6 Loại chi phí thuê văn phòng mà doanh nghiệp cần biết!

Khi định thuê văn phòng, doanh nghiệp cần tính toán và hiểu rõ các loại chi phí liên quan. Điều này giúp họ dự tính ngân sách một cách chính xác, tránh các rủi ro tài chính không mong muốn và đảm bảo đưa ra quyết định chính xác, có thể mang lại lợi ích tối đa. 

Hãy cùng khám phá chi tiết về các loại chi phí thuê văn phòng phổ biến trong bài viết này, mà doanh nghiệp bạn cần nắm rõ để tối ưu tài chính hiệu quả. 

Chi phí thuê văn phòng là gì?

Chi phí thuê văn phòng là các khoản tiền thuê được thỏa thuận với chủ cho thuê, và bao gồm nhiều khoản phí khác như: bảo trì, dịch vụ, bảo hiểm, thuế và quản lý. 

Đây là những chi phí cố định từ việc duy trì một môi trường làm việc chất lượng, đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và tuân thủ các quy định pháp lý. 

Tuy nhiên, khoản chi phí này còn phụ thuộc vào yếu tố như vị trí, diện tích và cấu trúc hợp đồng. Do đó, doanh nghiệp bạn cần xem xét yêu kỹ lưỡng để đạt được sự cân bằng tối ưu giữa chi phí và lợi ích thu được.

6 Nhóm chi phí thuê văn phòng thường gặp trong mọi doanh nghiệp

Khi thuê văn phòng, doanh nghiệp bạn cần lưu ý đến 6 nhóm chi phí thường gặp dưới đây:

1. Tiền thuê văn phòng

Bạn cần nắm rõ khoản tiền thuê văn phòng không chỉ là chi phí cho diện tích sử dụng, mà còn phản ánh sự tiện nghi và vị trí thuê.

Ví dụ: Văn phòng ở khu vực trung tâm sẽ có giá thuê cao hơn do gần các dịch vụ và tiện ích, cũng như thuận tiện cho giao thông và gặp gỡ khách hàng.

Trong khi đó, văn phòng ở vùng ngoại ô có giá thuê thấp hơn nhưng lại khó khăn trong việc di chuyển và việc gặp gỡ các đối tác/khách hàng cũng là trở ngại lớn.

2. Tiền đặt cọc

Hầu hết các chủ cho thuê đều yêu cầu tiền cọc (thường bằng 01 đến 03 tháng tiền thuê) để đảm bảo cam kết thuê văn phòng từ phía doanh nghiệp. Ngoài ra, một số trường hợp còn yêu cầu thanh toán tiền thuê trước một phần hoặc toàn bộ.

Tiền đặt cọc là khoản phí bắt buộc mà doanh nghiệp phải đưa cho chủ nhà khi thuê văn phòng

3. Chi phí dịch vụ

Đối với hình thức thuê văn phòng truyền thống, doanh nghiệp phải chi trả các khoản phí dịch vụ cho quản lý, bảo dưỡng, điện, nước, internet, bảo vệ, vệ sinh…

Trước khi ký kết hợp đồng, doanh nghiệp cần xem xét các dịch vụ được cung cấp và chi phí đi kèm, để đảm bảo rằng không phải trả thêm các khoản phí phát sinh không rõ ràng.

4. Chi phí bảo trì và sửa chữa

Việc bảo trì và sửa chữa văn phòng là một phần quan trọng của việc duy trì một môi trường làm việc an toàn và chuyên nghiệp. Các chi phí này bao gồm: chi phí cho dịch vụ làm sạch định kỳ, bảo trì hệ thống điện, hệ thống thông gió, cũng như các công việc sửa chữa khác.

Trong một số trường hợp, khoản phí này có thể được chia sẻ giữa chủ sở hữu và doanh nghiệp. Tuy nhiên, phần lớn người thuê sẽ chịu trách nhiệm toàn phần.

5. Chi phí nội thất và trang trí

Việc đầu tư vào nội thất và trang trí văn phòng có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, trong việc xây dựng một môi trường làm việc thoải mái và sáng tạo – cho đến việc tăng cường hình ảnh thương hiệu, thu hút nhân viên và khách hàng.

Chi phí này có thể bao gồm: mua sắm nội thất cơ bản (như bàn làm việc, ghế, và tủ hồ sơ), trang trí (như tranh ảnh, cây xanh) và hệ thống ánh sáng.

Đối với văn phòng truyền thống, doanh nghiệp phải tốn một khoản chi phí khá lớn cho việc mua nội thất và trang trí không gian

6. Chi phí khác

Ngoài các khoản phí đã đề cập, còn có một số chi phí khác mà doanh nghiệp cần xem xét khi thuê văn phòng bao gồm: phí thuê chỗ đậu xe, chi phí hội nghị, chi phí sử dụng các tiện ích chung của tòa nhà như phòng họp, phòng tiếp khách, phòng gym…

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và startup, việc phải chi trả tất cả chi phí này có thể tạo ra áp lực tài chính đáng kể. Với nguồn lực hạn chế, việc phải gánh một khoản chi phí lớn hàng tháng có thể làm chậm quá trình phát triển kinh doanh và đặt ra thách thức lớn đối với sự tồn tại của doanh nghiệp. Điều này có thể gây ra sự lo lắng và áp lực không cần thiết đối với các doanh nghiệp mới ra mắt, nhất là khi họ còn đang tìm kiếm sự ổn định và tăng trưởng dài hạn.

Thuê văn phòng chia sẻ: Giải pháp tối ưu chi phí toàn diện

Trong bối cảnh này, dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ trở thành một giải pháp tài chính hiệu quả đối với các doanh nghiệp nhỏ và startup. Bằng cách chia sẻ không gian văn phòng với các doanh nghiệp khác – họ có thể giảm bớt chi phí thuê văn phòng, tiền đặt cọc và các phí dịch vụ đi kèm. Điều này giúp họ tiết kiệm tài chính hiệu quả và tăng cường nguồn lực cho việc phát triển kinh doanh tốt hơn. Cụ thể:

1. Chi phí thuê linh hoạt và tiết kiệm

Thuê văn phòng chia sẻ cho phép doanh nghiệp giảm thiểu các khoản phí phát sinh từ việc thuê một văn phòng riêng. Họ chỉ thanh toán một khoản phí tương đối hàng tháng để sử dụng không gian làm việc chung. Điều này giúp giảm bớt áp lực tài chính ban đầu và tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tập trung vào việc phát triển kinh doanh.

2. Tiện ích và dịch vụ sẵn có

Một trong những ưu điểm lớn nhất khi thuê văn phòng chia sẻ là doanh nghiệp có thể tận dụng các tiện ích và dịch vụ đã có sẵn hoàn toàn miễn phí.

Các tiện ích như internet, điện, nước, dịch vụ vệ sinh và bảo trì thường được bao gồm trong chi phí thuê văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và ngân sách tốt hơn.

Doanh nghiệp được hưởng các dịch vụ tiện ích và tiện nghi có sẵn tại văn phòng chia sẻ

3. Môi trường làm việc chuyên nghiệp và sáng tạo

Dù là doanh nghiệp nhỏ, startup hay freelancer – môi trường làm việc chuyên nghiệp và sáng tạo luôn là yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng công việc và thu hút khách hàng tiềm năng.

Với dịch vụ thuê văn phòng chia sẻ, doanh nghiệp có thể trải nghiệm một môi trường làm việc chuyên nghiệp với các tiện ích hiện đại và không gian thoải mái mà không cần lo lắng về gánh nặng tài chính lớn.

4. Mở rộng mạng lưới và tương tác

Thuê văn phòng chia sẻ còn cung cấp cho các doanh nghiệp cơ hội mở rộng mạng lưới và tương tác với các doanh nghiệp/khách hàng/đối tác khác trong cùng một không gian làm việc. Điều này tạo ra nhiều cơ hội hợp tác mới, góp phần thúc đẩy sự phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.

5. Linh hoạt và dễ dàng mở rộng

Thuê văn phòng chia sẻ mang lại sự linh hoạt cho các doanh nghiệp trong việc mở rộng hoặc thu hẹp quy mô kinh doanh. Khi trên đà phát triển, doanh nghiệp có thể dễ dàng mở rộng không gian làm việc mới hoặc điều chỉnh số lượng bàn làm việc theo nhu cầu.

The Sentry tự hào là một địa chỉ đáng tin cậy, cung cấp không gian làm việc linh hoạt, hiện đại và tiện ích với chi phí hợp lý. Đây là môi trường lý tưởng cho những ai đang tìm kiếm một không gian làm việc chia sẻ chuyên nghiệp – không chỉ giảm bớt gánh nặng tài chính, mà còn để kết nối và phát triển cùng cộng đồng doanh nghiệp đa dạng.

Đầu tư vào một văn phòng chia sẻ tại The Sentry chính là bước tiến thông minh, mở ra cánh cửa cho cơ hội và sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp bạn. Mọi thông tin chi tiết về dịch vụ, vui lòng liên hệ tại đây – The Sentry sẽ hỗ trợ nhanh nhất!