Ưu nhược điểm các loại hình văn phòng cho thuê hiện nay

Thị trường văn phòng cho thuê đang thay đổi rõ rệt theo cách doanh nghiệp làm việc và vận hành. Bước sang năm mới, không gian làm việc không còn bó hẹp trong mô hình truyền thống – mà dần dịch chuyển sang các giải pháp linh hoạt, tối ưu chi phí và trải nghiệm nhân sự.

Từ văn phòng truyền thống đến coworking space – mỗi mô hình đều có ưu và nhược điểm riêng, phù hợp với từng quy mô và mục tiêu sử dụng khác nhau. Việc hiểu rõ đặc điểm của từng loại hình sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp, tránh lãng phí ngân sách và không gian sử dụng.

Văn phòng cho thuê là gì?

Văn phòng cho thuê là hình thức cung cấp không gian làm việc trong các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp, thường nằm tại cao ốc hoặc khu phức hợp do doanh nghiệp bất động sản đầu tư và vận hành. Các không gian này được cho thuê để doanh nghiệp đặt trụ sở, văn phòng đại diện hoặc trung tâm điều hành.

Trong một tòa nhà văn phòng, nhiều công ty có thể cùng thuê mặt bằng với diện tích linh hoạt, từ vài chục mét vuông đến hàng nghìn mét vuông, tùy theo quy mô và nhu cầu sử dụng. Mô hình này giúp tối ưu chi phí, tận dụng hạ tầng chung và đảm bảo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

Văn phòng cho thuê được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để đặt trụ sở và hoạt động dài hạn

Ưu – Nhược điểm các loại hình văn phòng cho thuê hiện nay

Văn phòng truyền thống: Vị thế của “người khổng lồ”

Văn phòng truyền thống là loại hình lâu đời và quen thuộc nhất trên thị trường bất động sản thương mại. Doanh nghiệp thuê mặt bằng từ chủ tòa nhà dưới dạng sàn thô hoặc hoàn thiện cơ bản – sau đó tự triển khai thiết kế nội thất, lắp đặt hạ tầng kỹ thuật và tổ chức vận hành hàng ngày.

Hình thức này thường đi kèm hợp đồng thuê dài hạn, tối thiểu từ 2 – 3 năm và có thể kéo dài đến 5 năm hoặc hơn với diện tích lớn. Doanh nghiệp cần chuẩn bị ngân sách đầu tư ban đầu khá cao cho thiết kế, thi công và trang thiết bị. Nhìn chung, văn phòng truyền thống phù hợp với các tổ chức đã có quy mô ổn định và kế hoạch sử dụng lâu dài.

Tại Việt Nam, văn phòng truyền thống được phân loại thành hạng A, B – dựa trên vị trí, chất lượng xây dựng, hệ thống quản lý và uy tín của chủ đầu tư.

Tại Việt Nam, văn phòng truyền thống được phân chia theo hạng A và B dựa trên vị trí, chất lượng công trình, hệ thống kỹ thuật và năng lực quản lý của chủ đầu tư.

• Văn phòng hạng A thường nằm tại các tuyến đường trung tâm như Lê Thánh Tôn, Đồng Khởi tại TP.HCM hoặc Lý Thường Kiệt tại Hà Nội. Giá thuê dao động khoảng 1.000.000 – 1.750.000 đồng/m²/tháng, chưa bao gồm phí dịch vụ và VAT. Đây là lựa chọn quen thuộc của các tập đoàn lớn cần hình ảnh chuyên nghiệp và vị thế thương hiệu rõ ràng.
• Văn phòng hạng B là phân khúc được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhờ mức chi phí hợp lý hơn. Mức giá thuê thường rơi vào khoảng 425.000 – 575.000 đồng/m²/tháng, chủ yếu nằm ở khu vực cận trung tâm hoặc các tòa nhà đã vận hành ổn định trong nhiều năm.

Ưu điểm

Dù mô hình làm việc linh hoạt ngày càng phổ biến, văn phòng truyền thống vẫn là lựa chọn ưu tiên của nhiều tập đoàn lớn. Lý do nằm ở mức độ kiểm soát, tính bảo mật và khả năng xây dựng hình ảnh thương hiệu một cách rõ ràng, lâu dài.

Quyền kiểm soát và bảo mật cao

Văn phòng truyền thống mang lại sự độc quyền tuyệt đối. Doanh nghiệp sử dụng toàn bộ không gian 24/7 – không chia sẻ với đơn vị khác.

Nhờ đó, các tiêu chuẩn an ninh có thể được thiết lập ở mức cao nhất, từ kiểm soát ra vào bằng sinh trắc học đến hệ thống mạng nội bộ tách biệt hoàn toàn. Với các ngành như tài chính, ngân hàng hay luật – đây là điều gần như bắt buộc.

Chủ động xây dựng văn hóa và thương hiệu

Không gian làm việc phản ánh rất rõ cách một doanh nghiệp vận hành. Khi sở hữu văn phòng riêng, doanh nghiệp toàn quyền thiết kế layout, màu sắc, khu pantry cho đến cách đặt logo tại sảnh.

Khách hàng và đối tác khi bước vào có thể cảm nhận ngay quy mô, phong cách và mức độ chuyên nghiệp, từ đó tạo dựng niềm tin vững chắc.

Dễ kiểm soát chi phí trong dài hạn

Mặc dù chi phí ban đầu cao, nhưng nếu xét trong chu kỳ 5 – 10 năm với quy mô nhân sự ổn định, chi phí thuê trên mỗi mét vuông thường thấp hơn so với văn phòng dịch vụ.

Giá thuê được cố định trong giai đoạn đầu, mức tăng được quy định rõ trong hợp đồng, giúp bộ phận tài chính chủ động hơn trong việc dự báo ngân sách.

Nhược điểm

Trong môi trường kinh doanh biến động nhanh, mô hình này cũng bộc lộ nhiều hạn chế đáng cân nhắc.

Áp lực đầu tư ban đầu lớn

Để vận hành một văn phòng truyền thống, doanh nghiệp phải chi một khoản rất lớn ngay từ đầu. Tiền đặt cọc, thiết kế, thi công nội thất, hệ thống cơ điện, hạ tầng mạng… cộng lại có thể lên đến hàng triệu đến hàng tỷ đồng. 

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc công ty nước ngoài mới vào thị trường, đây là rào cản lớn khi nguồn lực cần ưu tiên cho hoạt động kinh doanh cốt lõi.

Thiếu linh hoạt khi quy mô thay đổi

Hợp đồng thuê dài hạn khiến doanh nghiệp khó xoay chuyển khi nhân sự biến động.

• Khi mở rộng nhanh, diện tích thuê dễ rơi vào tình trạng quá tải, ảnh hưởng hiệu suất làm việc. Việc chuyển văn phòng hoặc chấm dứt hợp đồng sớm thường kéo theo chi phí phạt không nhỏ.
• Khi thị trường suy giảm như giai đoạn COVID-19, doanh nghiệp vẫn phải gánh chi phí cho phần diện tích không sử dụng, gây lãng phí nguồn lực.

Gánh nặng vận hành phức tạp

Doanh nghiệp phải tự quản lý toàn bộ hoạt động hậu cần – từ vệ sinh, an ninh, bảo trì hệ thống đến xử lý sự cố kỹ thuật. Điều này đòi hỏi một bộ máy back-office lớn, làm tăng chi phí vận hành và khiến ban lãnh đạo phân tán sự tập trung khỏi các mục tiêu kinh doanh cốt lõi.

Văn phòng chia sẻ (Coworking Space): Khi nơi làm việc không còn là “bốn bức tường”

Coworking Space mở ra một cách làm việc khác hẳn văn phòng truyền thống. Không còn cảm giác khép kín hay tách biệt – thay vào đó là không gian mở nơi những người đến từ nhiều lĩnh vực khác nhau – cùng làm việc, trao đổi và va chạm ý tưởng mỗi ngày.

Tại Việt Nam, các mô hình như The Sentry đã phát triển coworking thành những Trung tâm Cộng đồng (Community Hub) đúng nghĩa – tập trung cộng đồng sáng tạo, công nghệ và startup, nơi kết nối diễn ra tự nhiên chứ không cần sắp đặt.

Coworking Space biến nơi làm việc thành một không gian mở để con người gặp gỡ, trao đổi và tạo ra giá trị thực sự

Vì sao coworking ngày càng được chọn?

Cắt giảm chi phí đầu tư, tối ưu dòng tiền

Lợi ích dễ thấy nhất của coworking nằm ở bài toán chi phí. Doanh nghiệp không cần bỏ vốn cho thiết kế, thi công hay mua sắm nội thất. Mọi thứ đã sẵn sàng từ bàn ghế, internet, máy in đến cà phê, trà nước. Chỉ cần mang laptop đến và bắt đầu làm việc.

Cách làm này giúp chuyển toàn bộ chi phí đầu tư ban đầu sang chi phí vận hành hàng tháng – đặc biệt phù hợp với startup và SME đang ưu tiên dòng tiền cho tăng trưởng.

Linh hoạt theo nhịp vận hành thực tế

Coworking cho phép doanh nghiệp thuê theo giờ, ngày, tháng hoặc dài hạn. Có thể bắt đầu với vài chỗ ngồi, mở rộng nhanh khi dự án mới về, rồi thu gọn lại khi nhu cầu giảm. Mọi thay đổi diễn ra nhanh gọn, không cần thương lượng lại hợp đồng hay chịu phí phạt phức tạp. Với những công ty làm theo dự án hoặc có nhân sự biến động theo mùa, đây là lợi thế rất rõ ràng.

Hệ sinh thái kết nối tạo ra giá trị thật

Làm việc trong coworking đồng nghĩa với việc không bị tách biệt sau những cánh cửa văn phòng đóng kín. The Sentry sở hữu cộng đồng hơn 70 doanh nghiệp trong các lĩnh vực IT, tài chính, thương mại điện tử và đầu tư… tạo nên một mạng lưới kết nối tự nhiên.

Nhiều cơ hội hợp tác bắt đầu từ những cuộc trò chuyện rất đời thường ở pantry hay khu sinh hoạt chung. Các sự kiện nội bộ hay workshop chuyên đề cũng giúp doanh nghiệp mở rộng quan hệ và cập nhật kiến thức mới.

Tiện ích và phong cách sống đẳng cấp

Coworking hiện đại không dừng lại ở chỗ làm việc. Một số không gian hiện đại như The Sentry còn tích hợp thêm yếu tố chăm sóc sức khỏe và thư giãn.

Nhân viên có thể tham gia lớp yoga, thiền, nghỉ ngơi tại nap pods hoặc làm việc trong không gian nhiều ánh sáng tự nhiên và cây xanh đạt tiêu chuẩn xanh. Những phúc lợi này thường khó xuất hiện ở các văn phòng truyền thống quy mô nhỏ.

Nhược điểm

Riêng tư và tiếng ồn

Không gian mở giúp dễ kết nối nhưng cũng dễ gây xao nhãng. Tiếng trao đổi công việc, máy pha cà phê hay người qua lại có thể ảnh hưởng đến những công việc cần tập trung cao.

Dù nhiều coworking đã bố trí khu yên tĩnh và phone booth, các bộ phận như kế toán hay lập trình vẫn có thể chịu nhiều ảnh hưởng.

Rủi ro về bảo mật thông tin

Làm việc trong môi trường dùng chung wifi và không gian vật lý luôn tiềm ẩn nguy cơ rò rỉ dữ liệu. Việc nhìn trộm màn hình hoặc nghe được các cuộc trao đổi nhạy cảm không phải chuyện hiếm.

Doanh nghiệp cần chủ động trang bị miếng dán chống nhìn trộm, sử dụng VPN và tuân thủ chặt chẽ quy trình bảo mật nội bộ.

Hạn chế trong xây dựng hình ảnh thương hiệu riêng

Trong coworking, thương hiệu của đơn vị vận hành thường nổi bật hơn thương hiệu của doanh nghiệp thuê. Khách đến thăm có xu hướng nhớ đến không gian chung thay vì tên công ty bên trong. Với những doanh nghiệp muốn thể hiện hình ảnh độc lập và quy mô lớn, đây có thể là một điểm trừ cần tính đến.

Doanh nghiệp nên chọn văn truyền thống hay Văn phòng chia sẻ?

Không có mô hình văn phòng nào phù hợp cho mọi doanh nghiệp. Lựa chọn đúng phụ thuộc vào quy mô nhân sự, ngân sách, mục tiêu phát triển và mức độ linh hoạt mà doanh nghiệp cần.

Startup và doanh nghiệp dưới 10 nhân sự

Văn phòng chia sẻ là lựa chọn hợp lý trong giai đoạn khởi đầu hoặc thử nghiệm thị trường. Khi đội ngũ còn nhỏ và mô hình kinh doanh chưa ổn định, việc thuê văn phòng truyền thống dễ phát sinh chi phí và ràng buộc không cần thiết.

Vì sao nên chọn văn phòng chia sẻ:

• Chi phí thấp, không cần đầu tư ban đầu cho nội thất hay hạ tầng.
• Có thể bắt đầu làm việc gần như ngay lập tức.
• Thuê linh hoạt theo tháng, dễ mở rộng hoặc thu gọn khi cần.
• Không gian làm việc hiện đại, dễ kết nối với cộng đồng startup và freelancer.

Văn phòng chia sẻ giúp startup vào việc nhanh, ít tốn kém và linh hoạt hơn so với thuê văn phòng truyền thống

Doanh nghiệp SME đang mở rộng 

Với SME, lựa chọn văn phòng nên đi theo từng giai đoạn tăng trưởng.

Giai đoạn mở rộng hoặc mở chi nhánh

Văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp triển khai nhanh, ít rủi ro.

• Dễ tiếp cận thị trường mới mà không cần cam kết dài hạn.
• Không phải lo vận hành văn phòng hay quản lý tiện ích.
• Phù hợp để thử nghiệm quy mô đội ngũ hoặc mô hình kinh doanh.

Giai đoạn ổn định, đội ngũ tăng dần

Khi nhân sự tăng và nhu cầu làm việc cố định rõ ràng hơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc chuyển sang văn phòng trọn gói.

• Không gian riêng, ít bị gián đoạn.
• Dễ xây dựng văn hóa nội bộ và quy trình làm việc ổn định.
• Chủ động hơn trong việc bố trí chỗ ngồi và khu chức năng.

Doanh nghiệp nước ngoài cần văn phòng đại diện

Văn phòng chia sẻ phù hợp cho giai đoạn thăm dò thị trường hoặc thiết lập hiện diện ban đầu tại Việt Nam.

• Triển khai nhanh, không mất thời gian setup.
• Quy mô thuê linh hoạt, dễ điều chỉnh theo kế hoạch kinh doanh.
• Môi trường làm việc chuyên nghiệp, thuận tiện tiếp khách và làm việc với đối tác.
• Nhiều địa điểm hỗ trợ đăng ký kinh doanh cho văn phòng đại diện.

Văn phòng chia sẻ giúp doanh nghiệp thâm nhập vào thị trường Việt Nam nhanh gọn, linh hoạt và đủ chuyên nghiệp để làm việc với đối tác

Doanh nghiệp quy mô lớn cần không gian riêng

Văn phòng trọn gói là lựa chọn phù hợp khi doanh nghiệp đã có quy mô ổn định và nhu cầu vận hành dài hạn.

• Diện tích lớn, không gian cố định cho đội ngũ từ 20 người trở lên.
• Chủ động thiết kế layout theo quy trình và văn hóa doanh nghiệp.
• Chi phí trên mỗi nhân sự tối ưu hơn khi thuê diện tích lớn.
• Phù hợp với các yêu cầu cao về bảo mật, hạ tầng IT và kiểm soát ra vào.

Mỗi loại hình văn phòng đều phản ánh một cách vận hành khác nhau của doanh nghiệp. Văn phòng truyền thống mang lại sự ổn định, kiểm soát và hình ảnh thương hiệu rõ ràng – phù hợp với tổ chức có quy mô lớn và kế hoạch dài hạn. Văn phòng chia sẻ lại đáp ứng tốt nhu cầu linh hoạt, tối ưu chi phí và kết nối cộng đồng – đặc biệt phù hợp với startup, SME hoặc doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng. 

Thay vì tìm một mô hình “chuẩn cho tất cả”, doanh nghiệp nên nhìn vào nhìn thẳng vào nhu cầu thực tế của mình để chọn không gian làm việc hỗ trợ tốt nhất cho tăng trưởng, hiệu suất và trải nghiệm nhân sự trong từng giai đoạn.