So sánh chi phí dài hạn: Văn phòng truyền thống vs coworking

Trong bối cảnh kinh tế số và thị trường biến động sau COVID-19, tối ưu chi phí vận hành (OpEx) và chi phí vốn (CapEx) đang là ưu tiên của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam.

Coworking đang mở rộng với tốc độ ổn định. Năm 2024, thị trường coworking toàn cầu có giá trị 22,01 tỷ USD và dự kiến sẽ đạt 25,11 tỷ USD vào năm 2025. Đến năm 2034, các chuyên gia coworking dự đoán con số này có thể tăng lên khoảng 82,12 tỷ USD, với tốc độ tăng trưởng hàng năm khoảng 14,1%.

Điều này cho thấy coworking đang trở thành lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp cần linh hoạt và muốn giảm áp lực chi phí so với văn phòng truyền thống. Bài viết sẽ phân tích tổng chi phí sở hữu của hai mô hình dựa trên toàn vòng đời hợp đồng – giúp doanh nghiệp có cơ sở rõ ràng khi ra quyết định.

So sánh giữa Chi phí Vốn (CapEx) và Chi phí Vận hành (OpEx)

Sai lầm kinh điển khi so sánh chi phí văn phòng là chỉ nhìn vào đơn giá thuê theo m2, mà bỏ qua cả một “cục” chi phí vốn ban đầu (CapEx) để biến mặt bằng thô thành văn phòng có thể vận hành. Với mô hình văn phòng truyền thống, đây thường là rào cản tài chính lớn nhất.

Chi phí thiết kế và quy hoạch không gian

Trước khi có thể bắt đầu làm việc, doanh nghiệp thuê văn phòng truyền thống phải cần thiết kế toàn bộ không gian. Giai đoạn này thường cần kiến trúc sư và đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để vừa tối ưu diện tích, vừa đảm bảo các tiêu chuẩn an toàn – PCCC – quy định tòa nhà.

Theo dữ liệu thị trường 2024 – 2025: Đơn giá thiết kế nội thất văn phòng hiện dao động khoảng 180.000 – 500.000 VNĐ/m2. Khoản này thường bao gồm:

• Khảo sát hiện trạng.
• tư vấn layout công năng.
• Dựng phối cảnh 3D.
• Chỉnh sửa thiết kế theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Với văn phòng diện tích 100 – 300 m2, chỉ riêng chi phí bản vẽ thiết kế có thể tới hàng chục triệu đồng. Doanh nghiệp còn phải chờ từ 1 – 2 tuần hoặc lâu hơn để chốt được phương án cuối cùng.

Ngoài ra, phong cách thiết kế (Hiện đại, Tối giản, Japandi, Công nghiệp…) cũng tác động tới đơn giá. Do đó, doanh nghiệp phải cân bằng khá kỹ giữa hình ảnh thương hiệu và ngân sách thực tế để đưa ra quyết định đúng đắn.

Chi phí thi công nội thất và hoàn thiện hạ tầng

Sau khi chốt thiết kế, phần “nặng” nhất trong CapEx mới thực sự bắt đầu: thi công hoàn thiện. Doanh nghiệp phải tự chi trả cho các hạng mục gồm:

• Vách ngăn, trần, sàn.
• Hệ thống điện, đèn chiếu sáng, M&E.
• Hệ thống mạng nội bộ, internet.
• Bàn ghế, tủ hồ sơ, khu pantry, quầy lễ tân…

Mặt bằng giá thi công nội thất văn phòng hiện thường nằm trong các khoảng:

• Gói cơ bản: khoảng 1.500.000 – 2.000.000 VNĐ/m2.
• Gói trung cấp đến cao cấp: khoảng 2.000.000 – 3.500.000 VNĐ/m2 hoặc cao hơn, tùy vật liệu và mức độ phức tạp

Như vậy, để hoàn thiện một văn phòng 100m2 ở mức tiêu chuẩn, doanh nghiệp cần chuẩn bị một khoảng từ 150 – 350 triệu đồng tiền mặt. Đây là dạng “chi phí chìm” gần như không thể thu hồi khi doanh nghiệp quyết định chuyển sang mặt bằng khác.

Coworking giúp loại bỏ gánh nặng CapEx

Ngược lại, nếu doanh nghiệp chọn mô hình coworking, phần gánh nặng CapEx gần như được xóa bỏ. Doanh nghiệp chỉ cần “bước vào và làm việc” theo đúng nghĩa Plug-and-Play.

Toàn bộ hạ tầng như: bàn ghế, máy lạnh, hệ thống chiếu sáng, internet tốc độ cao, phòng họp, khu pantry… đã được đầu tư sẵn. Doanh nghiệp không phải bỏ thêm tiền cho xây dựng hay mua sắm tài sản cố định. Nhờ đó giữ được dòng vốn lưu động để tập trung cho hoạt động kinh doanh cốt lõi thay vì chi trả quá nhiều vào setup văn phòng.

Chọn coworking, doanh nghiệp gần như không còn gánh nặng CapEx

So sánh giữa Chi phí Vận hành (OpEx) và các biến số quản lý

Nếu CapEx là “vé vào cửa” thì OpEx chính là khoản “nuôi bộ máy” hàng tháng. Khác biệt cốt lõi giữa văn phòng truyền thống và mô hình coworking nằm ở mức độ trọn gói và khả năng dự báo chi phí.

Sự phức tạp của phí dịch vụ và quản lý tòa nhà

Trong mô hình văn phòng truyền thống, ngoài tiền thuê mặt bằng, doanh nghiệp còn phải chi thêm phí quản lý tòa nhà. Đây là khoản bắt buộc để vận hành khu vực chung: vệ sinh, an ninh, bảo trì thang máy, hệ thống kỹ thuật…

Mức phí này bị chi phối bởi nhiều yếu tố:

• Diện tích thuê: Diện tích càng lớn, tổng phí quản lý càng tăng.
• Tình hình thị trường: Khi nhu cầu thuê văn phòng tăng, chủ tòa nhà thường điều chỉnh tăng phí.
• Chất lượng dịch vụ và tiện ích: Tòa nhà càng nhiều tiện ích, phí quản lý càng cao.

Không chỉ vậy, doanh nghiệp còn phải nộp thuế VAT 10% trên tổng tiền thuê và phí dịch vụ. Công thức tính cơ bản:

Thuế VAT = Giá thuê văn phòng × Thuế suất VAT (10%)

Toàn bộ các khoản này lại phải hạch toán chi tiết vào các tài khoản như 331, 111, 112, làm khối lượng công việc của phòng kế toán – tài chính tăng lên đáng kể.

Chi phí nhân sự vận hành và tiện ích hàng tháng

Một văn phòng truyền thống không thể tự vận hành. Doanh nghiệp thường phải tuyển hoặc thuê ngoài:

• Lễ tân đón khách, nhận và xử lý bưu phẩm.
• Nhân viên tạp vụ phụ trách vệ sinh hàng ngày.
• Bảo vệ hoặc nhân sự an ninh.
• Nhân viên IT vận hành hệ thống mạng, thiết bị.

Tổng lương, bảo hiểm và phúc lợi cho nhóm này tạo thành một khoản OpEx cố định khá lớn mỗi tháng.

Song song đó, doanh nghiệp còn phải tự quản lý và thanh toán riêng lẻ các hóa đơn cho: Điện, nước, internet, nước uống trà/cafe…

Tất cả đều là chi phí biến đổi và dễ “đội” lên nếu không kiểm soát sát sao.

Mô hình chi phí “All-in-one” tại coworking space

Ở coworking, cấu trúc chi phí đơn giản hơn rất nhiều. Giá thuê thường tính trọn gói, bao gồm:

• Phí quản lý tòa nhà.
• Điện, nước, internet tốc độ cao.
• Lễ tân chuyên nghiệp, hỗ trợ nhận bưu phẩm…
• An ninh 24/7.
• Vệ sinh khu vực làm việc hàng ngày.
• Pantry với trà, cà phê miễn phí

Nhờ gộp toàn bộ các khoản này vào một hóa đơn duy nhất, doanh nghiệp:

• Không cần duy trì đội ngũ hành chính – vận hành cồng kềnh.
• Giảm hẳn số lượng đầu việc hạch toán, đối chiếu, thanh toán.
• Dự báo dòng tiền hàng tháng dễ dàng – không bị “giật mình” bởi biến động giá điện, nước hay chi phí sửa chữa phát sinh.

Tóm lại: Văn phòng truyền thống khiến OpEx phân mảnh và khó kiểm soát – còn coworking gom mọi chi phí vận hành vào một gói duy nhất, rõ ràng và dễ dự trù.

Coworking gói gọn mọi chi phí vận hành vào một mức giá rõ ràng, dễ kiểm soát

So sánh rủi ro tài chính và chi phí ẩn khi kết thúc chu kỳ thuê

Giai đoạn kết thúc hợp đồng là lúc nhiều doanh nghiệp thuê văn phòng truyền thống mới “ngã ngửa” vì những khoản phát sinh ngoài dự tính, đặc biệt là chi phí hoàn trả mặt bằng và chi phí di dời.

Chi phí hoàn trả nguyên trạng

Trong hầu hết hợp đồng thuê văn phòng truyền thống đều có điều khoản yêu cầu bên thuê phải hoàn trả mặt bằng về trạng thái thô ban đầu khi chấm dứt hợp đồng.

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải bỏ thêm một khoản ngân sách chỉ để… phá dỡ những hạng mục mình đã đầu tư trước đó. Các hạng mục thường phải chi trả gồm:

• Phá dỡ vách ngăn, tháo bỏ các khu vực ngăn phòng.
• Bóc sàn, trả lại nền thô.
• Tháo dỡ hệ thống đèn, trần trang trí.
• Đi lại hệ thống điện, dây cáp về hiện trạng ban đầu

Khoản chi này thường không được tính vào ngân sách ban đầu, nhưng đến khi thanh lý hợp đồng lại chiếm một phần không nhỏ trong tổng chi phí kết thúc hợp đồng.

Chi phí vận chuyển và logistic

Khi chuyển văn phòng truyền thống, doanh nghiệp gần như phải “chuyển nhà” toàn bộ bàn ghế, tủ hồ sơ, máy tính, máy chủ… nên chi phí logistic thường rất cao. Ở Việt Nam, cước vận chuyển thường tính theo tải trọng xe và quãng đường, kèm nhiều loại phụ phí.

• Xe tải 1.2 – 1.4 tấn: khoảng 11.000 – 12.000đ/km cho quãng đường 51 – 100km
• Xe tải 1.9 – 2.5 tấn: khoảng 15.000 – 20.000đ/km
• Phụ phí: phí chờ ~100.000đ/giờ, phí lưu đêm 200.000 – 300.000đ/đêm, cộng thêm phí bốc xếp hai đầu

Với coworking, nội thất và hạ tầng đã được chuẩn bị sẵn. Doanh nghiệp chỉ cần mang theo laptop, hồ sơ và thiết bị cá nhân – nên gần như cắt giảm được phần lớn chi phí vận chuyển và chi phí hoàn trả mặt bằng.

The Sentry – Địa điểm coworking hàng đầu tại TP.HCM

Khi so sánh chi phí văn phòng, không chỉ nhìn vào tiền thuê mà còn phải tính giá trị nhận lại. The Sentry không chỉ cho thuê chỗ ngồi, mà xây dựng một hệ sinh thái coworking đa dạng, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và tăng giá trị thương hiệu cùng lúc.

Mạng lưới vị trí đắc địa

The Sentry giúp doanh nghiệp hiện diện tại các tòa nhà hạng A và khu vực trọng điểm mà không cần gánh toàn bộ chi phí thuê truyền thống:

• The Sentry C – 15 Lê Thánh Tôn, P. Sài Gòn: Trung tâm tài chính, gần ngân hàng, cơ quan hành chính – dễ dàng tiếp cận và gặp gỡ khách hàng/đối tác.
• The Sentry P – 16 Nguyễn Đăng Giai: Khu expat (hay khu người nước ngoài), phù hợp agency và công ty sáng tạo, marketing.
• The Sentry Z – 25A/1 Nguyễn Bỉnh Khiêm: Tòa nhà xanh đạt chứng chỉ Lotus Gold, hỗ trợ doanh nghiệp nâng tầm thương hiệu khi làm việc với nhà đầu tư.

Orbital 1.0 & 2.0 (QTSC IT PARK): Nằm trong Công viên phần mềm Quang Trung, cung cấp không gian văn phòng cho thuê lên tới 11.700 m² (với 1.465 m² mỗi tầng), tối ưu cho nhu cầu của các tập đoàn lớn.

Hệ sinh thái hỗ trợ doanh nghiệp tăng trưởng toàn diện

Không chỉ là đơn vị cho thuê văn phòng, The Sentry còn giữ vai trò đối tác chiến lược đồng hành cùng tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp tại Việt Nam:

• Cộng đồng & networking: Tại The Sentry C, khoảng 45% là startup công nghệ, 18% là quỹ đầu tư mạo hiểm và 37% là doanh nghiệp thương mại điện tử/truyền thông. Môi trường này giúp bạn dễ gặp khách hàng, đối tác, nhà đầu tư ngay tại pantry, sảnh chung.
• Dịch vụ trọn gói: The Sentry hỗ trợ đầy đủ dịch vụ vận hành và tiện ích (lễ tân, thư tín, pháp lý – hành chính, phòng họp, internet tốc độ cao, pantry, an ninh 24/7…) giúp doanh nghiệp toàn tâm cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.
• Tiện ích nâng chất lượng sống: Phòng yoga, thiền, khu giải trí, không gian sự kiện… giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân nhân sự giỏi mà không phải tự đầu tư xây dựng.

The Sentry giúp doanh nghiệp “mua” một không gian làm việc nhưng “nhận” về cả một hệ sinh thái: vị trí đẹp, cộng đồng chất lượng, dịch vụ hỗ trợ và tiện ích đời sống cao cấp – những yếu tố mà văn phòng truyền thống khó có thể cung cấp trọn vẹn.

The Sentry là hệ sinh thái văn phòng và cộng đồng chất lượng cao, giúp doanh nghiệp tăng trưởng bền vững

Nếu bạn muốn trực tiếp cảm nhận không khí làm việc, tiện ích và cộng đồng tại The Sentry, hãy đặt lịch tham quan văn phòng ngay hôm nay. Đội ngũ tư vấn sẽ đưa bạn đi trải nghiệm từng không gian, tư vấn gói giải pháp phù hợp với quy mô và ngân sách của doanh nghiệp!