Kinh nghiệm chọn thuê văn phòng cho công ty công nghệ mới thành lập

Trong ngành công nghệ, nơi tốc độ và sáng tạo quyết định vị thế – việc chọn thuê văn phòng phù hợp phản ánh tầm nhìn của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hút nhân tài, duy trì văn hóa sáng tạo và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác, khách hàng.

Bài viết này chia sẻ những kinh nghiệm thực tế giúp doanh nghiệp công nghệ mới có thể chọn được văn phòng phù hợp – vừa tiết kiệm chi phí, vừa đáp ứng nhu cầu tăng trưởng trong giai đoạn đầu.

Bước 1: Xác định nhu cầu cốt lõi và tầm nhìn tương lai

Xác định chính xác nhu cầu không gian làm việc là bước đặt nền tảng cho toàn bộ chiến lược vận hành, giúp doanh nghiệp tránh được hai sai lầm phổ biến: thuê quá rộng gây lãng phí hoặc quá chật làm cản trở sự mở rộng.

Phân tích quy mô nhân sự và dự báo tăng trưởng

Để xác định diện tích cần thuê, doanh nghiệp phải nắm rõ quy mô nhân sự hiện tại và kế hoạch phát triển trong tương lai gần, thường nằm trong khoảng từ 3 – 5 năm.

Một công thức được nhiều chuyên gia áp dụng: Tổng diện tích thuê = (Số lượng nhân sự × 5.5 m²) + diện tích phụ trợ (25–30% tổng diện tích).

Diện tích phụ trợ bao gồm lối đi, khu pantry, phòng họp, không gian nghỉ hoặc khu vực lưu trữ. Tỷ lệ này có thể thay đổi tùy theo mô hình tổ chức và tính chất hoạt động.

Đánh giá mô hình làm việc

Mỗi mô hình làm việc sẽ phù hợp với cách bố trí không gian khác nhau. Với mô hình truyền thống, nơi toàn bộ nhân sự đều làm việc trực tiếp tại văn phòng, việc tính toán diện tích thường khá đơn giản – chủ yếu dựa trên số lượng nhân viên.

Nhưng khi mô hình hybrid xuất hiện, mọi thứ thay đổi hoàn toàn. Sự kết hợp giữa làm việc tại chỗ và làm việc từ xa khiến doanh nghiệp có thể giảm 20 – 30% số bàn cố định, đồng thời tăng diện tích cho các không gian linh hoạt như: khu họp nhóm, phòng brainstorming sáng tạo hoặc buồng làm việc riêng để tăng sự tập trung.

Khi nhân viên đến văn phòng, mục tiêu không chỉ là “làm việc” – mà là tương tác, kết nối và sáng tạo giá trị mới. Vì thế, thiết kế không gian hiện đại phải phản ánh được tinh thần đó – một nơi vừa nuôi dưỡng ý tưởng, vừa khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo không ngừng.

Lựa chọn mô hình làm việc phản ánh đúng nhịp độ và tinh thần vận hành của doanh nghiệp

Xác định các không gian chức năng cần thiết

Ngoài không gian làm việc chính, một văn phòng công nghệ hiện đại cần có các khu vực chức năng chuyên biệt để phục vụ cho các hoạt động đa dạng của doanh nghiệp.

Các không gian này bao gồm:

• Phòng họp lớn cho các cuộc họp toàn công ty.
• Phòng họp nhỏ cho các nhóm dự án.
• Không gian tiếp khách chuyên nghiệp.
• Khu vực nghỉ ngơi và ăn uống (pantry).
• Không gian lưu trữ tài liệu, thiết bị.

Việc phân tích kỹ lưỡng các hoạt động kinh doanh cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp xác định chính xác các loại không gian chức năng cần có, đảm bảo môi trường làm việc vừa tiện nghi vừa hiệu quả.

Bước 2: Lập ngân sách chi tiết và toàn diện

Việc xác định ngân sách giúp doanh nghiệp khoanh vùng các lựa chọn phù hợp và tránh lãng phí thời gian với những văn phòng vượt quá khả năng tài chính. Một ngân sách toàn diện phải bao gồm tất cả các chi phí – bao gồm cả chi phí ẩn, để có cái nhìn tổng quát và chính xác hơn.

Các khoản chi bắt buộc cần tính đủ

Chi phí thuê văn phòng không chỉ gói gọn trong “giá thuê/m²”. Để tránh phát sinh ngoài kế hoạch, doanh nghiệp cần liệt kê đầy đủ các khoản sau:

• Giá thuê: Khoản chi chính, thường tính theo diện tích thuê mỗi tháng.
• Phí quản lý (dịch vụ): Bao gồm chi phí cho vệ sinh, an ninh, lễ tân, bảo trì hệ thống kỹ thuật.
• Thuế VAT: Thông thường là 10% trên tổng giá thuê và phí quản lý.
• Tiền điện: Tính theo mức tiêu thụ thực tế và giá niêm yết của nhà nước.
• Phí gửi xe: Cho nhân viên và khách hàng.
• Phí làm ngoài giờ: Áp dụng với doanh nghiệp có lịch làm linh hoạt, đặc biệt là công ty công nghệ hoặc startup thường làm việc cuối tuần.

Với mô hình thuê truyền thống, các khoản chi này thường rời rạc – khiến việc dự toán và kiểm soát trở nên khó khăn. Trong khi đó, văn phòng trọn gói lại gom toàn bộ chi phí vào một mức giá cố định hàng tháng, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong quản lý tài chính và giảm rủi ro phát sinh.

Phương pháp lập ngân sách hiệu quả

Để đảm bảo an toàn tài chính, doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc phổ biến: Tổng chi phí thuê văn phòng nên chiếm từ 5% – 10% tổng chi phí vận hành hàng tháng.

Tỷ lệ này giúp ban lãnh đạo có cơ sở đánh giá hợp lý giữa quy mô, vị trí và tiện ích văn phòng. Đồng thời đảm bảo ngân sách không vượt ngưỡng gây áp lực lên dòng tiền.

Bước 3: Chọn vị trí chiến lược và nguồn nhân lực

Việc chọn địa điểm đặt văn phòng không chỉ đơn giản là tìm một chỗ thuận tiện để đi lại. Đây là một quyết định chiến lược có thể định hình cả hệ sinh thái hoạt động – ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng thu hút nhân tài và tạo động lực đổi mới.

Tiêu chí đánh giá vị trí

Một vị trí văn phòng lý tưởng cần đáp ứng các tiêu chí sau:

• Thuận tiện cho nhân viên: Văn phòng nên nằm gần các tuyến đường chính hoặc trạm giao thông công cộng như xe buýt, metro để nhân viên đi làm thuận tiện, giảm thời gian kẹt xe.
• Thuận tiện cho đối tác và khách hàng: Địa điểm dễ tìm, có bãi đỗ xe và khu vực tiếp đón rõ ràng giúp tăng tính chuyên nghiệp trong mỗi buổi làm việc, gặp gỡ.
• Tiện ích xung quanh: Khu vực có nhà hàng, quán cà phê, ngân hàng, cửa hàng tiện lợi hay phòng gym sẽ góp phần nâng cao trải nghiệm làm việc và giữ chân nhân viên lâu dài.

Vị trí văn phòng nên tọa lạc tại khu vực thuận tiện di chuyển, dễ tiếp cận cho đối tác và có đầy đủ tiện ích xung quanh

So sánh khu trung tâm và vùng ven

Tại TP.HCM, mỗi khu vực đều có ưu và nhược điểm riêng:

Khu trung tâm (Quận 1, Quận 3):

• Ưu điểm: Giao thông kết nối mạnh, hình ảnh thương hiệu cao cấp, gần đối tác và nhiều tiện ích.
• Hạn chế: Giá thuê cao, mật độ xe cộ lớn, không gian hạn chế và cạnh tranh gay gắt.

Vùng ven và khu lân cận (Quận 7, Tân Bình, TP. Thủ Đức):

• Ưu điểm: Giá thuê thấp hơn, diện tích rộng, môi trường làm việc thoáng đãng.
• Hạn chế: Xa trung tâm, ít nổi bật về thương hiệu, khó di chuyển với đối tác trong nội đô.

Nhìn chung, doanh nghiệp nên xem vị trí như một chiến lược thu hút nhân tài. Đặt văn phòng trong các khu công nghệ hoặc công viên phần mềm – nơi tập trung nhiều chuyên gia và doanh nghiệp cùng ngành  giúp tạo ra “lực hút” nhân sự tự nhiên và giảm thời gian tuyển dụng, tạo điều kiện cho sự đổi mới sáng tạo.  

Đánh giá không gian và hạ tầng kỹ thuật

Với công ty công nghệ, hạ tầng kỹ thuật là yếu tố sống còn. Cần xem xét kỹ các tiêu chí sau trước khi ký hợp đồng thuê:

Phân biệt diện tích Net và Gross

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ ràng giữa hai khái niệm diện tích:

• Net: Phần diện tích sử dụng thực tế của doanh nghiệp.
• Gross: Bao gồm cả khu vực chung (hành lang, sảnh, thang máy…). Giá thuê thường tính theo diện tích Gross, nên cần yêu cầu bản vẽ layout và xác định tỷ lệ Net/Gross để tính đúng chi phí sử dụng thực tế.

Hệ thống kỹ thuật cần có

• Internet: Đường truyền tốc độ cao, ổn định, có dự phòng.

• Điện: Công suất lớn, có máy phát dự phòng đủ 100% tải.
• Điều hòa: Hoạt động tốt, duy trì nhiệt độ ổn định cho nhân viên và thiết bị.
• An ninh và PCCC: Hệ thống camera 24/7, chứng nhận PCCC đạt chuẩn.

Trước những yêu cầu phức tạp và đặc thù của ngành công nghệ, các mô hình không gian làm việc linh hoạt, cao cấp đang nổi lên như một giải pháp tối ưu. Thay vì chỉ cung cấp một không gian vật lý, các mô hình này mang đến một nền tảng dịch vụ toàn diện, cho phép doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Hạ tầng vững, không gian chuẩn – nền tảng để doanh nghiệp công nghệ vận hành ổn định và mở rộng dài lâu

The Sentry Q – Không gian làm việc của thế hệ công nghệ mới

The Sentry Q là đại diện tiêu biểu cho mô hình không gian làm việc thế hệ mới, được phát triển dành riêng cho cộng đồng công nghệ. Nằm trong tòa nhà Orbital 2.0, Công viên phần mềm Quang Trung (QTSC) – đây là vị trí chiến lược giúp doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận nguồn nhân lực công nghệ chất lượng cao và các đối tác tiềm năng trong ngành.

Ưu thế nổi bật của The Sentry Q

Hạ tầng và thiết kế truyền cảm hứng sáng tạo

Không gian của The Sentry Q được thiết kế mở, kết hợp tầng lửng, khu lounge cà phê và quầy bar – tạo nên môi trường giao lưu tự nhiên giữa các thành viên.

Đây là môi trường lý tưởng để các thành viên trao đổi ý tưởng, hợp tác dự án và mở rộng mối quan hệ kinh doanh ngay trong khuôn viên tòa nhà.

Tiện ích đa dạng, phục vụ mọi nhu cầu

Tòa nhà tích hợp đầy đủ các tiện ích: phòng họp riêng, buồng làm việc cá nhân, không gian tổ chức sự kiện, khu giải trí, phòng gym, phòng tắm…

Mọi yếu tố được tính toán để doanh nghiệp có thể vận hành trơn tru, tạo trải nghiệm tốt nhất cho nhân viên mà không cần đầu tư ban đầu quá lớn.

Mô hình linh hoạt – Tối ưu chi phí và quản lý

Tùy theo quy mô hoạt động, doanh nghiệp có thể lựa chọn từ văn phòng riêng (cho các đội nhóm từ 8 – hơn 200 thành viên) đến bàn làm việc linh hoạt trong khu vực chung.

Mô hình này giúp kiểm soát tổng chi phí sở hữu (TCO) dễ dàng, loại bỏ chi phí ẩn và đơn giản hóa quy trình vận hành – một lợi thế lớn đối với các công ty đang tăng trưởng nhanh.

Cộng đồng chuyên gia năng động

Gia nhập The Sentry Q đồng nghĩa doanh nghiệp bạn sẽ trở thành một phần của cộng đồng chuyên gia sáng tạo và công nghệ hàng đầu tại QTSC.

Đây là nơi doanh nghiệp có thể học hỏi, trao đổi kinh nghiệm và tìm kiếm cơ hội hợp tác thực tế – một môi trường lý tưởng để nuôi dưỡng ý tưởng mới và mở rộng hệ sinh thái kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể kết nối, học hỏi và hợp tác cùng cộng đồng chuyên gia công nghệ hàng đầu tại The Sentry

Những lưu ý quan trọng trước khi ký hợp đồng

Khi đã chọn được không gian phù hợp, bước quan trọng cuối cùng là kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng để đảm bảo quyền lợi của doanh nghiệp.

Yêu cầu hợp đồng mẫu và thời gian xem xét

Doanh nghiệp nên yêu cầu bên cho thuê gửi hợp đồng mẫu ít nhất 3 – 5 ngày trước khi ký. Khoảng thời gian này giúp bộ phận pháp chế nội bộ hoặc đơn vị tư vấn luật có đủ thời gian đánh giá toàn diện từng điều khoản và phát hiện sớm các rủi ro pháp lý tiềm ẩn.

Những điều khoản cần đặc biệt chú ý

Một hợp đồng thuê văn phòng cần được rà soát kỹ ở các nội dung sau:

• Thông tin mặt bằng: Tên tòa nhà, địa chỉ, số tầng, diện tích thuê (ghi rõ diện tích Net hay Gross) phải được thể hiện chính xác.
• Thời hạn thuê và gia hạn: Ghi rõ thời gian thuê, điều kiện gia hạn và chi phí kèm theo.
• Chi phí và phụ phí: Toàn bộ khoản phí – gồm giá thuê, phí quản lý, điện nước, bãi xe, các chi phí phát sinh… cần được liệt kê minh bạch.
• Quy định về thi công, sửa chữa: Làm rõ quyền, nghĩa vụ và giới hạn khi thi công hoặc cải tạo nội thất.
• Điều khoản chấm dứt sớm: Nêu rõ các trường hợp được phép chấm dứt hợp đồng, mức bồi thường và quy trình thanh lý.

Không gian phù hợp – Bước khởi đầu cho hành trình lớn!

Thuê văn phòng không chỉ là chọn một nơi để đặt bàn làm việc – mà là bước đi chiến lược định hình văn hóa, đội ngũ và hướng phát triển dài hạn. Khi doanh nghiệp xác định rõ nhu cầu, tính toán ngân sách, lựa chọn vị trí hợp lý và xem xét kỹ hợp đồng – mọi quyết định sẽ trở nên chắc chắn và hợp lý hơn.

Hãy để The Sentry đồng hành trong hành trình đó – nơi mỗi không gian làm việc được thiết kế để nuôi dưỡng năng lượng sáng tạo, kết nối đội ngũ và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.

Liên hệ ngay để đặt lịch tham quan The Sentry Q và khám phá không gian dành riêng cho doanh nghiệp của bạn!