Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện: Mẫu, thời hạn nộp & hướng dẫn 2026

Đầu năm, trưởng văn phòng đại diện thường phải rà lại một loạt câu hỏi: nộp báo cáo theo mẫu nào, gửi cho cơ quan nào và hạn chót là ngày nào?

Hướng dẫn dưới đây tổng hợp các mốc thời gian, biểu mẫu, nơi nộp và mức phạt cần biết, đồng thời cập nhật những thay đổi pháp lý trong 2025 – 2026 để tránh áp dụng thông tin đã lỗi thời.

Ai phải nộp báo cáo hoạt động hàng năm?

Nghĩa vụ này áp dụng cho văn phòng đại diện và chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, theo Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Điều luật quy định trước ngày 30 tháng 01 hằng năm, văn phòng đại diện và chi nhánh có trách nhiệm gửi báo cáo theo mẫu của Bộ Công Thương về hoạt động của mình trong năm trước đó tới cơ quan cấp Giấy phép.

Ngoài báo cáo định kỳ, Khoản 2 điều này còn đặt ra một nghĩa vụ thứ hai mà nhiều đơn vị bỏ qua: Văn phòng đại diện phải báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình các vấn đề liên quan đến hoạt động của mình khi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

Lưu ý phạm vi: Nghị định 07/2016/NĐ-CP chỉ điều chỉnh văn phòng đại diện và chi nhánh của thương nhân nước ngoài. Văn phòng đại diện do doanh nghiệp Việt Nam lập ra không nộp báo cáo theo mẫu BC-1, mà thực hiện nghĩa vụ thuế, lao động và thông báo thay đổi theo pháp luật doanh nghiệp.

Thời hạn nộp: Mốc cần nhớ cho kỳ báo cáo 2026

Hạn chót là trước ngày 30/01 của năm liền sau năm báo cáo. Cụ thể:

• Báo cáo hoạt động năm 2025 phải nộp trước ngày 30/01/2026.
• Báo cáo hoạt động năm 2026 phải nộp trước ngày 30/01/2027.

Một điểm thực tế đáng lưu ý: hạn 30/01 thường rơi sát Tết Nguyên đán. Năm 2027, Tết rơi vào tháng 2, nhưng lịch nghỉ và khối lượng việc cuối năm vẫn dễ khiến hồ sơ bị dồn. Nhiều văn phòng đại diện chốt số liệu nhân sự và hoạt động ngay trong tuần đầu tháng 1 để có thời gian rà soát trước khi nộp.

Mẫu báo cáo BC-1 mới nhất 2026

Mẫu BC-1 là mẫu báo cáo hoạt động dành cho văn phòng đại diện, ban hành kèm Thông tư 11/2016/TT-BCT. Chi nhánh sử dụng Mẫu BC-2.

Thông tư 11/2016/TT-BCT đã được sửa đổi qua ba văn bản: Thông tư 03/2024/TT-BCT, Thông tư 38/2025/TT-BCT và Thông tư 15/2026/TT-BCT. Các thay đổi này đã được cập nhật trong Văn bản hợp nhất 23/VBHN-BCT.

Ký hiệu và cấu trúc Mẫu BC-1 vẫn được giữ nguyên. Điểm cần chú ý nằm ở thông tin về cơ quan có thẩm quyền và cách ghi giấy phép. Với chi nhánh của thương nhân nước ngoài, Thông tư 38/2025/TT-BCT đã thay cụm “Bộ Công Thương” bằng “Ủy ban nhân dân tỉnh” trong các biểu mẫu liên quan. Vì vậy, thông tin nơi nhận trên mẫu cần được kiểm tra theo quy định hiện hành.

Khi tải Mẫu BC-1, nên ưu tiên Văn bản hợp nhất mới nhất hoặc website của cơ quan cấp phép thay vì sử dụng file đã lưu từ những năm trước.

Báo cáo BC-1 gồm những nội dung gì?

Báo cáo BC-1 do người đứng đầu văn phòng đại diện ký và gửi đến cơ quan cấp giấy phép cùng bộ, ngành quản lý chuyên ngành. Nội dung báo cáo gồm thông tin của văn phòng, tình hình nhân sự, hoạt động trong năm và các đề xuất, kiến nghị nếu có.

Thông tin văn phòng đại diện

Phần đầu báo cáo ghi các thông tin cơ bản như tên văn phòng, số và ngày cấp giấy phép, cơ quan cấp phép, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, nội dung hoạt động và thông tin người đứng đầu.

Tình hình nhân sự

Văn phòng kê khai danh sách lao động tại thời điểm báo cáo, chế độ áp dụng cho từng người như mã số thuế, lương, thưởng, bảo hiểm và các khoản khác. Báo cáo cũng ghi nhận biến động nhân sự trong năm, gồm ngày bắt đầu và ngày chấm dứt làm việc.

Hoạt động trong năm

Phần này ghi nhận các hoạt động chính của văn phòng như tìm kiếm, giao dịch với đối tác, tham gia dự án, tổ chức hoặc tham gia hội nghị, quảng cáo, hội chợ, trưng bày, triển lãm và hoạt động xã hội nếu có.

Kết quả hoạt động được kê khai theo từng nhóm như xúc tiến hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu, gia công hai chiều, cung ứng dịch vụ, xúc tiến dự án hợp tác và nghiên cứu thị trường. Các nội dung này được ghi kèm giá trị bằng USD và thị trường liên quan.

Đề xuất, kiến nghị

Nếu đang gặp vướng mắc trong quá trình hoạt động hoặc thực hiện thủ tục, văn phòng có thể nêu vấn đề và kiến nghị hướng xử lý tại phần này.

Cuối báo cáo là cam kết về tính trung thực, chính xác của thông tin và chữ ký của người đứng đầu văn phòng đại diện.

Nộp báo cáo hoạt động văn phòng đại diện ở đâu?

Báo cáo được gửi đến cơ quan đã cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện. Theo Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, nếu văn phòng đại diện nằm ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao, cơ quan cấp phép là Sở Công Thương tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi thương nhân đặt văn phòng.

Nếu văn phòng đại diện nằm trong các khu trên, thẩm quyền thuộc Ban quản lý khu tương ứng. Khi đó, báo cáo được gửi về chính cơ quan này.

Về cách nộp, Điều 32 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định báo cáo gửi qua đường bưu điện đến cơ quan cấp Giấy phép. Hiện nay, một số địa phương có thể tiếp nhận hồ sơ qua bộ phận một cửa hoặc cổng dịch vụ công. Do cách tiếp nhận có thể thay đổi theo từng địa phương, doanh nghiệp nên kiểm tra hướng dẫn mới nhất của cơ quan đã cấp phép trước khi nộp.

Nếu gửi bưu điện, nên chọn dịch vụ có xác nhận giao nhận và giữ lại biên lai. Đây là căn cứ để chứng minh thời điểm nộp báo cáo nếu sau này phát sinh vấn đề.

Không nộp hoặc nộp trễ thì bị xử lý thế nào?

Doanh nghiệp không nên xem nhẹ việc nộp báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện.

Theo điểm b khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP, hành vi không báo cáo định kỳ hoặc báo cáo không trung thực về hoạt động của văn phòng đại diện có thể bị phạt 10 – 20 triệu đồng đối với cá nhân. Nếu chủ thể vi phạm là tổ chức, mức phạt từ 20 – 40 triệu đồng. 

Rủi ro cũng liên quan đến giấy phép. Theo khoản 2 Điều 44 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, văn phòng đại diện không báo cáo hoạt động trong 02 năm liên tiếp có thể bị thu hồi Giấy phép thành lập.

Ngoài việc bỏ báo cáo định kỳ, doanh nghiệp cũng có thể bị phạt 10 – 20 triệu đồng nếu không báo cáo, cung cấp tài liệu hoặc giải trình về hoạt động của văn phòng đại diện khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Vì vậy, khi nhận được văn bản yêu cầu giải trình, doanh nghiệp cần phản hồi đúng hạn và đầy đủ.

5 Lỗi thường gặp khi làm báo cáo BC-1

Dùng file mẫu cũ

Mẫu vẫn mang ký hiệu BC-1 nhưng căn cứ pháp lý và cách ghi thông tin giấy phép đã có thay đổi trong giai đoạn 2024 – 2026. Trước mỗi kỳ báo cáo, nên tải lại mẫu mới để tránh dùng sai biểu mẫu.

Gửi nhầm cơ quan

Văn phòng đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế hoặc khu công nghệ cao có thể thuộc thẩm quyền tiếp nhận của Ban Quản lý. Không phải trường hợp nào cũng gửi báo cáo cho Sở Công Thương.

Bỏ trống thông tin về chế độ lao động

Các thông tin về lương, thưởng, bảo hiểm và mã số thuế của từng nhân sự là nội dung cần kê khai trong mẫu BC-1. Không nên xem đây là phần có thể bỏ qua.

Số liệu báo cáo lệch với hồ sơ thuế và bảo hiểm

Cơ quan quản lý có thể yêu cầu tài liệu để đối chiếu, chẳng hạn hồ sơ thuế thu nhập cá nhân hoặc chứng từ bảo hiểm xã hội. Vì vậy, số liệu trên BC-1 cần thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp đã kê khai.

Địa chỉ trên báo cáo khác với giấy phép

Nếu văn phòng đã chuyển địa chỉ nhưng giấy phép chưa được điều chỉnh, việc kê khai địa chỉ mới trên BC-1 có thể làm phát sinh thêm vấn đề pháp lý.

Trường hợp thuộc diện phải điều chỉnh hoặc cấp lại giấy phép mà doanh nghiệp không thực hiện, mức phạt có thể từ 10 – 20 triệu đồng theo khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP.

Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện cần được kiểm tra kỹ

Khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP quy định xử phạt với các trường hợp không có địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện, cho thuê lại trụ sở hoặc hoạt động không đúng địa chỉ ghi trên giấy phép.

Với văn phòng đại diện có ít nhân sự, doanh nghiệp nên chọn địa điểm có hợp đồng thuê rõ ràng, địa chỉ ổn định và hồ sơ đầy đủ. Cách này giúp việc xin phép, báo cáo và giải trình khi cần trở nên đơn giản hơn. Ngược lại, địa chỉ tạm hoặc sử dụng chung nhưng không có hồ sơ thuê phù hợp có thể gây vướng mắc khi cơ quan quản lý kiểm tra.

Nếu doanh nghiệp đang cần địa điểm đặt trụ sở văn phòng đại diện tại TP.HCM – The Sentry có thể tư vấn phương án phù hợp với quy mô và thời hạn giấy phép, kèm hồ sơ thuê rõ ràng.

Doanh nghiệp cần theo dõi gì trong năm 2026?

Bộ Công Thương đang xây dựng dự thảo sửa đổi, bổ sung Nghị định 07/2016/NĐ-CP. Một số nội dung dự thảo đề cập đến việc xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam, cùng cơ chế phối hợp kiểm tra, giám sát với UBND cấp tỉnh.

Nếu được ban hành, cách thức quản lý và báo cáo có thể thay đổi theo hướng sử dụng dữ liệu tập trung. Doanh nghiệp nên cập nhật hướng dẫn từ cơ quan cấp phép trước mỗi kỳ báo cáo thay vì mặc định áp dụng quy trình của năm trước.

Đưa báo cáo vào lịch tuân thủ đầu năm

Báo cáo hoạt động văn phòng đại diện cần được thực hiện trước ngày 30/01 hằng năm, theo mẫu BC-1 và gửi đến cơ quan đã cấp giấy phép. Việc chậm hoặc không thực hiện báo cáo có thể dẫn đến xử phạt và ảnh hưởng đến tình trạng giấy phép.

Cách đơn giản nhất là đưa báo cáo vào lịch công việc cố định đầu năm. Cùng thời điểm, doanh nghiệp nên kiểm tra lại địa chỉ trụ sở, hợp đồng thuê và thời hạn giấy phép để xử lý sớm nếu có thay đổi.

Câu hỏi thường gặp

Văn phòng đại diện không hoạt động trong năm có phải nộp báo cáo không?

Có. Nếu giấy phép vẫn còn hiệu lực, văn phòng đại diện vẫn phải thực hiện nghĩa vụ báo cáo, kể cả khi không phát sinh giao dịch. Trường hợp không có hoạt động, doanh nghiệp vẫn kê khai thông tin nhân sự và ghi nhận đúng tình hình thực tế.

Nộp muộn vài ngày có bị phạt không?

Có rủi ro bị xử lý. Quy định yêu cầu báo cáo được nộp “trước ngày 30 tháng 01″. Nộp sau thời hạn có thể bị xác định là không thực hiện báo cáo định kỳ theo điểm b khoản 2 Điều 67 Nghị định 98/2020/NĐ-CP. Mức xử lý cụ thể tùy trường hợp và cơ quan có thẩm quyền.

Ai là người ký báo cáo?

Theo Mẫu BC-1, báo cáo do người đứng đầu văn phòng đại diện ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu nếu có. 

Chi nhánh của thương nhân nước ngoài dùng mẫu nào?

Chi nhánh sử dụng Mẫu BC-2. Từ ngày 01/7/2025, khi Thông tư 38/2025/TT-BCT có hiệu lực, báo cáo của chi nhánh được gửi đến Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.