Chiến lược quản lý chi phí bảo trì văn phòng hiệu quả cho doanh nghiệp hiện đại

Trong doanh nghiệp hiện nay, chi phí bảo trì văn phòng không còn là chuyện “hư đâu sửa đó” nữa. Nếu không quản lý tốt, hệ thống điện, điều hòa, internet, thang máy… xuống cấp sẽ làm tăng chi phí, ảnh hưởng trực tiếp đến công việc hàng ngày và trải nghiệm của nhân viên.

Ngược lại, khi có chiến lược quản lý chi phí bảo trì rõ ràng, doanh nghiệp vừa giảm được OPEX, vừa kéo dài tuổi thọ tài sản – đồng thời giữ được hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác. 

Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp nhìn lại “bức tranh” chi phí bảo trì văn phòng và gợi ý những cách làm thực tế, dễ áp dụng để quản lý hiệu quả hơn.

Quản lý chi phí bảo trì văn phòng là gì?

Hiểu đơn giản, đây là cách doanh nghiệp lên kế hoạch và kiểm soát ngân sách để giữ cho tòa nhà, thiết bị và hệ thống kỹ thuật luôn hoạt động ổn định.

Quản lý bảo trì không chỉ là “hư đâu sửa đó” – mà là tập hợp các hoạt động kỹ thuật, hành chính và quản lý nhằm duy trì hoặc khôi phục tài sản về trạng thái sử dụng tốt.

Ở Việt Nam, nhiều người vẫn thường nhầm lẫn khái niệm này với “quản lý vận hành”, thực tế chúng hoàn toàn khác nhau:

• Vận hành: Các thao tác hằng ngày để hệ thống chạy được (bật/tắt, theo dõi, chỉnh thông số…).
• Bảo trì: Kiểm tra, vệ sinh, thay thế, sửa chữa định kỳ để ngăn hư hỏng và kéo dài tuổi thọ thiết bị.

Tóm lại, chi phí vận hành và bảo trì phải được tính toán và thực hiện đúng quy định để đảm bảo cơ sở vật chất vận hành liên tục, tránh làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Lợi ích khi quản lý chi phí bảo trì văn phòng hiệu quả

Quản lý chi phí bảo trì văn phòng một cách bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn tạo ra giá trị bền vững cho toàn bộ hoạt động vận hành.

Giảm áp lực tài chính

Khi kiểm soát tốt các hạng mục bảo trì, doanh nghiệp dễ dàng dự trù ngân sách và tránh rơi vào cảnh phải chi các khoản sửa chữa bất ngờ.

Thay cho những lần “mất một đống tiền” vì sự cố, doanh nghiệp chỉ cần duy trì khoản chi nhỏ theo định kỳ – từ đó giảm gánh nặng tài chính và giữ dòng tiền ổn định cho những hoạt động quan trọng hơn.

Kéo dài tuổi thọ thiết bị và cơ sở hạ tầng

Bảo trì đều đặn giúp hệ thống kỹ thuật và không gian văn phòng vận hành trơn tru. Từ thang máy, điều hòa đến điện, nước, sàn, trần hay tường… đều bền bỉ hơn khi được chăm sóc đúng cách. Nhờ vậy, doanh nghiệp hạn chế tối đa hỏng hóc nặng, tránh tốn chi phí thay thế và giữ môi trường làm việc luôn an toàn.

Tăng hiệu quả vận hành và nâng tầm hình ảnh doanh nghiệp

Một văn phòng gọn gàng, sạch sẽ và hoạt động ổn định mang lại trải nghiệm tốt cho cả nhân viên lẫn khách hàng. Nhân viên có thể an tâm và thoải mái làm việc, dẫn đến hiệu suất cải thiện rõ rệt. Khách hàng và đối tác khi ghé thăm cũng cảm nhận được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp ngay từ không gian làm việc.

Quản lý tốt chi phí bảo trì giúp doanh nghiệp tiết kiệm và giữ thiết bị bền bỉ hơn

Các loại hình bảo trì văn phòng

Khi muốn quản lý chi phí hiệu quả, doanh nghiệp cần nắm rõ từng nhóm bảo trì và ảnh hưởng của chúng đến ngân sách.

Bảo trì khắc phục

Đây là kiểu “hư đâu xử đó”. Mặc dù không cần lập kế hoạch trước, nhưng lại gây tốn kém nhất. Các khoản sửa khẩn cấp thường đội lên 3 – 4 lần, chưa kể thời gian gián đoạn có thể làm chậm cả hoạt động kinh doanh.

Bảo trì phòng ngừa

Thực hiện theo lịch trình định kỳ (dựa trên thời gian hoặc số giờ hoạt động) để ngăn ngừa hư hỏng trước khi nó xảy ra. Ví dụ: Vệ sinh máy lạnh định kỳ 3 tháng/lần. Đây là phương pháp tối ưu để kiểm soát ngân sách dài hạn.

Bảo trì dự đoán

Sử dụng dữ liệu và công nghệ cảm biến (IoT) để giám sát tình trạng thiết bị theo thời gian thực (rung động, nhiệt độ, tiếng ồn) và chỉ thực hiện bảo trì khi có dấu hiệu sắp hư hỏng. Phương pháp này giúp loại bỏ sự lãng phí của việc bảo trì quá mức.

Bóc tách chi phí vận hành văn phòng: Doanh nghiệp đang chi cho điều gì?

Để kiểm soát chi phí vận hành văn phòng tại Việt Nam, cách hiệu quả nhất là checklist từng nhóm chi phí để biết chúng đang “ngốn” ngân sách như thế nào.

Chi phí năng lượng: Khoản tiêu hao lớn nhất

Theo các báo cáo từ Savills: Chi phí năng lượng chiếm tỷ trọng lớn nhất, khoảng 40-50% tổng chi phí vận hành tòa nhà. Trong đó, hệ thống điều hòa không khí (HVAC) tiêu thụ phần lớn năng lượng này.

Một hệ thống HVAC không được vệ sinh định kỳ (phin lọc bẩn, dàn trao đổi nhiệt bám bụi…) sẽ làm giảm hiệu suất. Khi đó máy nén phải chạy lâu hơn để đạt nhiệt độ mong muốn, kéo theo hóa đơn điện tăng mạnh.

Phí dịch vụ và các khoản phí ẩn

Ngoài tiền thuê cơ bản, doanh nghiệp phải trả thêm phí dịch vụ.  Đây cũng là nhóm chi phí gây nhiều tranh cãi vì ranh giới “bao gồm – không bao gồm” không rõ ràng.

• Bao gồm: Vệ sinh khu vực chung, an ninh tòa nhà, vận hành thang máy, chiếu sáng công cộng, chăm sóc cảnh quan…
• Không bao gồm (thường là trách nhiệm của khách thuê): Vệ sinh nội bộ văn phòng, bảo trì các thiết bị riêng (máy lạnh cục bộ hoặc dàn lạnh VRV trong diện tích thuê), thay bóng đèn nội bộ, kiểm soát côn trùng trong khu vực thuê…
• Chi phí ẩn: Nhiều tòa nhà còn áp dụng các chi phí quản lý trong giai đoạn thi công nội thất, bao gồm: phí giám sát, phí sử dụng thang máy vận chuyển vật liệu, phí vệ sinh công nghiệp… Khoản này thường không được nêu rõ trong chào giá ban đầu, dễ gây thâm hụt ngân sách của doanh nghiệp.

Chi phí nhân sự và thuê ngoài

Văn phòng nào cũng có hai nhóm chi phí này:

• Nhân sự nội bộ: Lễ tân, kỹ thuật, tạp vụ của chính doanh nghiệp. Đây là khoản cố định, khó cắt giảm theo tháng.
• Dịch vụ thuê ngoài: Chi phí cho các nhà thầu bảo trì chuyên biệt (thang máy, PCCC, máy phát điện). Việc quản lý nhiều nhà thầu phụ đòi hỏi phát sinh thêm chi phí quản lý (thời gian giám sát, xử lý hợp đồng).

Khấu hao và chi phí thay thế theo chu kỳ

Đây là những khoản chi lớn theo chu kỳ vài năm, thường bị đánh giá thấp khi lập ngân sách.

Ví dụ: Thay thảm, sơn sửa văn phòng, nâng cấp hệ thống IT, thay thiết bị nội thất sau 3 – 5 năm sử dụng. Đây gọi là Chi phí vốn (CAPEX) và cần phân bổ dần để tránh biến động lợi nhuận. 

Theo chuẩn hạch toán Việt Nam, các khoản này thường được đưa vào tài khoản 242 (Chi phí trả trước) để phân bổ theo thời gian, giúp doanh nghiệp giữ sự ổn định trong báo cáo tài chính.

Quản lý chi phí bảo trì văn phòng  gồm những gì?

Hệ thống điều hòa HVAC

Đây là bộ phận “ăn ngân sách” nhất và cũng là nơi cần được chăm sóc đều đặn để giữ văn phòng mát mẻ, sạch sẽ. Quy trình bảo trì chuẩn cho hệ thống điều hòa trung tâm hoặc VRV thường xoay quanh hai phần sau:

• Vệ sinh dàn lạnh (Indoor Unit): Lưới lọc, cánh quạt lồng sóc và đặc biệt là máng nước ngưng phải được làm sạch thường xuyên. Máng nước bị tắc rất dễ gây rò rỉ, làm hỏng trần thạch cao và đồ đạc bên dưới.
• Vệ sinh dàn nóng (Outdoor Unit): Dùng máy bơm áp lực cao rửa dàn ngưng tụ. Khu vực đô thị như TP.HCM bụi bẩn và dầu mỡ bám rất nhanh. Nếu không vệ sinh định kỳ thì hiệu suất giải nhiệt giảm thấy rõ.

Kiểm tra điện và gas

• Đo ampe dòng làm việc để xem máy nén có đang quá tải hay không.
• Kiểm tra áp suất gas. Thiếu gas khiến máy lạnh chạy kém và dễ làm máy nén quá nhiệt.
• Siết lại các đầu nối điện. Máy chạy rung lâu ngày có thể làm lỏng ốc, gây cháy nổ.

Tần suất khuyến nghị:

• Vệ sinh lưới lọc mỗi tháng.
• Bảo dưỡng toàn bộ hệ thống mỗi 3 – 6 tháng tùy mức sử dụng.

Hệ thống điện và chiếu sáng

Bảo trì hệ thống điện không chỉ là thay bóng đèn hỏng, mà còn liên quan đến an toàn cháy nổ (PCCC).

• Kiểm tra tủ điện phân phối: Sử dụng camera nhiệt để phát hiện điểm nóng bất thường do lỏng tiếp xúc hoặc quá tải. Đây là cách phát hiện sớm rủi ro trước khi xảy ra sự cố.
• Hệ thống chiếu sáng: Việc chuyển sang dùng đèn LED giúp tiết kiệm điện và giảm chi phí bảo trì nhờ tuổi thọ cao hơn gấp nhiều lần so với đèn huỳnh quang.

Bảo trì kiến trúc và nội thất

• Sàn và thảm: Thảm văn phòng tích tụ rất nhiều bụi và vi khuẩn. Vệ sinh thảm 6 tháng/lần sẽ giữ không gian sạch và giảm mùi khó chịu.
• Sơn tường: Các vết ố, bong tróc hay xỉn màu khiến văn phòng trông kém chuyên nghiệp. Việc sơn dặm hoặc làm mới định kỳ giúp không gian luôn sáng sủa, gọn gàng.

Rủi ro khi cắt giảm bảo trì

Báo cáo của RCR Vietnam cũng nêu rõ tình trạng “thiếu bảo trì” tại nhiều tòa nhà hạng A sẽ dẫn đến:

• Mất lợi thế cạnh tranh so với các tòa nhà mới được đầu tư chỉn chu hơn.
• Năng suất nhân viên giảm vì môi trường làm việc nóng, ồn hoặc không khí kém trong lành.
• Rủi ro pháp lý nếu hệ thống PCCC không vận hành được trong tình huống khẩn cấp.

Gánh nặng của mô hình văn phòng truyền thống

Khi nhìn kỹ vào mô hình thuê văn phòng truyền thống, bạn sẽ thấy ngay những điểm gây tốn kém và hao tổn nguồn lực mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót.

Chi phí vốn ban đầu quá lớn

Để dựng một văn phòng hoàn chỉnh, doanh nghiệp phải tự lo toàn bộ: thiết kế, thi công, nội thất, hệ thống IT, hệ thống lạnh… nếu nhận bàn giao thô.

Mức phí phổ biến hiện rơi vào khoảng 1.200.000 – 2.500.000 VNĐ/m². Ví dụ: Một mặt bằng 500 m², tổng chi lên tới hàng tỷ đồng và gần như không thể thu hồi. Đây là “khoản phí chìm” làm nặng dòng tiền ngay từ ngày đầu.

Doanh nghiệp tự gánh toàn bộ bảo trì

Trong hợp đồng thuê truyền thống, mọi thứ bên trong diện tích thuê đều do khách thuê tự xử lý, bao gồm:

• Máy lạnh hỏng thì tự tìm thợ.
• Bóng đèn hỏng thì tự thay.
• Internet gặp trục trặc thì đội IT nội bộ phải xử lý ngay để không ảnh hưởng công việc.

Điều này buộc doanh nghiệp phải duy trì bộ phận hành chính – kỹ thuật chỉ để lo những việc phát sinh hàng ngày, khiến thời gian và nguồn lực bị phân tán khỏi nhiệm vụ quan trọng hơn.

Chi phí hoàn trả mặt bằng luôn là ẩn số khó chịu

Khi kết thúc hợp đồng, doanh nghiệp bắt buộc phải trả mặt bằng về trạng thái ban đầu. Việc tháo vách, bóc thảm, trám lỗ khoan, sơn sửa… đều do khách thuê chi trả.

Nếu trong quá trình sử dụng bảo trì không tốt, chi phí hoàn trả cuối kỳ dễ tăng lên đáng kể và thường tạo cảm giác bị “đánh úp” khi bàn giao.

Giảm gánh nặng vận hành văn phòng với hỗ trợ toàn diện tại The Sentry

Giải pháp không gian linh hoạt của The Sentry giúp doanh nghiệp thoát khỏi gánh nặng vận hành văn phòng và chuyển toàn bộ sang một mô hình nhẹ nhàng hơn.

Thay vì phải lo về các vấn đề “lặt vặt” như máy lạnh, internet, điện nước hay bảo trì hạ tầng… doanh nghiệp chỉ cần trả một khoản phí thành viên mỗi tháng sẽ được hỗ trợ toàn bộ.

Mô hình “bảo trì không chạm” giúp doanh nghiệp gần như không phải động tay vào bất kỳ vấn đề kỹ thuật nào. Khi có sự cố, chỉ cần báo lễ tân là đội kỹ thuật và IT của The Sentry sẽ xử lý ngay.

Lựa chọn The Sentry, doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng về gánh nặng vận hành

Hệ sinh thái của The Sentry được xây dựng để đáp ứng từng nhu cầu riêng của doanh nghiệp:

• The Sentry C nằm ngay tại Trung tâm tài chính Sài Gòn, hỗ trợ startup công nghệ kết nối quỹ đầu tư, mở ra cơ hội tiếp cận vốn lớn từ những khách hàng/đối tác cao cấp.
• The Sentry Z tại Sài Gòn mang định hướng xanh, đạt chứng nhận Lotus Gold, tiết kiệm năng lượng – giúp nâng tầm hình ảnh thương hiệu bền vững.
• The Sentry P ở phường An Khánh – mang đến không gian làm việc sáng tạo, phù hợp các agency và đội ngũ truyền thông.
• The Sentry Q (nằm trong khuôn viên Orbital 2.0) thuộc QTSC IT PARK – với hạ tầng công nghệ cao và diện tích lớn, phù hợp cho doanh nghiệp outsourcing và R&D, tối ưu chi phí hơn so với khu trung tâm.

Với bối cảnh thị trường làm việc đòi hỏi sự linh hoạt cao, mô hình văn phòng truyền thống ngày càng bộc lộ hạn chế. The Sentry mang đến một nền tảng vận hành toàn diện – nơi doanh nghiệp chỉ cần đặt chân vào và làm việc ngay.

Không gian – Dịch vụ – Công nghệ – Tiện ích đều đã được chuẩn hóa để giúp bạn tập trung toàn lực vào chiến lược kinh doanh để tăng trưởng dài hạn.

Hệ sinh thái của The Sentry giúp doanh nghiệp có thể an tâm làm việc và tập trung cho tăng trưởng.

Liên hệ ngay để đặt lịch tham quan và trải nghiệm không gian làm việc tại The Sentry!