Bí quyết giúp nhân viên tăng năng suất làm việc mỗi ngày

Đừng mong chờ năng suất sẽ tự nhiên tăng chỉ vì bạn yêu cầu điều đó trong một buổi họp. Thực tế, hiệu suất làm việc không đến từ những biện pháp đối phó tạm thời hay những lời động viên chung chung, mà là kết quả của một hệ thống được xây dựng bài bản – nơi quản lý hiệu quả, văn hóa tích cực, ứng dụng công nghệ kết hợp với sự vận hành của con người một cách nhịp nhàng.

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đang chịu sức ép từ năng suất lao động thấp và các nguồn lực tăng trưởng cũ dần cạn kiệt, thì việc nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên không còn là một lựa chọn – mà là một đòi hỏi sống còn.

Làm thế nào để tăng năng suất làm việc cho nhân viên? Hãy đọc bài viết này để được chỉ dẫn chi tiết!

Quyền và trách nhiệm: Cốt lõi của một hệ thống quản lý hiệu quả

Vai trò của nhà quản lý là yếu tố nền tảng, kiến tạo nên một cấu trúc làm việc rõ ràng và hiệu quả. Nếu không có nền tảng này, mọi nỗ lực khác đều trở nên vô ích. Hiệu quả quản lý không chỉ nằm ở việc giám sát, mà còn ở khả năng khơi dậy tiềm năng và tinh thần trách nhiệm của đội ngũ.

Giao việc đúng người, trao quyền đúng cách

Phân công theo năng lực không chỉ giúp công việc trôi chảy mà còn là cách công nhận giá trị đúng của từng cá nhân. Ngược lại, giao việc sai người có thể khiến nhân viên căng thẳng, mất động lực và giảm hiệu suất. Nhưng việc giao đúng người mới là bước đầu – điều quan trọng hơn là phải trao quyền thực sự.

Một môi trường bị quản lý vi mô khiến nhân viên rơi vào trạng thái bị kiểm soát, thiếu tự chủ và ngại sáng tạo. Ngược lại, khi được tin tưởng và được quyền quyết định trong phạm vi công việc, họ phát triển cảm giác “chủ sở hữu” – một trạng thái tâm lý tích cực, thúc đẩy sự gắn bó, chủ động và tinh thần trách nhiệm cao hơn.

Thiết lập mục tiêu rõ ràng, tạo ra sự chắc chắn

Hệ thống mục tiêu minh bạch và deadline cụ thể là trụ cột để đội ngũ vận hành nhịp nhàng. Khi nhân viên biết rõ họ cần làm gì và vì sao – năng lượng không bị tiêu hao vào việc đoán ý sếp hay lo lắng vì thiếu định hướng.

Một số nghiên cứu cho thấy: Bộ não con người cần “sự chắc chắn” để hoạt động hiệu quả. Làm việc trong một môi trường mơ hồ sẽ làm tăng căng thẳng, giảm khả năng tư duy và xử lý công việc. Một nhà quản lý giỏi sẽ giúp nhân viên có lộ trình rõ ràng, từ đó tập trung tối đa vào công việc được giao.

Áp dụng các phương pháp như SMART hay OKRs không chỉ giúp theo dõi tiến độ hiệu quả – mà còn tạo nên văn hóa làm việc có tổ chức, nhất quán và “thân thiện” về mặt tâm lý.

Môi trường làm việc chuyên nghiệp chính là nơi mọi mục tiêu đều rõ ràng và nhân viên luôn biết mình đang làm gì

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp để nâng cao năng suất làm việc

Năng suất làm việc không chỉ đến từ các quy trình được tối ưu hóa – mà còn được nuôi dưỡng bởi một môi trường làm việc tích cực, sự gắn kết nội bộ và sức khỏe của nhân viên được đặt lên hàng đầu. Văn hóa doanh nghiệp chính là “hệ điều hành” vô hình quyết định cách mọi người tương tác, hợp tác và cống hiến.

Ghi nhận kịp thời: Một hành động nhỏ mang lại hiệu quả lớn

Công nhận và khen thưởng là một trong những yếu tố thúc đẩy động lực mạnh mẽ nhất trong môi trường làm việc. Khi những nỗ lực được ghi nhận đúng lúc và đúng cách, nhân viên cảm thấy mình có giá trị. Điều này tạo ra hiệu ứng tích cực, khiến họ tự có trách nhiệm và chủ động trong công việc hơn.

Việc ghi nhận không nhất thiết phải gắn với các phần thưởng tài chính. Một lời cảm ơn chân thành, một lời tuyên dương trước nhóm  hay đơn giản là được trao cơ hội tham gia vào dự án quan trọng đều có thể tạo ra sự tác động lớn đến tinh thần làm việc. Những hành động tưởng như nhỏ ấy lại góp phần định hình rõ nét các giá trị mà doanh nghiệp mong muốn lan tỏa.

Thực tế, những doanh nghiệp có văn hóa ghi nhận giá trị nhân viên thường ghi nhận tỷ lệ nghỉ việc thấp và hiệu suất kinh doanh cao hơn. Điều này không phải ngẫu nhiên. Về mặt tâm lý học, hành vi được ghi nhận kích hoạt cảm giác “được tôn trọng” – một yếu tố thuộc mô hình SCARF (Status, Certainty, Autonomy, Relatedness, Fairness). Khi nhân viên cảm thấy mình có vị thế trong tập thể, họ có xu hướng tái lặp hành vi tích cực để duy trì cảm giác đó.

Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống ghi nhận có cấu trúc và nhất quán – tích hợp vào thói quen quản trị hàng ngày, chứ không chỉ là các phần thưởng lớn vào dịp cuối năm. Như vậy sẽ giúp duy trì động lực bền vững và củng cố văn hóa doanh nghiệp từ bên trong.

Đầu tư vào sức khỏe và cân bằng – Nền tảng cho năng suất lâu dài

Một cá nhân mệt mỏi, căng thẳng hay mất cân bằng giữa công việc và cuộc sống chắc chắn sẽ không thể duy trì hiệu suất ổn định trong dài hạn. Do đó, xây dựng một môi trường hỗ trợ sức khỏe thể chất và tinh thần là một phần thiết yếu trong chiến lược quản trị doanh nghiệp hiện đại.

Một số hành động thiết thực có thể triển khai ngay:

• Khuyến khích nghỉ giải lao hợp lý trong ngày làm việc, nhằm giúp nhân viên phục hồi năng lượng và giảm nguy cơ stress.

• Tổ chức các hoạt động ngoài giờ – từ thể thao, nghệ thuật đến các buổi trò chuyện nội bộ, nhằm tăng sự gắn kết và tái tạo tinh thần.

• Áp dụng mô hình làm việc linh hoạt như làm việc từ xa hoặc lịch trình linh động, giúp nhân viên chủ động hơn trong việc cân bằng công việc và cuộc sống cá nhân.

Burnout đang là một vấn đề đáng báo động tại Việt Nam, ảnh hưởng đến gần 42% người lao động – gây ra sự sụt giảm hiệu suất, kéo theo hàng loạt vấn đề khác: tỷ lệ nghỉ việc cao, tăng chi phí y tế, giảm tinh thần đội nhóm và tăng chi phí tuyển dụng – đào tạo lại.

Việc đầu tư vào chương trình chăm sóc sức khỏe toàn diện hay chính sách làm việc linh hoạt không nên bị xem là một khoản chi phí phụ. Đây thực chất là một chiến lược quản trị rủi ro thông minh và giúp tối ưu chi phí vận hành của mọi doanh nghiệp.

Môi trường làm việc chuyên nghiệp là nơi đề cao sức khỏe và cân bằng – bí quyết giúp nhân viên duy trì hiệu suất bền vững mỗi ngày

Đầu tư vào con người: Chiến lược phát triển bền vững

Hiệu suất làm việc cao và lâu dài không đến từ sự ép buộc hay kiểm soát – mà đến từ những nhân viên có năng lực, có động lực và được phát triển đúng cách.

Khi doanh nghiệp coi nhân viên là trọng tâm của chiến lược phát triển, đó chính là một hướng đi khôn ngoan để duy trì sức cạnh tranh và thích nghi trong môi trường thay đổi không ngừng.

Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn

Đào tạo không phải là một khoản chi phí, mà là một khoản đầu tư chiến lược vào tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp: năng lực của đội ngũ.

Đây là một cách hiệu quả để giúp nhân viên liên tục phát triển các kỹ năng và chuyên môn, không chỉ phục vụ tốt hơn cho công việc hiện tại – mà còn đóng góp vào các mục tiêu chung của công ty trong tương lai.

Các hình thức đào tạo có thể linh hoạt: từ các khóa học nội bộ, chia sẻ định kỳ giữa các phòng ban, đào tạo tại chỗ đến các buổi chia sẻ kiến thức. Nhiều doanh nghiệp còn tích hợp công nghệ để tạo ra nền tảng đào tạo cá nhân hóa – phù hợp với từng vị trí, năng lực và mục tiêu phát triển nghề nghiệp của nhân viên.

Hiệp hội đào tạo và phát triển Hoa Kỳ (ASTD) đã khảo sát 2.500 công ty, nhận thấy rằng: Những doanh nghiệp có chương trình đào tạo toàn diện có doanh thu cao hơn 218% và lợi nhuận biên cao hơn 24%. 

Đặc biệt, cần ưu tiên đào tạo cho cấp quản lý trung gian – đóng vai trò cầu nối chiến lược, giúp chuyển hóa mục tiêu dài hạn thành hành động cụ thể và dẫn dắt đội ngũ tiến về phía trước.

Xây dựng lộ trình thăng tiến rõ ràng

Động lực không chỉ đến từ lương thưởng. Thứ giữ chân nhân tài và khiến họ cống hiến lâu dài là cảm giác “mình đang đi đúng hướng”. Một lộ trình phát triển sự nghiệp rõ ràng, minh bạch và có thể đạt được là yếu tố quyết định để khơi dậy động lực làm việc.

Khi nhân viên nhìn thấy cơ hội thăng tiến rõ ràng, họ sẽ muốn gắn bó và nỗ lực để đạt được mục tiêu tiếp theo trong lộ trình đó. Ngược lại, nếu không có định hướng phát triển cụ thể, sẽ dễ rơi vào cảm giác bị mắc kẹt – khiến họ muốn tìm kiếm lối đi khác.

Theo mô hình SCARF, một lộ trình sự nghiệp rõ ràng sẽ thỏa mãn hai nhu cầu tâm lý quan trọng:

• Sự chắc chắn (Certainty): Nhân viên cần biết những nỗ lực hiện tại sẽ mang lại điều gì trong tương lai.
• Địa vị (Status): Mỗi bước tiến trên lộ trình là sự công nhận năng lực, kinh nghiệm và giá trị đóng góp – điều mà ai cũng mong muốn.

Chính sự cộng hưởng của hai yếu tố này tạo ra động lực tự thân và bền vững hơn bất kỳ chính sách khen thưởng ngắn hạn nào.

Ứng dụng công nghệ – đòn bẩy thúc đẩy hiệu suất bền vững

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, công nghệ đã trở thành một phần cốt lõi trong chiến lược phát triển của mọi doanh nghiệp.

Việc đầu tư vào công cụ phù hợp và tự động hóa các quy trình lặp lại không chỉ giúp tối ưu hóa vận hành – mà còn tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, linh hoạt và bền vững hơn.

Đầu tư vào công nghệ và cơ sở vật chất

Những yếu tố tưởng chừng cơ bản như thiết bị làm việc hay cơ sở vật chất lại có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc hàng ngày. 

Khi nhân viên sử dụng những chiếc máy tính lỗi thời, hoạt động chậm chạp sẽ kéo lùi hiệu quả công việc và gây lãng phí thời gian nhiều hơn. Ngược lại, đầu tư vào máy móc hiện đại và thiết bị công nghệ tiên tiến chính là cách để doanh nghiệp thể hiện sự tôn trọng với thời gian và công sức của nhân viên.

Song song với công cụ kỹ thuật số, môi trường làm việc cũng có vai trò không nhỏ. Một không gian làm việc được thiết kế khoa học, tận dụng ánh sáng tự nhiên, bố trí ghế ngồi thoải mái, trang bị đầy đủ các thiết bị hỗ trợ… sẽ giúp nhân viên duy trì sự tập trung, giảm áp lực và cảm thấy thoải mái hơn trong suốt ngày dài. 

Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm văn phòng làm việc vừa hiện đại – vừa hỗ trợ tối đa cho hiệu suất và tinh thần của đội ngũ, The Sentry chính là lựa chọn đáng để cân nhắc.

Với không gian linh hoạt, thiết kế thông minh và hệ sinh thái hỗ trợ cộng tác hiệu quả – The Sentry không chỉ đơn thuần là nơi để làm việc, mà còn là nơi để các doanh nghiệp phát triển và bứt phá mỗi ngày.

Khám phá ngay không gian làm việc tại The Sentry và cảm nhận sự khác biệt từ môi trường chuyên nghiệp – truyền cảm hứng. Liên hệ ngay để đăng ký tham quan văn phòng trực tiếp!

Môi trường làm việc chuyên nghiệp chính là nền tảng giúp nhân viên làm việc hiệu quả

Tự động hóa và ứng dụng phần mềm quản lý

Chuyển đổi số trong quản lý công việc là một trong những cách tăng năng suất làm việc cho nhân viên hiệu quả nhất. Từ việc thay thế các bảng tính thủ công bằng hệ thống báo cáo tự động, đến việc chuyển sang quy trình ký số thay cho ký tay truyền thống – mỗi bước chuyển đổi đều giúp giảm tải công việc lặp lại và giải phóng thời gian cho những nhiệm vụ cần sự sáng tạo liên tục.

Các công cụ như Asana, Trello hay WeWork không chỉ giúp theo dõi tiến độ theo thời gian thực, mà còn giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết và nâng cao tính minh bạch trong quá trình làm việc nhóm. 

Tại Việt Nam, các doanh nghiệp đang chú trọng vào việc sử dụng dữ liệu lớn (Big Data) và tự động hóa bằng robot (RPA) trong xử lý các nghiệp vụ như chấm công, tính lương, quản lý hồ sơ… vì giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.

Nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên không đến từ những giải pháp đơn lẻ, mà là kết quả của một hệ thống được thiết kế bài bản và vận hành nhất quán. Khi doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc rõ ràng, công bằng và truyền cảm hứng – nhân viên không chỉ làm việc chăm chỉ hơn, mà còn làm việc một cách thông minh, chủ động và gắn bó lâu dài. Đây chính là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững trong mọi hoàn cảnh.