Hợp đồng thuê văn phòng: Điều khoản cần kiểm tra & mẫu mới nhất 2026

Phần lớn tranh chấp khi thuê văn phòng không đến từ giá thuê, mà đến từ những điều khoản doanh nghiệp đọc lướt lúc ký: phí phát sinh ngoài giá niêm yết, điều kiện hoàn cọc, trách nhiệm hoàn trả mặt bằng hay mức phạt khi rời đi sớm.

Bài viết này tổng hợp 8 nhóm điều khoản quan trọng cần kiểm tra, cơ sở pháp lý hiện hành và cấu trúc mẫu hợp đồng mới nhất để bạn rà soát trước khi đặt bút ký.

Hợp đồng thuê văn phòng được điều chỉnh bởi văn bản nào?

Hợp đồng thuê văn phòng về bản chất là hợp đồng thuê tài sản. Theo Điều 472 Bộ luật Dân sự 2015: Bên cho thuê giao tài sản cho bên thuê sử dụng trong một thời hạn, đổi lại bên thuê có nghĩa vụ trả tiền thuê. Xem quy định về hợp đồng thuê tài sản.

Nếu bên cho thuê là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản, chẳng hạn chủ đầu tư hoặc đơn vị vận hành tòa nhà – hợp đồng còn chịu sự điều chỉnh của Luật Kinh doanh bất động sản 2023 và Nghị định 96/2024/NĐ-CP

Mẫu hợp đồng thuê văn phòng mới nhất 2026

Mẫu hợp đồng thuê sàn văn phòng mới nhất 2026 hiện hành được ban hành kèm Nghị định 96/2024/NĐ-CP. Cụ thể, hợp đồng thuê công trình xây dựng hoặc phần diện tích sàn trong công trình có công năng văn phòng, thương mại, dịch vụ và công trình hỗn hợp được lập theo mẫu tại Phụ lục VI của Nghị định này. So với quy định trước đây, số lượng mẫu hợp đồng đã tăng từ 8 lên 15 mẫu, nằm trong 11 phụ lục.

Dù dùng mẫu của tòa nhà hay tự soạn, một hợp đồng thuê văn phòng đầy đủ thường gồm các phần sau:

• Căn cứ pháp lý và thông tin các bên (tên, mã số doanh nghiệp, người đại diện, tài khoản ngân hàng).
• Thông tin mặt bằng: địa chỉ, tầng, diện tích, cách tính diện tích, mục đích sử dụng.
• Giá thuê, phí dịch vụ, thuế VAT và phương thức thanh toán.
• Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn trả.
• Thời hạn thuê, ngày bàn giao, thời gian thi công nội thất, quyền gia hạn.
• Quyền và nghĩa vụ của mỗi bên, bao gồm sửa chữa, bảo trì, bảo hiểm.
• Cải tạo mặt bằng và hoàn trả hiện trạng.
• Chấm dứt hợp đồng, đơn phương chấm dứt và bồi thường.
• Giải quyết tranh chấp, ngôn ngữ hợp đồng và phụ lục kèm theo.

8 Điều khoản cần kiểm tra trước khi ký

Pháp lý của mặt bằng và mục đích sử dụng

Việc đầu tiên là xác nhận bên cho thuê có quyền cho thuê và mặt bằng được phép dùng làm văn phòng. Bạn nên yêu cầu xem giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc hợp đồng cho phép cho thuê lại (nếu bên cho thuê là đơn vị thuê lại).

Một lỗi khá phổ biến là thuê căn hộ chung cư để đặt văn phòng. Theo điểm c khoản 8 Điều 3 Luật Nhà ở 2023, sử dụng căn hộ chung cư vào mục đích không phải để ở là hành vi bị cấm.

Nếu địa chỉ không hợp lệ, doanh nghiệp có thể gặp khó khi đăng ký trụ sở. Trường hợp cần đổi trụ sở sau khi chuyển văn phòng, bạn có thể tham khảo thủ tục thay đổi địa chỉ công ty trên giấy phép kinh doanh 2026.

Diện tích và cách tính diện tích

Cùng ghi 100 m² nhưng diện tích sử dụng thực tế giữa các văn phòng có thể khác nhau. Lý do nằm ở cách tính: diện tích sử dụng riêng, diện tích có tính sảnh, hành lang hoặc khu vực chung.

Hợp đồng nên ghi rõ diện tích thuê được tính theo cách nào và đính kèm bản vẽ mặt bằng. Khi nhận bàn giao, nếu có điều kiện – hãy đo lại để đối chiếu với hợp đồng.

Giá thuê, phí dịch vụ và chi phí phát sinh

Giá thuê chưa chắc là toàn bộ số tiền doanh nghiệp phải trả mỗi tháng. Hãy kiểm tra riêng từng khoản như:

• Giá thuê và VAT.
• Phí quản lý hoặc phí dịch vụ.
• Điện điều hòa ngoài giờ.
• Phí gửi xe.
• Phí vệ sinh và các dịch vụ khác.

Với hợp đồng dài hạn, cần đọc kỹ điều khoản tăng giá: tăng bao nhiêu, bao lâu tăng một lần và khoản nào được điều chỉnh. Lịch thanh toán cũng cần ghi rõ. Bên cạnh đó, việc thanh toán tiền thuê và phí dịch vụ theo kỳ 03 tháng là một thông lệ phổ biến với văn phòng tại Việt Nam. 

Về thuế, doanh nghiệp cũng nên thống nhất ngay từ đầu cách thanh toán và chứng từ. Với khoản chi tiền thuê văn phòng từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp cần đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để khoản chi được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Hợp đồng nên quy định rõ việc chuyển khoản và xuất hóa đơn. 

Tiền đặt cọc và điều kiện hoàn cọc

Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về xử lý tiền đặt cọc. Nếu hợp đồng được thực hiện, tiền cọc được trả lại hoặc dùng để thực hiện nghĩa vụ thanh toán. Nếu bên đặt cọc từ chối thực hiện hợp đồng thì mất cọc. Nếu bên nhận cọc từ chối thực hiện thì phải trả lại cọc và một khoản tương đương, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Vì vậy, đừng chỉ nhìn vào số tiền cọc. Hãy kiểm tra kỹ ba điểm: số tiền cọc, trường hợp bị khấu trừ và thời hạn hoàn cọc. Thời hạn hoàn cọc nên được ghi cụ thể trong hợp đồng thay vì để hai bên tự thỏa thuận sau này.

Thời hạn thuê, bàn giao và quyền gia hạn

Hợp đồng cần ghi rõ ngày bắt đầu thuê, ngày kết thúc và thời điểm bàn giao thực tế. Nếu văn phòng cần thi công nội thất, hãy kiểm tra thời gian được miễn hoặc giảm tiền thuê và cách tính nếu bên cho thuê bàn giao trễ.

Nếu có kế hoạch thuê lâu dài, doanh nghiệp nên thương lượng quyền ưu tiên gia hạn. Hợp đồng cần nêu rõ thời điểm thông báo, thời hạn gia hạn và cách xác định giá thuê cho kỳ tiếp theo.

Cải tạo mặt bằng và hoàn trả hiện trạng

Điều 482 Bộ luật Dân sự 2015 quy định bên thuê phải trả lại tài sản theo tình trạng đã nhận, trừ hao mòn tự nhiên hoặc trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Với văn phòng, chi phí tháo dỡ vách ngăn, trần, hệ thống điện hoặc biển hiệu khi trả mặt bằng có thể đáng kể. Hợp đồng nên quy định rõ:

• Hạng mục nào được phép cải tạo
• Hạng mục nào cần chủ nhà chấp thuận bằng văn bản
• Khi trả mặt bằng phải khôi phục đến mức nào
• Biên bản hiện trạng nào được dùng để đối chiếu

Khi nhận bàn giao, nên chụp ảnh và quay video toàn bộ mặt bằng để làm bằng chứng về hiện trạng ban đầu.

Chấm dứt trước hạn và đơn phương chấm dứt

Đây là phần cần đọc kỹ nếu doanh nghiệp chưa chắc sẽ sử dụng văn phòng trong suốt thời hạn thuê.

Theo quy định của Bộ luật Dân sự: Bên cho thuê có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng trong một số trường hợp, chẳng hạn bên thuê sử dụng tài sản sai mục đích hoặc không trả tiền thuê trong ba kỳ liên tiếp nếu thanh toán theo kỳ.

Ở chiều ngược lại, bên thuê cần kiểm tra thời hạn báo trước, mức phạt, khoản cọc có bị mất hay không và những trường hợp được chấm dứt mà không chịu phạt. Nếu doanh nghiệp muốn có quyền rời đi trước hạn, nên thương lượng điều kiện này ngay khi ký hợp đồng.

Cũng nên quy định cách xử lý nếu tòa nhà không đảm bảo điều kiện sử dụng hoặc phát sinh tranh chấp liên quan đến quyền sở hữu mặt bằng.

Ngôn ngữ hợp đồng và giải quyết tranh chấp

Với doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài, hợp đồng song ngữ khá phổ biến. Khi đó, cần quy định rõ bản tiếng Việt hay tiếng nước ngoài được ưu tiên nếu hai bản có cách hiểu khác nhau. Các thuật ngữ về diện tích, giá thuê, phí dịch vụ, tiền cọc và chấm dứt hợp đồng cũng nên được dùng thống nhất.

Phần giải quyết tranh chấp cần ghi rõ các bước xử lý, chẳng hạn thương lượng, hòa giải, sau đó là trọng tài hoặc tòa án. Hợp đồng cũng nên xác định cơ quan giải quyết tranh chấp và luật áp dụng để tránh mất thời gian khi có vấn đề phát sinh.

Hợp đồng thuê văn phòng có cần công chứng không?

Thông thường, hợp đồng thuê văn phòng không bắt buộc phải công chứng. Theo khoản 4 Điều 44 Luật Kinh doanh bất động sản 2023: Hợp đồng có ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh bất động sản được công chứng, chứng thực nếu các bên có nhu cầu. Nếu không công chứng, hợp đồng có hiệu lực từ thời điểm bên cuối cùng ký, trừ khi hai bên có thỏa thuận khác. 

Với trường hợp thuê văn phòng từ cá nhân, hai bên vẫn có thể công chứng nếu muốn tăng tính chặt chẽ về mặt pháp lý.

Thuê văn phòng dịch vụ có gì khác?

Nếu thuê private office, chỗ ngồi cố định hoặc văn phòng ảo, bạn thường ký hợp đồng dịch vụ thay vì hợp đồng thuê mặt bằng truyền thống. Các hạng mục như nội thất, internet, lễ tân hoặc phòng họp có thể đã nằm trong gói dịch vụ, nên hợp đồng thường gọn hơn.

Dù vậy, vẫn nên kiểm tra kỹ giá đã bao gồm những gì, điều kiện hoàn cọc, thời gian báo trước khi chấm dứt và quyền sử dụng địa chỉ để đăng ký trụ sở.

Khi thuê văn phòng dịch vụ, đừng chỉ nhìn vào mức giá niêm yết. Hãy xem kỹ quyền sử dụng không gian, các tiện ích đi kèm và điều khoản trong hợp đồng để tránh phát sinh chi phí hoặc vướng mắc khi thay đổi nhu cầu sử dụng.

Nếu bạn đang tìm văn phòng dịch vụ tại TP.HCM, The Sentry cung cấp đa dạng loại hình gồm: Văn phòng riêng, chỗ ngồi cố định và văn phòng ảo với nhiều lựa chọn diện tích. Bạn có thể liên hệ The Sentry để được tư vấn gói phù hợp với số lượng nhân sự, ngân sách và nhu cầu đăng ký doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Có được thuê căn hộ chung cư để làm văn phòng công ty không?

Theo Luật Nhà ở 2023, căn hộ chung cư chỉ được dùng để ở. Doanh nghiệp nên thuê mặt bằng có công năng văn phòng hoặc công trình hỗn hợp để tránh rủi ro khi đăng ký trụ sở.

Chủ nhà không trả lại tiền cọc thì làm gì?

Trước hết, đối chiếu điều khoản hoàn cọc và biên bản bàn giao trong hợp đồng. Nếu thương lượng không thành, bạn có thể gửi văn bản yêu cầu và đưa ra cơ quan giải quyết tranh chấp đã ghi trong hợp đồng.

Bao lâu thì nên xem lại hợp đồng thuê văn phòng?

Nên rà soát trước mỗi mốc điều chỉnh giá và ít nhất 03 đến 06 tháng trước khi hết hạn, để có đủ thời gian thương lượng gia hạn hoặc tìm mặt bằng mới.

Có nên nhờ luật sư xem hợp đồng không?

Với hợp đồng thời hạn dài, giá trị lớn hoặc có yếu tố nước ngoài, việc nhờ luật sư rà soát trước khi ký là cần thiết. Bài viết này chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Bạn nên tham vấn ý kiến từ Đội ngũ Luật sư chuyên môn, sẽ được giải đáp và hỗ trợ tốt hơn.