Tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc bao nhiêu m²/người?

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc bao nhiêu m²/người là câu hỏi mà nhiều doanh nghiệp quan tâm khi lên kế hoạch thuê, thiết kế hoặc tái cấu trúc không gian làm việc.

Diện tích quá nhỏ sẽ gây chật chội, giảm hiệu suất – diện tích dư thừa lại kéo chi phí vận hành tăng cao. Việc nắm rõ mức diện tích phù hợp cho mỗi nhân sự giúp doanh nghiệp cân đối ngân sách, bố trí không gian hợp lý và tạo môi trường làm việc thoải mái, đáp ứng yêu cầu vận hành thực tế lẫn xu hướng làm việc hiện đại.

Vì sao cần tính toán tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng làm việc?

Diện tích văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến cách doanh nghiệp vận hành và trải nghiệm làm việc hàng ngày của nhân viên. Dưới đây là những lý chính:

Tối ưu không gian sử dụng

Diện tích được tính toán hợp lý giúp văn phòng gọn gàng, dễ tổ chức và tránh lãng phí. Doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí thuê mặt bằng, trong khi vẫn đảm bảo mỗi khu vực đều có mục đích sử dụng rõ ràng.

Đảm bảo sự thoải mái và sức khỏe nhân viên

Không gian đủ rộng, bố trí khoa học giúp nhân viên làm việc thoải mái hơn, giảm căng thẳng, hạn chế mỏi mắt hay các vấn đề cơ xương do ngồi lâu. Khi thể trạng và tinh thần ổn định, hiệu suất làm việc cũng cải thiện rõ rệt.

Dễ dàng thích ứng khi doanh nghiệp thay đổi

Văn phòng được thiết kế theo tiêu chuẩn hợp lý sẽ linh hoạt hơn khi cần mở rộng nhân sự, thay đổi mô hình làm việc hoặc tái bố trí không gian. Điều này giúp doanh nghiệp chủ động trước các giai đoạn tăng trưởng hoặc tái cấu trúc.

Thúc đẩy giao tiếp và làm việc nhóm

Cách phân bổ diện tích ảnh hưởng lớn đến sự kết nối giữa các bộ phận. Không gian mở vừa đủ, khu vực trao đổi được bố trí hợp lý sẽ giúp nhân viên dễ tương tác, phối hợp và chia sẻ ý tưởng nhiều hơn trong công việc hàng ngày.

Tuân thủ pháp lý

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về an toàn, ánh sáng, thông gió và mật độ người làm việc. Đây là yếu tố cần thiết để vận hành ổn định và tránh rủi ro pháp lý về sau.

Tóm lại, tính toán tiêu chuẩn thiết kế diện tích văn phòng là bước đầu tư cho sự vận hành lâu dài. Khi không gian được tổ chức đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp dễ kiểm soát chi phí, nhân viên làm việc thoải mái hơn và toàn bộ môi trường làm việc trở nên hiệu quả, bền vững hơn.

Doanh nghiệp cần bao nhiêu diện tích văn phòng là hợp lý?

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng trên mỗi người thường được tính dựa trên số lượng chỗ ngồi làm việc thực tế. Tùy mục tiêu vận hành và ngân sách, doanh nghiệp có thể chọn các mức sau:

• Mức phổ biến: khoảng 5 – 6 m²/người. Đây là diện tích vừa đủ cho làm việc hàng ngày và cũng là mức được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng.
• Mức tiết kiệm: khoảng 3 – 4 m²/người, phù hợp với mô hình tối ưu chi phí hoặc đội ngũ làm việc ngắn hạn, linh hoạt.
• Mức tiêu chuẩn cao: khoảng 7 – 10 m²/người, mang lại không gian thoải mái hơn, giúp nhân viên tập trung và làm việc hiệu quả. Nhiều tòa nhà văn phòng hạng A hiện nay lựa chọn mức này để đảm bảo trải nghiệm làm việc và vận hành lâu dài.

Xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng như thế nào?

Công việc văn phòng bao gồm nhiều hoạt động khác nhau, từ tập trung cá nhân đến trao đổi nhóm. Phần lớn các hoạt động này diễn ra tại khu vực bàn làm việc, nơi nhân viên dành nhiều thời gian nhất trong ngày.

Khi xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng, cần xem xét tổng thể không gian làm việc thay vì chỉ tập trung vào kích thước bàn ghế. Việc thiết kế, sắp xếp lại hoặc chuyển địa điểm văn phòng cũng nên xem xét đến trải nghiệm làm việc thực tế của nhân viên.

Trước khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào, doanh nghiệp nên tự đặt ra một số câu hỏi sau:

• Không gian làm việc có đảm bảo mức độ riêng tư về âm thanh không? Các cuộc trò chuyện, tiếng ồn xung quanh có ảnh hưởng đến khả năng tập trung hay công việc sử dụng điện thoại của nhân viên không?
• Văn phòng được phân chia bằng tường, vách ngăn hay theo mô hình không gian mở?
• Nhân viên có cảm nhận được sự riêng tư về mặt thị giác tại khu vực làm việc không?
• Không gian làm việc có cho phép cá nhân hóa theo nhu cầu và thói quen của từng người không?
• Khu vực làm việc có tiếp cận được ánh sáng tự nhiên hay phụ thuộc hoàn toàn vào ánh sáng nhân tạo?
• Cách bố trí bàn làm việc có khuyến khích giao tiếp, trao đổi giữa các cá nhân khi cần thiết không?
• Có đủ không gian cho việc lưu trữ và bố trí thiết bị dùng chung như: tủ tài liệu, màn hình phụ, máy in hay các thiết bị văn phòng khác không?

Việc trả lời rõ ràng những câu hỏi này giúp doanh nghiệp xây dựng tiêu chuẩn diện tích văn phòng phù hợp, cân bằng giữa hiệu suất làm việc, sự thoải mái của nhân viên và nhu cầu sử dụng lâu dài.

Cách tính tiêu chuẩn diện tích văn phòng làm việc phù hợp

Việc xác định diện tích văn phòng phù hợp chưa bao giờ là bài toán đơn giản. Mỗi doanh nghiệp có cách vận hành, mô hình làm việc và nhịp độ tăng trưởng khác nhau, nên rất khó áp dụng một “chuẩn chung” cho mọi trường hợp.

Đó cũng là lý do các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng hiện nay chủ yếu đưa ra khung tham chiếu, thay vì những con số cứng nhắc. Trên thực tế, doanh nghiệp cần bắt đầu từ chính nhu cầu vận hành của mình, sau đó mới tính đến diện tích phù hợp.

Dưới đây là những yếu tố chính:

• Tổng số nhân sự làm việc trong giờ hành chính.
• Tỷ lệ nhân viên ngồi cố định tại văn phòng so với nhóm thường xuyên ra ngoài.
• Nhu cầu họp hành: tần suất họp và số người tham gia trung bình mỗi buổi.
• Cơ cấu ban lãnh đạo: số lượng quản lý và nhu cầu phòng làm việc riêng.
• Đặc thù ngành nghề: có thường xuyên đào tạo nội bộ hoặc làm việc với cộng tác viên hay không.
• Nhu cầu tiếp khách: có cần khu lễ tân hoặc không gian tiếp khách riêng.
• Cách tổ chức chỗ ngồi: văn phòng mở, bàn theo nhóm hay chia theo dãy.
• Không gian lưu trữ: tủ cá nhân tại chỗ ngồi hay khu lưu trữ dùng chung.

Sau khi làm rõ, doanh nghiệp sẽ dễ dàng xác định diện tích cần thuê, tránh tình trạng thiếu chỗ khi mở rộng hoặc lãng phí không gian trong quá trình vận hành.

Tiêu chuẩn diện tích văn phòng theo từng vị trí làm việc

Lãnh đạo cấp cao

(Giám đốc, Tổng giám đốc và các vị trí tương đương)

Diện tích làm việc phổ biến dao động từ 10 – 18,5 m²/người. Lãnh đạo thường được bố trí văn phòng riêng để đảm bảo sự tập trung và riêng tư, tuy nhiên điều này không bắt buộc nếu doanh nghiệp theo mô hình làm việc mở.

 Nhân viên có vị trí cố định

(Ví dụ: trợ lý hành chính, nhà phân tích, nhân viên vận hành, call center, biên phiên dịch…)

Đây là nhóm làm việc tại bàn trên 60% thời gian trong ngày. Diện tích tiêu chuẩn thường ở mức tối đa 4,5 m²/người, đủ cho bàn làm việc cá nhân, ghế và không gian di chuyển cơ bản.

Nhân viên vị trí linh hoạt

(Account executive, quản lý, admin, phiên dịch viên…)

Những vị trí này chỉ sử dụng bàn làm việc khoảng 40% thời gian. Do đó, diện tích văn phòng thường được tính gọn hơn, khoảng 3 m²/người – phù hợp với các mô hình hot desk hoặc shared desk đang được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định

(Ví dụ: chuyên gia tư vấn, nhân viên dịch vụ khách hàng, kỹ thuật hiện trường…)

Đặc thù công việc khiến nhóm này thường xuyên làm việc bên ngoài và chỉ ghé văn phòng khi cần trao đổi nhanh hoặc họp ngắn.

Diện tích văn phòng dành cho họ chỉ khoảng 1,5 m²/người, chủ yếu phục vụ nhu cầu gặp gỡ và phối hợp công việc.

Nhìn chung, không có một con số diện tích văn phòng “chuẩn tuyệt đối” áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Mức m²/người hợp lý luôn phụ thuộc vào cách vận hành, mô hình làm việc, đặc thù ngành nghề và kế hoạch phát triển trong tương lai.

Khi doanh nghiệp hiểu rõ nhu cầu sử dụng thực tế, phân loại đúng từng nhóm vị trí và tính toán không gian một cách có chiến lược – văn phòng sẽ vận hành hiệu quả hơn, chi phí được kiểm soát tốt hơn và nhân viên có môi trường làm việc thoải mái, bền vững theo thời gian.