Cách tính chi phí thuê văn phòng để mở công ty

Khi công ty của bạn có thêm nhiều nhân sự, bạn cần có một văn phòng rộng rãi để điều hành công việc kinh doanh. Vậy chi phí thuê văn phòng bao nhiêu là hợp lý? Hãy cùng The Sentry tìm hiểu.

1. 4 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí văn phòng

Ở Việt Nam chưa có bảng phân loại chuẩn cho tiêu chuẩn xây dựng. Tuy nhiên bạn có thể tham khảo những nguyên tắc chung về tiêu chí xếp hạng toà nhà theo tiêu chuẩn quốc tế tại đây.Những thông tin này có thể cung cấp cho bạn ý tưởng sơ bộ về những gì sẽ xảy ra khi tìm kiếm văn phòng cho doanh nghiệp.

Khi tìm kiếm văn phòng, các yếu tố bạn cần cân nhắc bao gồm:

• Vị trí
• Khả năng tài chính
• Kích thước và bố cục
• Tiện ích toà nhà
• Phí đỗ xe

Vị trí

Các khu vực thuê văn phòng đắc địa nhất Thành Phố Hồ Chí Minh:

• Quận 1: khu vực trung tâm, thuận tiện để kinh doanh nhưng đắt đỏ. Tham khảo co-working space đặc biệt của The Sentry tại số 15 đường Lê Thánh Tôn, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
• Quận 3: khu vực này sát bên quận 1 với giá thuê rẻ hơn nhưng vẫn có kết nối tốt.
• Quận 7: nổi bật với khu đô thị Phú Mỹ Hưng phát triển tốt và hấp dẫn, nhưng phần còn lại của quận 7 vẫn chưa phát triển đồng bộ. Tuy vậy, nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kho bãi thì quận 7 là một lựa chọn tốt vì có các nhà máy lớn và cảng sông gần đó (cảng Tân Thuận, cảng Bến Nghé, cảng Hiệp Phước).
• Quận 2: khu đô thị Thảo Điền thuộc quận 2 là khu vực nổi tiếng dành cho người nước ngoài với nhiều khu dân cư và nhà hàng sang trọng. Thảo Điển phù hợp cho các công ty khởi nghiệp và doanh nghiệp dịch vụ do người nước ngoài thành lập. Xem ngay co-working space The Sentry P nằm tại trung tâm Thảo Điền..

Như vậy, Quận 1 và Quận 3 được xem là khu vực tốt nhất bởi vị trí trung tâm, thuận tiện đi lại. Ngược lại, vấn đề di chuyển có thể khó khăn hơn ở Quận 2 và Quận 7 trong giờ cao điểm. Ngoài ra, ngập lụt khi trời mưa, hoặc triều cường, cũng có thể là một vấn đề giao thông nghiêm trọng tại Quận 7.

Trải dài từ khu vực trung tâm đến gần sân bay Tân Sơn Nhất là quận Tân Bình và Phú Nhuận, nơi có nhiều tòa nhà văn phòng lớn với giá cả phải chăng hơn. Tuy nhiên, ùn tắc giao thông vào giờ cao điểm là một vấn đề nghiêm trọng ở đây đến mức có thể ảnh hưởng đến việc chấm công của bạn. Giờ làm việc linh hoạt có thể cần thiết để giải quyết vấn đề này. Hãy xem ngay văn phòng Orbital của chúng tôi tại Khu CNTT Quang Trung, Quận 12..

Tính đến năm 2023, chi phí thuê văn phòng ngày càng tăng khi Việt Nam đang nổi lên như một điểm đâu tư hấp dẫn. Tất cả các thành phố lớn như Hà Nội và TP.HCM luôn có nhu cầu cao về mặt bằng văn phòng. Để tiết kiệm chi phí, bạn có thể cân nhắc đến các thành phố nhỏ hơn như Đà Nẵng, Hải Phòng, Bình Dương hoặc Biên Hòa. Đồng thời xem xét các chính sách làm việc từ xa để tiết kiệm chi phí văn phòng.

Kích thước và bố cục

Không gian rộng rãi hơn đồng nghĩa với việc chi phí cao hơn, bên cạnh đó bạn cần xem xét cách bố trí nội thất và không gian văn phòng. Liệu văn phòng bạn muốn thuê đã có người thuê trước đó chưa, hay bạn phải thiết kế không gian mới hoàn toàn? Bạn có thể đàm phán với người cho thuê để tiết kiệm phần nào chi phí sửa sang, bài trí văn phòng. Thông thường, người cho thuê có nhiều vốn hơn và họ cũng có sẵn một số giải pháp thiết kế nội thất giúp người thuê tiết kiệm chi phí.

Tiện ích toà nhà

Bên cạnh nơi làm việc, bạn có thể muốn có phòng ăn trưa, khu vực tiếp khách, lễ tân, thang máy, không gian xanh, tất cả đều trong một không gian có máy lạnh. Các tòa nhà văn phòng lớn thường có quán cà phê và máy ATM. Ngoài ra, các văn phòng đặc biệt còn có thể có phòng tập thể dục trong cùng tòa nhà, hoặc có cả phòng tắm và phòng ngủ trưa (ngủ trưa là một phần văn hóa đời sống của người Việt).

Bãi đậu xe

Các tòa nhà lớn thường có bãi đỗ xe ở tầng hầm, đặc biệt là các tòa nhà văn phòng ở ngoại ô. Các văn phòng nhỏ hơn, đặc biệt là ở Quận 1, doanh nghiệp của bạn có thể thuê chỗ ở bãi đỗ xe gần đó.

Vị trí chỗ đỗ xe cũng rất quan trọng trong vì mùa mưa nhân viên của bạn có thể phải đi bộ ra xe dưới trời mưa.

2. Cách tính giá thuê văn phòng?

Tổng chi phí thuê văn phòng của bạn bao gồm:

• Chi phí cố định thường xuyên
• Chi phí phụ trội
• Chi phí một lần

Chi phí cố định

Đây là những chi phí cố định phải trả khi thuê văn phòng. Chi phí cố định thường được tính trên mỗi mét vuông mỗi tháng, dao động từ 1 USD đến 30 USD/m2/tháng.

Chi phí thuê mặt bằng

Tính trên mét vuông mỗi tháng.

Lưu ý rằng chi phí thuê có thể được cố định trong suốt thời gian hợp đồng của bạn từ 2 đến 3 năm. Sau đó, chi phí thuê có thể được thương lượng lại.

Chi phí quản lý

Chi phí quản lý bao gồm chi phí bảo trì và vận hành tòa nhà, chẳng hạn như lễ tân, an ninh và kiểm soát dịch bệnh. Chi phí quản lý được tính theo mét vuông mỗi tháng, dao động từ 2 USD đến 10 USD/m2/tháng.

Thuế giá trị gia tăng

Thuế giá trị gia tăng là loại thuế gián thu, được hoàn lại trên hóa đơn kinh doanh hợp lệ. VAT được tính trên 10% chi phí thuê và quản lý. Tổng chi phí thuê và quản lý = chi phí thuê và quản lý + VAT.

Lưu ý: Nếu tòa nhà có bên thứ ba quản lý như CBRE hay Savills thì sẽ tính thêm 10% VAT, nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ phải nộp 20% VAT.

Các loại chi phí một lần

Đây là những chi phí doanh nghiệp của bạn sẽ trả một lần khi chuyển đến hoặc chuyển đi.

Chi phí dịch vụ cải tạo

Trước khi chuyển đến, các doanh nghiệp có thể muốn cải tạo lại không gian để phù hợp với hình ảnh thương hiệu và nhu cầu sử dụng, chẳng hạn như thêm vách ngăn cho phòng họp. Các tòa nhà thường đảm nhiệm công việc bố trí văn phòng như thế này. Chi phí dịch vụ cải tạo sẽ được áp dụng trên mỗi mét vuông mỗi tháng. Mức phí này có thể dao động từ 1 USD đến 7 USD/m2/tháng.

Chi phí kết thúc hợp đồng

Chi phí kết thúc hợp đồng được chi trả khi doanh nghiệp kết thúc hợp đồng. Chi phí này bao gồm việc dọn dẹp, tháo dỡ các thiết kế nội thất (chẳng hạn như vách ngăn) khi doanh nghiệp của bạn chuyển đi.

Nhửng khoản chi phí bổ sung

Đây là các khoản phí bổ sung, chẳng hạn các dịch vụ theo yêu cầu. Doanh nghiệp sẽ phải trả tiền cho mức sử dụng thực tế:

• Phí làm thêm giờ
• Phí đỗ xe
• Tiện ích

Một số tòa nhà có thể bao gồm các khoản phí này vào tổng phí quản lý để việc định giá đơn giản hơn.

Phí làm thêm giờ

Khi nhân viên của bạn làm việc tăng ca, tòa nhà có thể tính thêm phí theo giờ, theo không gian, hoặc theo mức sử dụng điều hòa không khí (AC).

Ví dụ:

• Tính phí tăng ca theo giờ: 10 USD/giờ
• Tính phí tăng ca theo không gian: 1 USD/m2/giờ
• Tính phí tăng cao theo mức độ sử dụng điều hoà không khí (AC): 8 USD/AC/giờ

Phí đỗ xe

Toà nhà hoặc bãi đỗ xe có thể cho công ty bạn một số chỗ đỗ xe miễn phí đi kèm với gói thuê của bạn, nhưng nếu số lượng xe của công ty bạn nhiều hơn số lượng được miễn phí thì phí đỗ xe hàng tháng sẽ được áp dụng.

Tiện ích

Phí tiệc ích bao gồm phí điện, nước, và được trả theo hoá điện, hoá đơn nước hàng tháng.

Ví dụ cách tính tổng chi phí thuê văn phòng trong tháng đầu tiên

Giả sử công ty bạn đang muốn thuê một không gian văn phòng rộng 300 mét vuông với mức giá như sau:

• Chi phí thuê mặt bằng: 15 USD/m2/tháng
• Chi phí quản lý: 5 USD/m2/tháng
• Phí dịch vụ cải tạo: 3 USD/m2/tháng
• VAT 10%

Đây là cách tính chi phí:

• VAT = (Chi phí thuê + quản lý) x 10% = 2 USD/m2/month
• Tổng chi phí thuê mặt bằng trên m2 = 20 + 2 = 22 USD/m2/tháng.
• Tổng chi phí thuê mặt bằng một tháng = 22 USD * 300 m2 = 6,600 USD/tháng
• Tổng chi phí dịch vụ cải tạo: 900 USD
• 3 tháng đặt cọc = 19,800 USD/tháng
• Tổng số tiền trả trước = tiền đặt cọc + tiền thuê hàng tháng + phí dịch vụ = 27.300 USD.

3. Các khoản chi phí nếu tự xây dựng văn phòng

Sở hữu văn phòng của riêng doanh nghiệp bạn hay là thuê văn phòng? Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp quan tâm cho chiến lược phát triển lâu dài.

Nhìn chung, việc xây dựng văn phòng riêng sẽ tiết kiệm chi phí hơn về lâu dài. Hầu hết chủ nhà đều yêu cầu cam kết hợp đồng thuê nhà trong 2 năm, chưa tính đến lạm phát. Tổng chi phí thuê trong 2 năm đó có thể lên tới hàng tỷ đồng.

Thay vì đi thuê, số vốn này có thể đóng góp vào tổng chi phí sở hữu của bạn, góp phần vào tài sản bất động sản của công ty nếu bạn xây dựng văn phòng riêng của mình. Bạn có thể kiếm được lợi nhuận từ việc bán hoặc cho thuê bất động sản. Đồng thời, bạn có thể tránh được những bất ổn và thiếu kiểm soát trong việc thuê nhà.

Khi xây dựng văn phòng của riêng mình, bạn có thể có không gian gấp đôi so với khi thuê văn phòng. Giải pháp này phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn vốn dồi dào, mong muốn có đội ngũ nhân viên đông đảo, nhiều trang thiết bị, phương tiện, cơ sở hạ tầng. Những người coi bất động sản là một phần trong mô hình kinh doanh của họ cũng có thể được hưởng lợi từ sự lựa chọn này.

Các yếu tố ảnh hưởng đến tổng chi phí sở hữu bao gồm:

• Phí thu hồi đất
• Chi phí xây dựng và thiết kế
• Giấy phép xây dựng

3.1. Phí thu hồi đất

Mặc dù bạn có thể thuê một không gian văn phòng ở vị trí trung tâm, nhưng sẽ rất khó để tìm thấy đất bán ở các quận nội thành. Bạn sẽ có cơ hội tốt hơn ở các quận ngoại thành như Quận 2 và Quận 9. Ở đó, một mảnh đất rộng 100 mét vuông có thể bắt đầu từ 8 tỷ VND.

3.2. Chi phí xây dựng và thiết kế

Chi phí xây dựng có thể bắt đầu từ 3 triệu VND mỗi mét vuông, và chi phí thiết kế bắt đầu từ 300,000 – 500,000 nghìn VND mỗi mét vuông. Hợp tác với một công ty xây dựng đáng tin cậy để xác định thời gian và tài chính phù hợp với bạn là một quyết định sáng suốt. Ngoài ra, bạn nên lập kế hoạch kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình xây dựng diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ.

3.3. Giấy phép xây dựng

Chi phí pháp lý và thủ tục hành chính bao gồm giấy chứng nhận quyền sở hữu đất và giấy phép xây dựng đối với bất động sản thương mại. Đối tác xây dựng của bạn nên quen biết các chuyên gia địa phương, những người có thể đẩy nhanh quá trình nộp đơn xin các thủ tục giấy tờ này một cách suôn sẻ.

Nhận báo giá chi phí thuê văn phòng của The Sentry

Như vậy, chi phí thuê văn phòng liên quan đến nhiều yếu tố, tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu kinh doanh của bạn. Nếu bạn lo lắng sẽ mất nhiều thời gian cho việc tìm văn phòng phù hợp thay vì tập trung vào các nhiệm vụ cốt lõi, hãy để chúng tôi giúp bạn! The Sentry cung cấp không gian văn phòng được thiết kế đẹp, thông thoáng, trang bị hiện đại, đầy đủ tiện nghi (phòng làm việc, phòng họp, khu vực lễ tân, khu vực tiếp khách, khu vực hội thảo, phòng nghỉ ngơi, phòng ăn, phòng tắm). Và đặc biệt, các địa điểm của The Sentry toạ lạc ở các vị trí rất trung tâm của Thành phố Hồ Chí Minh. Giải pháp thuê văn phòng của The Sentry can satisfy aspiring solopreneurs, emerging startups, or even a growing company needing temporary space for a new department.