Hướng dẫn quy trình đăng ký địa điểm kinh doanh trực tuyến

Đăng ký địa điểm kinh doanh trực tuyến đang trở thành lựa chọn phổ biến của doanh nghiệp và hộ kinh doanh nhờ tính nhanh gọn, minh bạch và tiết kiệm thời gian. Chỉ với vài bước thực hiện trên cổng dịch vụ công, bạn có thể hoàn tất toàn bộ quy trình mà không cần đến trực tiếp cơ quan quản lý.

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp trực tuyến cho đến theo dõi kết quả – giúp bạn đăng ký hợp pháp và thuận lợi ngay từ lần đầu.

Phân biệt địa điểm kinh doanh và chi nhánh

Trước khi tiến hành thủ tục, doanh nghiệp cần xác định rõ sự khác biệt giữa địa điểm kinh doanh và chi nhánh. Địa điểm kinh doanh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản – hoạt động tại một địa chỉ cụ thể nhưng không có tư cách pháp nhân riêng. Theo quy định hiện hành:

• Không được đăng ký và sử dụng con dấu riêng.
• Toàn bộ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ đều phụ thuộc vào trụ sở chính hoặc chi nhánh chủ quản.
• Không có quyền tự chủ tài chính, chỉ thực hiện chức năng đại diện, trưng bày, hoặc giao dịch.

Có thể hiểu rằng: Địa điểm kinh doanh  phù hợp cho những hoạt động cần hiện diện thực tế như văn phòng giao dịch, showroom, điểm giới thiệu sản phẩm – nhưng không cần tách biệt về pháp lý hay tài chính như chi nhánh.

Thẩm quyền, thời hạn và cổng thông tin chính thức

Quy trình đăng ký địa điểm kinh doanh được thực hiện thông qua các cơ quan có thẩm quyền và trong thời hạn pháp lý cụ thể mà doanh nghiệp phải tuân thủ.

Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ

Cơ quan tiếp nhận và xử lý hồ sơ là Phòng Đăng ký kinh doanh (ĐKKD) thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư (Sở KH&ĐT). Thẩm quyền nộp hồ sơ được phân định như sau:

• Nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp: Nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD nơi đặt địa điểm kinh doanh mới.
• Nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh: Nộp hồ sơ tại Phòng ĐKKD nơi chi nhánh đặt trụ sở.

Việc xác định đúng cơ quan tiếp nhận là điều kiện tiên quyết để hồ sơ được xử lý hợp lệ và đúng thời hạn – tránh trường hợp bị trả lại hoặc yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung.

Thời hạn pháp lý

Doanh nghiệp và cơ quan quản lý cần tuân thủ các mốc thời gian sau:

• Phía doanh nghiệp: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi có quyết định thành lập địa điểm kinh doanh – doanh nghiệp phải đến Phòng ĐKKD để thực hiện thủ tục theo quy định.
• Phía cơ quan đăng ký: Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng ĐKKD có trách nhiệm xử lý và trả kết quả trong 03 ngày làm việc.

Cổng thông tin thực hiện

Toàn bộ quy trình đăng ký địa điểm kinh doanh trực tuyến được thực hiện thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký trực tuyến

Khi thực hiện đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng, doanh nghiệp cần đảm bảo hai yếu tố: điều kiện kỹ thuật và hồ sơ pháp lý điện tử đầy đủ theo quy định.

Điều kiện kỹ thuật

Doanh nghiệp bắt buộc phải có ít nhất một trong hai phương thức xác thực điện tử để đăng nhập và ký hồ sơ:

• Chữ ký số công cộng (USB Token).
• Tài khoản VNeID cấp độ 2, đã được liên kết với tài khoản đăng ký kinh doanh.

Từ ngày 01/07/2024, Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp chỉ chấp nhận đăng nhập bằng VNeID hoặc Chữ ký số, thay thế hoàn toàn các hình thức cũ.

Thành phần hồ sơ điện tử

Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản scan rõ nét của các tài liệu sau:

Thông báo lập địa điểm kinh doanh

Doanh nghiệp sử dụng mẫu Thông báo theo Phụ lục II-7, ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Thông tin người ký trên thông báo được quy định rõ:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc doanh nghiệp).
• Người đứng đầu chi nhánh ký (nếu địa điểm kinh doanh trực thuộc chi nhánh).

Trường hợp ủy quyền nộp hồ sơ

Nếu người đại diện pháp luật hoặc người đứng đầu chi nhánh không trực tiếp nộp hồ sơ, cần chuẩn bị:

• Văn bản ủy quyền cho cá nhân được giao nộp hồ sơ.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ tùy thân của người được ủy quyền (Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu).

Lưu ý đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)

Đối với các doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (thường là doanh nghiệp FDI) – quy trình và bộ hồ sơ sẽ có một số điểm khác biệt so với doanh nghiệp trong nước.

• Mẫu thông báo: Sử dụng Phụ lục II-11 (không phải II-7).
• Tài liệu kèm theo: Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, cùng Giấy đề nghị bổ sung hoặc cập nhật thông tin đăng ký hoạt động (Phụ lục II-19).

Quy trình 9 bước nộp hồ sơ đăng ký địa điểm kinh doanh trực tuyến

Doanh nghiệp có thể thực hiện đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng trên website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ theo trình tự sau:

Bước 1: Đăng nhập hệ thống

Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sử dụng Chữ ký số công cộng hoặc tài khoản VNeID cấp độ 2 để đăng nhập.

Bước 2: Chọn phương thức nộp hồ sơ

Tại mục “Đăng ký doanh nghiệp“, chọn phương thức nộp hồ sơ (ví dụ: Nộp hồ sơ bằng Chữ ký số).

Bước 3: Chọn loại đăng ký

Chọn mục “Thành lập mới doanh nghiệp/ đơn vị trực thuộc” và bấm “Tiếp tục“.

Bước 4: Chọn loại hình “Địa điểm kinh doanh”

Hệ thống sẽ hiển thị các loại hình. Tích chọn vào ô “Địa điểm kinh doanh“. Sau đó, điền đầy đủ thông tin về doanh nghiệp hoặc đơn vị chủ quản (công ty mẹ hoặc chi nhánh quản lý) và chọn “Tiếp tục“.   

Bước 5: Kê khai thông tin

Hệ thống hiển thị bảng xác nhận thông tin. Chọn “Bắt đầu“. Doanh nghiệp nhập đầy đủ thông tin về địa điểm kinh doanh mới: Tên, Địa chỉ, Ngành nghề kinh doanh, Thông tin người đứng đầu. Sau khi hoàn tất, chọn “Lưu”.

Bước 6: Tải tài liệu đính kèm

Tải lên các bản scan của hồ sơ đã chuẩn bị (Thông báo Phụ lục II-7, giấy ủy quyền nếu có).   

Bước 7: Ký xác thực và nộp hồ sơ

Ký xác thực bằng Chữ ký số hoặc VNeID, kiểm tra lại toàn bộ thông tin và xác nhận “Nộp hồ sơ”.

Bước 8: Thanh toán lệ phí

Thực hiện thanh toán lệ phí đăng ký trực tuyến theo hướng dẫn hiển thị trên cổng dịch vụ công.

Bước 9: Theo dõi và nhận kết quả

Sau khi hoàn tất việc nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi tiến trình xử lý và nhận kết quả trên hệ thống.

Theo dõi tình trạng xử lý

Đăng nhập vào tài khoản doanh nghiệp trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra trạng thái hồ sơ như: Đang xử lý, Chờ bổ sung hoặc Đã xử lý.

Xử lý hồ sơ không hợp lệ

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ (thiếu thông tin, sai biểu mẫu, thiếu tài liệu đính kèm…), Phòng ĐKKD sẽ gửi thông báo điện tử trên hệ thống. 

Thông báo nêu rõ lý do và nội dung cần sửa đổi. Doanh nghiệp chỉ cần cập nhật, hoàn thiện hồ sơ và nộp lại theo hướng dẫn để được xem xét tiếp.

Nhận kết quả hồ sơ hợp lệ

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc – Phòng ĐKKD sẽ cập nhật thông tin địa điểm kinh doanh lên Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký địa điểm kinh doanh – có thể là bản điện tử hoặc bản giấy, tùy hình thức đã chọn khi nộp hồ sơ.

Hoàn tất quy trình đăng ký địa điểm kinh doanh trực tuyến không chỉ giúp doanh nghiệp hợp pháp hóa hoạt động tại địa điểm mới – mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật. Việc nắm rõ từng bước, chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và theo dõi kết quả kịp thời sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian, hạn chế sai sót và sớm đưa địa điểm vào vận hành.

Dù là văn phòng giao dịch, showroom hay điểm giới thiệu sản phẩm – hướng dẫn đăng ký địa điểm kinh doanh qua mạng trên đây sẽ giúp bạn thực hiện đúng quy trình, sớm hoạt động và phát triển bền vững.