Văn phòng truyền thống và văn phòng chia sẻ khác nhau như thế nào?

Bạn bước vào một tòa nhà văn phòng – một bên là không gian yên tĩnh – từng phòng đóng kín, bàn ghế được phân chia rõ ràng theo phòng ban. Còn bên kia là một không gian làm việc mở, đầy màu sắc, có người họp nhóm, có người làm việc một mình, thỉnh thoảng lại vang lên tiếng cười.

Mặc dù đều là “văn phòng” – nhưng cách vận hành, chi phí, trải nghiệm và cả tinh thần khi làm việc lại khác nhau rất nhiều. Bài viết này sẽ giúp bạn nhìn rõ điểm khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng chia sẻ để chọn đúng không gian phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp bạn.

Sự khác biệt giữa văn phòng truyền thống và văn phòng chia sẻ

Để lựa chọn đúng không gian làm việc, điều đầu tiên là phải hiểu rõ bản chất và cách vận hành của từng mô hình như sau:

Văn phòng truyền thống: Sự ổn định và kiểm soát toàn diện

Văn phòng truyền thống là mô hình không gian làm việc thuộc sở hữu hoặc được thuê dài hạn bởi một doanh nghiệp duy nhất, không có sự chia sẻ không gian với bất kỳ đơn vị nào khác. Đây là một không gian khép kín và độc lập – doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát về thiết kế, vận hành và bảo mật.

Tuy nhiên, sự chủ động này đi kèm với chi phí đầu tư ban đầu lớn, bao gồm: chi phí thiết kế, thi công, mua sắm trang thiết bị và đặt cọc thuê mặt bằng. Ngoài ra, toàn bộ chi phí vận hành, bảo trì và quản lý hằng tháng đều do doanh nghiệp gánh vác.

Về mặt không gian, văn phòng truyền thống thường có sự phân chia rõ ràng giữa các phòng ban bằng tường hoặc vách ngăn cố định, tạo ra sự riêng tư nhưng cũng có thể cản trở sự kết nối giữa các nhóm trong nội bộ. Thẩm mỹ không gian thường mang tính đồng nhất, tập trung vào công năng – đôi khi chưa phản ánh được văn hóa doanh nghiệp hay tạo cảm hứng sáng tạo cho nhân viên.

Mô hình này phù hợp với những doanh nghiệp đề cao tính ổn định, cần địa chỉ kinh doanh rõ ràng và yêu cầu cao về bảo mật. Tuy nhiên, đòi hỏi ngân sách lớn và khó thích nghi nhanh với những thay đổi trong môi trường làm việc hiện đại

Văn phòng chia sẻ: Linh hoạt, tiện nghi và kết nối cộng đồng

Văn phòng chia sẻ (Coworking Space) là mô hình không gian làm việc được ưa chuộng nhất hiện nay, nhờ sự kết hợp giữa tính linh hoạt cao và môi trường làm việc chuyên nghiệp – mang đến một giải pháp “không gian dưới dạng dịch vụ”, nơi doanh nghiệp chỉ cần trả phí để sử dụng mà không phải lo đến việc đầu tư, vận hành hay quản lý mặt bằng.

Điểm nổi bật của mô hình này là sự linh hoạt tuyệt đối: bạn có thể thuê theo ngày, theo tháng hoặc theo năm – tuỳ theo nhu cầu thực tế. Khi quy mô nhân sự thay đổi, không gian sử dụng cũng dễ dàng điều chỉnh mà không phát sinh ràng buộc như hợp đồng thuê dài hạn truyền thống.

Toàn bộ không gian đã được trang bị đầy đủ – từ bàn ghế, mạng internet, máy in đến phòng họp, lễ tân, khu vực tiếp khách. Bạn chỉ cần mang máy tính đến và làm việc. Thiết kế không gian thường theo hướng mở, thân thiện và thúc đẩy kết nối giữa các cá nhân, nhóm làm việc hoặc doanh nghiệp. Đây không chỉ là nơi làm việc, mà còn là nơi mở rộng mối quan hệ, học hỏi và phát triển cùng cộng đồng doanh nghiệp đang ngày càng lớn mạnh.

Với những lợi thế đó, văn phòng chia sẻ là lựa chọn lý tưởng cho startup, doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) hoặc cá nhân làm việc tự do đang tìm kiếm một không gian làm việc tiện nghi, linh hoạt và đầy cảm hứng.

Văn phòng chia sẻ – lựa chọn linh hoạt, đầy đủ tiện nghi và mở rộng kết nối trong cộng đồng doanh nghiệp năng động

Văn phòng truyền thống hay chia sẻ: Đâu là lựa chọn tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại?

Khi lựa chọn không gian làm việc, mỗi doanh nghiệp đều đứng trước bài toán cân bằng giữa chi phí, hiệu quả sử dụng và khả năng mở rộng. Dưới đây là 5 khía cạnh quan trọng nhất cần cân nhắc:

So sánh giữa vốn đầu tư và chi phí vận hành

• Văn phòng truyền thống:

Thường yêu cầu một khoản đầu tư ban đầu tương đối lớn. Doanh nghiệp phải chi trả cho tiền cọc, thiết kế, thi công nội thất, mua sắm bàn ghế, trang thiết bị CNTT, và xây dựng hệ thống vận hành cơ bản.

Sau đó là hàng loạt chi phí cố định hàng tháng như: thuê mặt bằng, điện nước, internet, phí quản lý tòa nhà, bảo trì, vệ sinh, nhân sự lễ tân hoặc kỹ thuật viên. Các khoản này không chỉ cao mà còn khó kiểm soát do biến động giá cả và phát sinh không báo trước.

• Văn phòng chia sẻ:

Mô hình này gần như không yêu cầu vốn đầu tư ban đầu. Doanh nghiệp chỉ cần thanh toán một khoản phí cố định hàng tháng – đã bao gồm toàn bộ chi phí sử dụng không gian, tiện ích, trang thiết bị và dịch vụ đi kèm.

Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách, đồng thời không bị ràng buộc bởi hợp đồng dài hạn hay chi phí bảo trì.

Tính linh hoạt: Khả năng thích ứng và mở rộng quy mô

• Văn phòng truyền thống:

Bị ràng buộc bởi các hợp đồng thuê dài hạn, thường kéo dài từ 3 đến 5 năm hoặc hơn. Đây là một rào cản lớn khi doanh nghiệp cần thay đổi quy mô hoạt động.

Khi cần mở rộng, diện tích không đủ sử dụng – khi muốn thu hẹp, vẫn phải trả tiền cho không gian trống. Việc chấm dứt hoặc điều chỉnh hợp đồng thường kéo theo nhiều thủ tục và chi phí phát sinh. Trong bối cảnh thị trường biến động liên tục, sự cứng nhắc này có thể trở thành gánh nặng tài chính đáng kể.

• Văn phòng chia sẻ:

Cho phép doanh nghiệp mở rộng hoặc thu hẹp không gian làm việc theo nhu cầu thực tế – linh hoạt theo từng tháng hoặc năm. Đặc biệt, không có hợp đồng dài hạn, không bị phạt nếu thay đổi diện tích.

Khi công ty cần thêm nhân sự cho dự án mới, không gian làm việc có thể được mở rộng ngay. Ngược lại, nếu cần tinh gọn bộ máy, chi phí thuê cũng được điều chỉnh tương ứng – không còn phải chi trả cho những chỗ ngồi trống.

Văn phòng chia sẻ cho phép doanh nghiệp linh hoạt mở rộng hoặc thu hẹp không gian làm việc theo nhu cầu

Không gian & Văn hóa làm việc: Tác động đến năng suất và trải nghiệm nhân sự

• Văn phòng truyền thống:

Mô hình văn phòng khép kín, chia ô theo từng phòng ban với tường ngăn cố định từng được xem là tiêu chuẩn. Tuy nhiên, sự phân tách vật lý này lại vô tình tạo nên một môi trường làm việc biệt lập, thiếu tương tác và thiếu linh hoạt.

Văn hóa trong những không gian như vậy thường mang tính trang trọng, hành chính – khiến nhân viên khó kết nối, khó cộng tác, từ đó ảnh hưởng đến hiệu quả công việc và sự gắn bó lâu dài với tổ chức.

• Văn phòng chia sẻ:

Được thiết kế có chủ đích để thúc đẩy sự tương tác, sáng tạo và mang lại trải nghiệm tích cực cho nhân viên. Các không gian mở, khu vực thư giãn thoải mái và các không gian chung được thiết kế tinh tế – khuyến khích những cuộc trao đổi tự nhiên và xây dựng ý thức cộng đồng.

Môi trường này không chỉ mang lại trải nghiệm làm việc tích cực mà còn là biểu hiện rõ nét cho một văn hóa doanh nghiệp năng động, hiện đại và đề cao con người.

Xu hướng tại Việt Nam

Tại Việt Nam, đặc biệt trong các ngành như công nghệ và sáng tạo, thế hệ lao động trẻ (bao gồm Gen Z ) ngày càng coi trọng văn hóa doanh nghiệp, cơ hội học hỏi và sự linh hoạt hơn là mức lương. Với hơn 62% người lao động mong muốn mô hình làm việc kết hợp, không gian văn phòng không còn chỉ là nơi để làm việc – mà là nơi truyền cảm hứng, hỗ trợ phát triển và gắn kết đội ngũ.

Trong bối cảnh thiếu hụt nhân lực công nghệ và tình trạng “chảy máu chất xám” gia tăng, việc lựa chọn một không gian chia sẻ hiện đại, đầy đủ tiện ích, linh hoạt trong sử dụng và gắn với cộng đồng doanh nghiệp – chính là giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm nhân viên, giữ chân nhân tài và tạo lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.

Hệ thống tiện ích & công nghệ: Sự khác biệt trong vận hành

• Văn phòng truyền thống:

Doanh nghiệp phải tự trang bị, quản lý và bảo trì toàn bộ hệ thống tiện ích – từ kết nối internet, máy in, máy photocopy, điều hòa đến cả dịch vụ vệ sinh hay máy pha cà phê. 

Mỗi hạng mục là một đầu việc phát sinh chi phí và rủi ro vận hành. Qua thời gian, việc duy trì đồng bộ và nâng cấp hạ tầng trở thành gánh nặng – dễ dẫn đến tình trạng thiết bị lỗi thời, vận hành thiếu đồng bộ và gây gián đoạn cho hoạt động chung.

• Văn phòng chia sẻ:

Giải quyết triệt để vấn đề này bằng cách tích hợp mọi tiện ích vào một mô hình dịch vụ trọn gói. Doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào công việc cốt lõi, trong khi toàn bộ hạ tầng – từ Wi-Fi tốc độ cao, thiết bị họp trực tuyến, máy chiếu, phòng họp, khu pantry đầy đủ trà/cà phê cho đến dịch vụ lễ tân, nhận thư từ – luôn sẵn sàng và được vận hành chuyên nghiệp.

Sức mạnh cộng đồng và Mạng lưới kết nối

• Văn phòng truyền thống:

Thường tạo ra môi trường làm việc khép kín, nơi nhân viên chỉ tương tác trong phạm vi nội bộ công ty. Điều này vô tình giới hạn khả năng kết nối, học hỏi và mở rộng mối quan hệ với các đối tác tiềm năng bên ngoài. Với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển, đặc biệt là startup – đây là một điểm trừ lớn.

• Văn phòng chia sẻ:

Kiến tạo một hệ sinh thái đa dạng và năng động, quy tụ các doanh nghiệp, doanh nhân và chuyên gia từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Môi trường này khuyến khích sự tương tác tự nhiên, tạo điều kiện thuận lợi để tìm kiếm khách hàng mới, thiết lập mối quan hệ hợp tác – thậm chí là tiếp cận các nhà đầu tư tiềm năng mà không cần bước ra khỏi văn phòng.

Đối với startup, “vốn xã hội” – tức mạng lưới các mối quan hệ và cơ hội kết nối rất quan trọng, không kém gì vốn tài chính hay nhân lực.

Thực tế, có rất nhiều startup Việt gặp khó khăn khi tiếp cận nhà đầu tư hoặc xây dựng cộng đồng hỗ trợ. Trong khi văn phòng truyền thống chỉ đơn thuần là không gian làm việc, thì văn phòng chia sẻ có thể là nơi tạo tạo dựng các mối quan hệ chất lượng. 

Văn phòng chia sẻ mở ra nhiều cơ hội giúp startup dễ dàng kết nối, tìm đối tác, khách hàng và nhà đầu tư

The Sentry: Kiến tạo tương lai của môi trường làm việc tại Việt Nam

The Sentry không chỉ cung cấp văn phòng chia sẻ, mà kiến tạo một hệ sinh thái – nơi các doanh nghiệp đổi mới có thể kết nối, cộng tác và phát triển lâu dài.

Với triết lý hoạt động xoay quanh ba yếu tố Cộng đồng – Hợp tác – Kết nối, The Sentry mang đến cho bạn không gian làm việc hiện đại, mở ra nhiều cơ hội tương tác, chia sẻ ý tưởng, tìm thấy cơ hội đầu tư hoặc đồng sáng lập.

The Sentry hiện vận hành nhiều địa điểm chiến lược, mỗi nơi phù hợp với một phong cách làm việc và mục tiêu phát triển khác nhau:

The Sentry không bán hợp đồng thuê, mà mời bạn tham gia vào một cộng đồng sáng tạo – nơi mỗi không gian là điểm chạm đầu tiên của hành trình kết nối, hợp tác và bứt phá.

The Sentry mang đến một cộng đồng cởi mở, tạo dựng mối quan hệ và bứt phá kinh doanh

Hãy đến trải nghiệm, và cùng The Sentry kiến tạo tương lai của môi trường làm việc hiện đại và linh hoạt tại Việt Nam. Liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!