Thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu ngày càng sâu rộng, việc các doanh nghiệp nước ngoài mở văn phòng đại diện tại Việt Nam đã trở thành một xu hướng tất yếu. Tuy nhiên, để hiện diện thành công tại thị trường đầy tiềm năng này, việc nắm vững các thủ tục pháp lý liên quan là vô cùng quan trọng. 

Bài viết này sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết từ A đến Z về quy trình và thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, giúp bạn tự tin hơn khi thực hiện các hoạt động kinh doanh trên thị trường Việt.

Lợi ích khi mở văn phòng đại diện

Việc mở văn phòng đại diện mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp nước ngoài, cụ thể:

• Tăng cường sự hiện diện: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín và hình ảnh chuyên nghiệp tại Việt Nam, từ đó thu hút khách hàng và đối tác tiềm năng.
• Tiếp cận thị trường: Văn phòng đại diện giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về thị trường, văn hóa và luật pháp Việt Nam, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thâm nhập thị trường.
• Giảm chi phí: So với việc thành lập một công ty con, mở văn phòng đại diện thường ít tốn kém hơn về chi phí và nhân sự.
• Linh hoạt: Văn phòng đại diện cho phép doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam một cách có hợp pháp, linh hoạt và dễ dàng điều chỉnh chiến lược kinh doanh.

Điều kiện để mở văn phòng đại diện

Để được cấp phép mở văn phòng đại diện tại Việt Nam, doanh nghiệp nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Văn phòng đại diện chỉ được thành lập sau khi công ty mẹ đã chính thức đi vào hoạt động.
• Tên văn phòng phải bao gồm tên công ty mẹ và cụm từ “Văn phòng Đại diện.”
• Văn phòng đại diện chỉ được thực hiện các hoạt động giao dịch phục vụ cho hoạt động của văn phòng, không được tham gia trực tiếp vào hoạt động kinh doanh.
• Trưởng văn phòng đại diện chỉ được ký kết các hợp đồng liên quan đến hoạt động của văn phòng, không được ký kết hợp đồng kinh doanh.
• Địa chỉ văn phòng đại diện không được là nhà tập thể hoặc chung cư.
• Mặc dù văn phòng đại diện không phát sinh nghĩa vụ thuế, nhưng nếu thay đổi địa chỉ sang quận/huyện khác, cần phải xác nhận nghĩa vụ thuế với Chi cục Thuế cũ. Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ địa chỉ văn phòng ngay từ đầu để tránh các thủ tục phát sinh sau này.

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện gồm những gì?

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm những giấy tờ sau:

• Văn bản chính thức thông báo về việc thành lập văn phòng đại diện. Đối với công ty Cổ phần và công ty TNHH từ 2 thành viên trở lên, phải có Biên bản họp về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Văn bản quyết định chính thức về việc thành lập văn phòng đại diện.
• Văn bản quyết định chính thức bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện, trong trường hợp người đứng đầu văn phòng đại diện không phải là người đại diện theo pháp luật, chủ sở hữu, cổ đông hoặc thành viên công ty.
• Bản sao công chứng CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người đứng đầu văn phòng đại diện.
• Giấy ủy quyền hoặc giấy giới thiệu cho người nộp hồ sơ.
• Bản sao công chứng CCCD/CMND hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực của người nộp hồ sơ.

Quy trình, thủ tục mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Dưới đây là 3 bước thực hiện mở văn phòng đại diện cơ bản mà bạn cần nắm rõ:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ kỹ càng

Hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ tất cả các giấy tờ cần thiết theo chia sẻ ở trên. Việc này sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng và suôn sẻ hơn.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Bạn có ba lựa chọn linh hoạt để nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tại nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở:

• Cách 1: Đến trực tiếp Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT để nộp hồ sơ.
• Cách 2: Gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính Việt Nam (VNPost).
• Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến thông qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Bạn cần sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng.

Bước 3: Chờ nhận giấy phép văn phòng đại diện

Trong vòng 3 ngày làm việc, Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT sẽ xem xét hồ sơ của bạn và thông báo kết quả:

• Nếu hồ sơ hợp lệ: Bạn sẽ được cấp giấy chứng nhận đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện.
• Nếu hồ sơ chưa hợp lệ:  Bạn sẽ nhận được thông báo chi tiết về những điểm cần chỉnh sửa hoặc bổ sung trong hồ sơ. Sau khi hoàn thiện, hãy nộp lại hồ sơ để tiếp tục quá trình xét duyệt.

Lưu ý: Đối với Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì quy trình và thủ tục mở văn phòng đại diện sẽ phức tạp hơn. Do đó, hãy tìm hiểu kỹ về các điều kiện và yêu cầu cụ thể trước khi bắt đầu.

Những điều cần lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện

Khi thành lập văn phòng đại diện, có một số lưu ý quan trọng sau:

Thời hạn thực hiện thủ tục thành lập

Doanh nghiệp phải gửi thông báo lập văn phòng đại diện đến Phòng Đăng ký Kinh doanh trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định thành lập.

Quy định về Thuế môn bài

Văn phòng đại diện không phải nộp thuế môn bài vì không được phép hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định pháp luật.

Quy định về Thuế thu nhập cá nhân

Theo quy định Điều 24, Thông tư số 111/2013/TT-BTC: Văn phòng đại diện có trách nhiệm nộp thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương của nhân viên.

Đóng BHXH cho nhân sự

Văn phòng đại diện có thể tự đóng BHXH cho nhân viên hoặc ủy thác cho công ty mẹ thực hiện việc này.

Câu hỏi liên quan về thủ tục thành lập văn phòng đại diện

Ai là người đứng đầu văn phòng đại diện?

Người đứng đầu có thể là giám đốc công ty hoặc người được giám đốc công ty bổ nhiệm.

Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Không, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân vì là đơn vị phụ thuộc của công ty.

Văn phòng đại diện có được xuất hóa đơn VAT không?

Không, văn phòng đại diện không được phép tiến hành hoạt động kinh doanh, do đó không thể xuất hóa đơn VAT.

Văn phòng đại diện có được phép kinh doanh không?

Không, văn phòng đại diện chỉ được thực hiện nghiên cứu, cung cấp thông tin và hỗ trợ tiếp cận thị trường.

Lệ phí nhà nước khi thành lập văn phòng đại diện là bao nhiêu?

Đối với doanh nghiệp trong nước, lệ phí đăng ký sẽ theo Biểu phí được ban hành kèm theo Thông tư số 47/2019/TT-BTC:

• Lệ phí đăng ký kinh doanh: 50.000 VNĐ/lần  (miễn phí nếu đăng ký trực tuyến).
• Phí công bố thông tin đăng ký: 100.000 VNĐ/lần.

Đối với thương nhân nước ngoài, lệ phí đăng ký được quy định tại theo Điều 4 Thông tư 143/2016/TT-BTC như sau:

• Lệ phí cấp mới giấy phép thành lập: 3.000.000 đồng/giấy phép.
• Lệ phí cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn: 1.500.000 đồng/giấy phép.

Các thủ tục cần thực hiện sau khi thành lập văn phòng đại diện

• Treo biển hiệu tại văn phòng đại diện, đảm bảo có các thông tin gồm: Tên văn phòng đại diện, Tên cơ quan chủ quản (công ty mẹ), Địa chỉ trụ sở và Số điện thoại.
• Trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến Nội dung hoạt động của văn phòng đại diện hoặc Thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động – cần tiến hành thủ tục thay đổi thông tin tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Việc mở văn phòng đại diện tại Việt Nam là một chiến lược quan trọng để doanh nghiệp nước ngoài tiếp cận thị trường tiềm năng này. Tuy nhiên, để quá trình diễn ra thuận lợi, việc nắm vững các thủ tục pháp lý và thực hiện đúng quy trình là điều cần thiết. 

Nếu bạn cảm thấy quá trình này quá phức tạp, đừng ngần ngại tìm kiếm sự tư vấn từ các chuyên gia pháp lý hoặc dịch vụ hỗ trợ thành lập doanh nghiệp. Họ sẽ giúp bạn đảm bảo mọi thủ tục mở văn phòng đại diện được thực hiện chính xác, nhanh chóng và hiệu quả.

Văn phòng ảo: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp mở văn phòng đại diện tại Việt Nam

Việc thiết lập một văn phòng đại diện truyền thống thường đi kèm với nhiều thách thức về chi phí, thời gian và nhân lực. Đây là lúc văn phòng ảo nổi lên như một giải pháp tối ưu, mang đến sự linh hoạt và hiệu quả cho các doanh nghiệp.

Văn phòng ảo là giải pháp Linh hoạt, Tiết kiệm và Chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp nước ngoài muốn hoạt động tại Việt Nam

Lợi ích vượt trội của văn phòng ảo:

• Tiết kiệm chi phí: Không cần đầu tư vào mặt bằng, trang thiết bị hay nhân sự hành chính, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí vận hành.
• Tiết kiệm thời gian: Thủ tục đăng ký nhanh chóng, doanh nghiệp có thể đi vào hoạt động ngay lập tức mà không mất thời gian cho việc tìm kiếm và setup văn phòng.
• Tối ưu nhân lực: Không cần tuyển dụng và quản lý nhân viên hành chính, doanh nghiệp có thể tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
• Hình ảnh chuyên nghiệp: Địa chỉ kinh doanh uy tín – đặt tại các khu vực trung tâm, dịch vụ tiếp nhận thư tín và dịch vụ lễ tân chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh đáng tin cậy trong mắt khách hàng và đối tác.
• Linh hoạt mở rộng: Dễ dàng thay đổi địa chỉ hoặc nâng cấp dịch vụ khi cần thiết, phù hợp trong từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Văn phòng ảo mang đến nhiều lợi ích đáng kể về chi phí và nhân sự cho các doanh nghiệp

The Sentry: Đối tác cung cấp dịch vụ văn phòng ảo uy tín, giá tốt tại TP.HCM

Với bề dày kinh nghiệm và uy tín trên thị trường, The Sentry tự hào mang đến giải pháp văn phòng ảo toàn diện, đáp ứng mọi yêu cầu khắt khe của doanh nghiệp:

• Địa chỉ kinh doanh chiến lược: Tọa lạc tại các vị trí trung tâm đắc địa, tạo thuận lợi cho việc di chuyển, tiếp cận, giao dịch và nâng tầm hình ảnh thương hiệu.
• Dịch vụ chuyên nghiệp: Tiếp nhận và chuyển tiếp thư tín, bưu phẩm và cuộc gọi điện thoại một cách nhanh chóng, chính xác và bảo mật.
• Phòng họp hiện đại: Trang bị đầy đủ tiện nghi công nghệ, đáp ứng nhu cầu hội họp, gặp gỡ đối tác và tổ chức sự kiện quan trọng.
• Hỗ trợ pháp lý: Tư vấn và hỗ trợ các thủ tục pháp lý liên quan đến thành lập và vận hành văn phòng đại diện, đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật Việt Nam.

The Sentry  mang đến dịch vụ văn phòng ảo đẳng cấp, đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế – đồng hành cùng quý doanh nghiệp trên hành trình phát triển bền vững tại TP.HCM

Địa chỉ liên hệ:

• The Sentry P: 16 Nguyễn Đăng Giai, Thảo Điền, Quận 2.

• The Sentry C: 15 Lê Thánh Tôn, phường Bến Nghé, Quận 1.

• The Sentry Z: 25A/1 Nguyễn Bỉnh Khiêm, phường Bến Nghé, Quận 1.

Hãy để The Sentry đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trên con đường chinh phục thị trường Việt Nam! Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ văn phòng ảo chất lượng cao nhé!