Quy trình thành lập công ty mới và các thủ tục cần hoàn thiện

Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là bước đánh dấu sự ra đời chính thức của một pháp nhân. Nhưng đây mới chỉ là khởi đầu cho chuỗi thủ tục pháp lý và hành chính mà doanh nghiệp bắt buộc phải hoàn thiện.

Thời gian ngay sau khi thành lập đóng vai trò then chốt, bởi việc thực hiện đúng và đủ các nghĩa vụ với cơ quan nhà nước sẽ giúp tránh rủi ro pháp lý, tạo nền tảng vững chắc cho quản trị và vận hành lâu dài. 

Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết những công việc cần làm ngay sau khi thành lập, giúp doanh nghiệp mới nhanh chóng đi vào hoạt động một cách hợp pháp và hiệu quả.

Hoàn thiện pháp lý và hiện diện doanh nghiệp

Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

Theo Điều 32 Luật Doanh nghiệp 2020, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp – công ty phải công khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong vòng 30 ngày.

Nội dung công bố gồm:

• Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Ngành nghề kinh doanh đã đăng ký.

Việc chậm trễ hoặc không công bố sẽ bị xử phạt hành chính. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục này trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia.

Khắc dấu pháp nhân và treo biển hiệu công ty

Cùng lúc với việc công bố thông tin, doanh nghiệp cần:

• Khắc con dấu pháp nhân (dấu tròn).
• Treo biển hiệu tại trụ sở chính.

Biển hiệu phải thể hiện rõ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ và số điện thoại. Việc không treo biển hiệu có thể dẫn đến xử phạt hành chính và nguy cơ bị khóa mã số thuế. Cơ quan thuế có quyền kiểm tra thực tế tại trụ sở để xác minh hoạt động.

Giải pháp gợi ý: Đăng ký địa chỉ tại các văn phòng của The Sentry C (15 Lê Thánh Tôn, Phường Sài Gòn) hoặc The Sentry Z (25A/1 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Phường Sài Gòn) – giúp doanh nghiệp đáp ứng trọn vẹn các yêu cầu pháp lý và tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp.

The Sentry C và The Sentry Z là 2 địa chỉ văn phòng làm việc được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để nâng tầm thương hiệu

Mua chữ ký số (USB Token)

Chữ ký số là thiết bị USB chứa mã bảo mật, thay thế chữ ký tay và con dấu trong giao dịch điện tử. Đây là công cụ bắt buộc để:

• Kê khai và nộp thuế điện tử.
• Khai báo bảo hiểm xã hội.
• Phát hành hóa đơn điện tử.
• Giao dịch qua Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Doanh nghiệp nên mua chữ ký số từ nhà cung cấp được cấp phép như Viettel-CA, FPT-CA, BKAV-CA, VNPT-CA để đảm bảo tính hợp lệ.

Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp

Tài khoản ngân hàng doanh nghiệp hỗ trợ việc vận hành và giao dịch minh bạch. Tài khoản này được sử dụng để:

• Nộp thuế và thanh toán bảo hiểm xã hội.
• Giao dịch mua bán trên 20 triệu đồng để được khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí hợp lệ khi quyết toán thuế TNDN.

Hồ sơ mở tài khoản thường gồm Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy tờ tùy thân của người đại diện và Con dấu công ty. Từ 01/05/2021, doanh nghiệp không cần thông báo số tài khoản cho Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Điều hướng các nghĩa vụ thuế và kế toán

Nộp hồ sơ khai thuế ban đầu

Theo Khoản 2, Điều 33 Luật Quản lý thuế 2019, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ khai thuế ban đầu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký hình thức kế toán và phương pháp tính thuế.
• Tờ khai đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.
• Quyết định bổ nhiệm Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc.
• Quyết định bổ nhiệm người phụ trách kế toán hoặc Kế toán trưởng.
• Đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định.
• Phiếu đăng ký trao đổi thông tin điện tử với cơ quan thuế.

Chậm nộp có thể bị phạt hành chính từ cảnh cáo đến 25 triệu đồng, tùy thời gian vi phạm.

Kê khai và nộp lệ phí môn bài

Đây là khoản phí thường niên nộp vào ngân sách nhà nước, tính dựa trên vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư:

• Vốn trên 10 tỷ đồng: 3 triệu đồng/năm.
• Vốn từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2 triệu đồng/năm.

Doanh nghiệp thành lập mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu tiên, nhưng vẫn phải nộp tờ khai. Thời hạn nộp cho năm tiếp theo là 30/01 hằng năm. Nếu chậm, ngoài phạt hành chính còn bị tính lãi chậm nộp 0,03%/ngày.

Lựa chọn chế độ kế toán và phương pháp tính thuế GTGT

Doanh nghiệp cần đăng ký chế độ kế toán áp dụng:

• Thông tư 133/2016/TT-BTC: phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC: áp dụng cho doanh nghiệp lớn.

Về phương pháp tính thuế GTGT, phổ biến nhất là phương pháp khấu trừ, cho phép khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Việc đăng ký thực hiện cùng lúc với hồ sơ khai thuế ban đầu.

Phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp phải dùng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Quy trình gồm:

• Chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được cấp phép.
• Lập quyết định sử dụng và thiết kế mẫu hóa đơn.
• Gửi thông báo phát hành hóa đơn điện tử qua mạng cho cơ quan thuế.
• Chỉ được xuất hóa đơn sau khi cơ quan thuế chấp thuận.

Các thủ tục thuế – kế toán đòi hỏi thời gian và sự chính xác tuyệt đối. Với giải pháp văn phòng trọn gói tại The Sentry, doanh nghiệp có thể giảm thiểu áp lực quản lý không gian làm việc – tập trung toàn bộ nguồn lực cho hoạt động kinh doanh và hoàn thiện hồ sơ pháp lý. Các phòng họp riêng tư và bảo mật của The Sentry là lựa chọn lý tưởng để trao đổi cùng luật sư, kế toán và đối tác chiến lược.

Hoàn tất nghĩa vụ về vốn và lao động

Góp vốn điều lệ đúng hạn

Vốn điều lệ là giá trị tài sản các thành viên hoặc cổ đông cam kết khi thành lập công ty. Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc góp vốn phải đủ và đúng loại tài sản đã cam kết trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Nếu không hoàn tất đúng hạn, công ty có thể phải điều chỉnh vốn điều lệ và thay đổi đăng ký kinh doanh, gây phát sinh thủ tục pháp lý phức tạp.

Đăng ký lao động và tham gia bảo hiểm xã hội

Khi bắt đầu tuyển dụng, doanh nghiệp phải thực hiện các nghĩa vụ theo luật lao động – bao gồm đăng ký tham gia BHXH, BHYT và BHTN cho nhân viên.

Thủ tục này cần được hoàn tất trong vòng 30 ngày kể từ ngày hợp đồng lao động có hiệu lực, kèm theo Tờ khai theo mẫu của cơ quan BHXH (TK3-TS, D02-LT) và danh sách người lao động tham gia.

Các lưu ý khác

Nếu hoạt động trong ngành nghề kinh doanh có điều kiện, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn và xin giấy phép cần thiết trước khi triển khai.

Việc phân bổ vốn ban đầu nên được tính toán chiến lược: thay vì chi mạnh cho văn phòng truyền thống với khoản CapEx lớn (đặt cọc, mua sắm nội thất, trang thiết bị) – doanh nghiệp có thể lựa chọn văn phòng dịch vụ tại The Sentry P (16 Nguyễn Đăng Giai, Phường An Khánh) hoặc The Sentry Q ( Đường số 3, Khu QTSC).

Giải pháp này giúp chuyển đổi chi phí sang OpEx dự đoán được hàng tháng, giải phóng nguồn vốn để đầu tư vào hoạt động tạo doanh thu như phát triển sản phẩm, marketing hoặc tuyển dụng nhân sự. Đây là hướng tiếp cận giúp tối ưu dòng tiền và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ngay từ giai đoạn đầu.

Lựa chọn văn phòng tại The Sentry P và Q sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và làm việc hiệu quả hơn

Hoàn thiện thủ tục sau thành lập là bước chiến lược để doanh nghiệp tuân thủ pháp luật và sẵn sàng tăng trưởng. The Sentry cung cấp không gian làm việc hiện đại, địa chỉ kinh doanh uy tín, dịch vụ hỗ trợ văn phòng và cộng đồng doanh nhân năng động – giúp doanh nghiệp bạn giảm gánh nặng thủ tục để tập trung phát triển.

GỌI +84 969 067 845 ngay để đặt lịch tham quan hệ thống văn phòng đẳng cấp của The Sentry!