đích họp khác nhau – giúp doanh nghiệp bạn dễ dàng định hướng và bố trí phù hợp.

Các kiểu setup phòng họp tiêu chuẩn cho doanh nghiệp hiện đại

Mỗi cách sắp xếp phòng họp đều mang một “ngôn ngữ” riêng, phục vụ những mục tiêu giao tiếp khác nhau. Hiểu rõ đặc điểm của từng kiểu setup sẽ giúp bạn chọn lựa bố trí phù hợp cho sự kiện – cuộc họp của mình.

Kiểu nhà hát (Theatre style)

Đây là kiểu phổ biến nhất, đặc biệt với sự kiện quy mô lớn. Ghế được sắp xếp thành hàng, hướng về sân khấu, bục phát biểu hoặc màn chiếu – không có bàn đi kèm. Để tăng tầm nhìn, ghế thường được xếp so le hoặc theo hình vòng cung.

Phù hợp với: Hội thảo chuyên đề, ra mắt sản phẩm, buổi giảng dạy, họp toàn công ty.

Ưu điểm:

• Tối đa hóa sức chứa, phù hợp khi cần đón lượng lớn khách tham dự.
• Diễn giả dễ dàng bao quát toàn bộ khán giả.

Hạn chế:

• Hạn chế tương tác giữa người tham dự.
• Giao tiếp diễn ra một chiều, khó tạo sự trao đổi nhóm.  

Kiểu lớp học (Classroom style)

Bố trí tương tự một lớp học truyền thống, với bàn ghế ngay ngắn, song song và cùng hướng về phía diễn giả. Khoảng cách tối thiểu giữa các hàng bàn nên từ 0,9 – 1m để thuận tiện di chuyển.

Phù hợp với: Đào tạo, hội thảo dài, các phiên họp cần ghi chép hoặc sử dụng laptop.

Ưu điểm:

• Người tham dự có không gian cá nhân để ghi chú và làm việc.
• Giữ được khả năng bao quát khán phòng.

Hạn chế:

• Người tham dự chủ yếu nhìn lưng nhau, ít cơ hội thảo luận.
• Chỉ phù hợp khi mục tiêu là tiếp thu thông tin cá nhân thay vì tương tác nhóm.  

Kiểu chữ U (U-shape style)

Bàn và ghế được sắp thành hình chữ U, để trống khoảng giữa, mở mặt về phía màn hình hoặc người thuyết trình. Cấu trúc này được thiết kế nhằm tăng sự kết nối và đối thoại trong nhóm.

Phù hợp với: Họp thảo luận, đào tạo nhóm nhỏ (20 – 30 người), các phiên làm việc có người điều hành chính.

Ưu điểm:

• Tăng sự tương tác giữa diễn giả và người tham dự.
• Mọi thành viên đều có thể nhìn thấy nhau, thuận lợi đối thoại mở.

Hạn chế:

• Tốn diện tích, không phù hợp cho nhóm đông.
• Sức chứa thấp hơn so với các kiểu truyền thống.

Bố trí dạng lớp học, gọn gàng và phù hợp cho đào tạo hay hội thảo cần ghi chép

Kiểu hội nghị (Conference / Boardroom style)

Đặc trưng với một chiếc bàn lớn hình chữ nhật hoặc oval, ghế bao quanh, tạo ra không gian trang trọng và cân bằng. Đây là lựa chọn tiêu chuẩn cho các cuộc họp quan trọng.

Phù hợp với: Họp ban lãnh đạo, hội đồng quản trị, đàm phán chiến lược, các phiên ra quyết định quan trọng.

Ưu điểm:

• Thúc đẩy thảo luận trực diện và quyết định tập thể.
• Không gian trang nghiêm, chuyên nghiệp.

Hạn chế:

• Không thích hợp với nhóm quá đông.
• Khó kết hợp trình chiếu, vì một số người phải xoay lưng về phía màn hình.

Kiểu rỗng (Hollow style)

Một biến thể mở rộng của kiểu hội nghị. Bàn xếp thành khối hình vuông, chữ nhật hoặc bát giác, để trống giữa và ghế quay vào trong.

Phù hợp với: Họp nhóm từ 12 – 30 người, cần sự trao đổi nhanh và thân mật.

Ưu điểm:

• Tạo không gian cởi mở, ai cũng có cơ hội phát biểu.
• Khoảng trống giữa phòng giúp không khí thoáng, có thể trang trí để tăng thẩm mỹ.

Hạn chế:

• Chiếm diện tích, không hiệu quả cho buổi thuyết trình cần tập trung.
• Sức chứa kém linh hoạt.  

Kiểu bàn tròn (Banquet / Round table style)

Nhiều bàn tròn nhỏ được bố trí trong phòng, mỗi bàn thường 6 – 10 người. Đây là kiểu setup thúc đẩy sự gắn kết, tạo không khí thân mật và thoải mái.

Phù hợp với: Tiệc gala, lễ trao giải, workshop nhóm nhỏ, sự kiện có ăn uống.

Ưu điểm:

• Thân mật, gắn kết, tạo không khí gần gũi.
• Không có vị trí “chủ tọa”, khuyến khích sự bình đẳng.

Hạn chế:

• Tốn diện tích.
• Khó tập trung khán giả vào một tiêu điểm chung.
• Có thể chọn nửa bàn tròn (half-round) để khắc phục nhược điểm này.  

Kiểu cocktail (Reception style)

Một setup mang tính linh hoạt, hiện đại và giao lưu cao. Không có ghế ngồi cố định, chỉ dùng bàn cao nhỏ để đặt ly nước. Người tham dự có thể di chuyển tự do.

Phù hợp với: Tiệc đứng, networking, tiệc chào mừng trước sự kiện chính.

Ưu điểm:

• Tối đa hóa sự tương tác và kết nối.
• Không gian linh hoạt, năng động, hiện đại.

Hạn chế:

• Không phù hợp với sự kiện kéo dài hoặc cần tập trung nghe thuyết trình.
• Người tham dự có thể mỏi khi phải đứng lâu.

Ghi nhớ: Không có một kiểu setup nào là “chuẩn” cho mọi tình huống. Sự lựa chọn phụ thuộc vào mục tiêu sự kiện, quy mô người tham dự và mức độ tương tác mong muốn.

Một buổi đào tạo sẽ cần kiểu lớp học, trong khi một tiệc gala chắc chắn hợp với bàn tròn. Người tổ chức sự kiện nên xem setup phòng họp như một “công cụ chiến lược” để truyền tải đúng thông điệp và tạo trải nghiệm trọn vẹn nhất cho người tham dự.

The Sentry – Giải pháp toàn diện cho hội họp và sự kiện tầm cỡ tại TP.HCM

Hiểu rõ các kiểu setup phòng họp chỉ là bước khởi đầu. Điều quan trọng là tìm được một không gian đủ linh hoạt, được trang bị đầy đủ trang thiết bị và có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp để biến lý thuyết thành hiện thực.

Trong khi nhiều văn phòng truyền thống thường bị giới hạn bởi layout cố định, thiếu thiết bị nghe nhìn hiện đại và mất thời gian sắp xếp, The Sentry mang đến một trải nghiệm hoàn toàn khác biệt.

Đáp ứng linh hoạt cho mọi nhu cầu

Tại TP.HCM, The Sentry được nhiều doanh nghiệp và tổ chức tin chọn như một đối tác chiến lược để tổ chức họp và sự kiện. The Sentry cung cấp giải pháp toàn diện với hệ thống phòng họp và không gian sự kiện linh hoạt, dễ dàng tùy biến cho mọi nhu cầu: từ buổi họp hội đồng quản trị trang trọng theo kiểu Conference, hội thảo lớn theo kiểu Theatre – đến những workshop sáng tạo với bố cục Bàn tròn.

Trang thiết bị và dịch vụ hỗ trợ chuyên nghiệp

Mỗi không gian họp và sự kiện tại The Sentry đều được đầu tư hệ thống âm thanh chuẩn, màn hình trình chiếu sắc nét, máy chiếu chất lượng cao và đường truyền internet ổn định.

Bên cạnh đó, đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp tại The Sentry luôn đồng hành từ khâu tư vấn ý tưởng, chuẩn bị setup đến điều phối trong suốt sự kiện. Nhờ vậy, khách hàng có thể hoàn toàn tập trung vào nội dung và mục tiêu, thay vì lo lắng về các chi tiết kỹ thuật.

The Sentry mang đến không gian họp – sự kiện chuyên nghiệp với trang thiết bị hiện đại và đội ngũ hỗ trợ tận tâm

Kết nối cộng đồng sáng tạo

Tại The Sentry, mỗi sự kiện không chỉ dừng lại ở trải nghiệm không gian. Đây còn là dịp để bạn mở rộng mối quan hệ trong cộng đồng doanh nhân, công nghệ và sáng tạo. Mỗi cuộc gặp gỡ đều có thể trở thành bước khởi đầu cho ý tưởng mới, dự án hợp tác hay cơ hội kinh doanh trong tương lai.

Mỗi sự kiện tại The Sentry là cơ hội kết nối và khởi nguồn ý tưởng mới cho doanh nghiệp bạn

Không gian quyết định thành công

Mỗi cách bố trí phòng họp hay sự kiện đều mang lại trải nghiệm riêng, phục vụ những mục tiêu giao tiếp và tương tác khác nhau. Điều quan trọng không chỉ nằm ở hình thức setup, mà ở việc lựa chọn một không gian đủ linh hoạt, phù hợp với quy mô và tính chất chương trình.

Nếu bạn muốn sự kiện tiếp theo của mình diễn ra trong một không gian tối ưu, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng sâu sắc – hãy kết nối cùng The Sentry để được tư vấn và lựa chọn giải pháp phòng họp, không gian sự kiện được thiết kế dành riêng cho bạn.