Trưởng văn phòng đại diện là ai? Điều kiện, quyền hạn và trách nhiệm pháp lý

Khi doanh nghiệp nước ngoài muốn tìm hiểu thị trường Việt Nam trước khi thành lập công ty – văn phòng đại diện thường là lựa chọn phù hợp. Người đứng đầu văn phòng đại diện giữ vai trò điều hành hoạt động hàng ngày và là đầu mối làm việc với cơ quan quản lý, đối tác cũng như các bên liên quan.

Vậy trưởng văn phòng đại diện là ai? Ai có thể đảm nhiệm vị trí này? Họ được thực hiện những quyền gì và phải chịu trách nhiệm pháp lý ra sao? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các quy định hiện hành để chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

Văn phòng đại diện là gì?

Theo khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: Văn phòng đại diện (VPĐD) là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, được thành lập để đại diện theo ủy quyền và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp. VPĐD không có tư cách pháp nhân độc lập, không trực tiếp kinh doanh hay ký kết các hợp đồng tạo doanh thu. Thay vào đó, đơn vị này chủ yếu thực hiện các hoạt động như nghiên cứu thị trường, xúc tiến thương mại và duy trì liên hệ với đối tác thay mặt công ty mẹ.

Đối với thương nhân nước ngoài, Khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 cũng quy định VPĐD là đơn vị phụ thuộc được thành lập tại Việt Nam nhằm tìm hiểu thị trường và thực hiện các hoạt động xúc tiến thương mại theo quy định của pháp luật.

Có thể hiểu đơn giản, văn phòng đại diện là “cầu nối” giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác và thị trường. Vì mọi hoạt động của VPĐD đều được thực hiện nhân danh công ty mẹ, nên đơn vị này cần có người đứng đầu để quản lý và đại diện trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền.

Trưởng phòng đại diện là ai?

Trưởng văn phòng đại diện là người được doanh nghiệp hoặc thương nhân nước ngoài bổ nhiệm để quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về hoạt động của văn phòng đại diện.

Theo Khoản 5 Điều 84 Bộ luật Dân sự 2015, người đứng đầu văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ trong phạm vi và thời hạn được pháp nhân ủy quyền. Điều này đồng nghĩa, họ là người đại diện theo ủy quyền, không phải người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Mọi quyền hạn đều được xác định dựa trên nội dung ủy quyền từ công ty mẹ.

Về tên gọi, Nghị định 07/2016/NĐ-CP sử dụng thuật ngữ “người đứng đầu văn phòng đại diện”. Trong thực tế, doanh nghiệp có thể gọi chức danh này là trưởng văn phòng đại diện hoặc giám đốc văn phòng đại diện, tùy theo quy định nội bộ. Trong đó, trưởng văn phòng đại diện là cách gọi phổ biến hơn.

Điều kiện để được bổ nhiệm làm trưởng văn phòng đại diện

So với nhiều vị trí quản lý khác, pháp luật Việt Nam không quy định cụ thể về bằng cấp, kinh nghiệm hay chứng chỉ đối với trưởng văn phòng đại diện. Doanh nghiệp hoặc thương nhân nước ngoài có quyền tự quyết định người phù hợp để bổ nhiệm.

Tuy vậy, người được bổ nhiệm vẫn phải đáp ứng các quy định của pháp luật. Theo Khoản 6 Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài không được đồng thời giữ một trong các chức vụ sau:

• Người đứng đầu chi nhánh của chính thương nhân nước ngoài đó.
• Người đứng đầu chi nhánh của một thương nhân nước ngoài khác.
• Người đại diện theo pháp luật của thương nhân nước ngoài đó hoặc của một thương nhân nước ngoài khác.
• Người đại diện theo pháp luật của tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Việt Nam.

Quy định này nhằm tránh việc một cá nhân kiêm nhiệm quá nhiều vị trí có thể dẫn đến xung đột về trách nhiệm và quyền hạn. Trên thực tế, không ít doanh nghiệp chỉ phát hiện quy định này khi đã hoàn tất thủ tục bổ nhiệm.

Nếu trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài, người đó cũng cần có thị thực và tình trạng cư trú hợp pháp tại Việt Nam trong suốt thời gian đảm nhiệm chức vụ.

Quyền hạn và trách nhiệm của trưởng văn phòng đại diện

Trưởng văn phòng đại diện (VPĐD) thực hiện quyền hạn theo phạm vi được doanh nghiệp mẹ ủy quyền. Việc được giao điều hành VPĐD không đồng nghĩa với quyền ký kết hợp đồng thương mại thay mặt công ty mẹ. Nếu muốn thực hiện giao dịch này, họ phải có văn bản ủy quyền riêng cho từng trường hợp hoặc theo phạm vi được doanh nghiệp quy định.

Trong quá trình hoạt động, trưởng VPĐD có thể đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước, gặp gỡ đối tác, nghiên cứu thị trường và triển khai các hoạt động xúc tiến thương mại đúng với chức năng của VPĐD. Bên cạnh đó, họ chịu trách nhiệm quản lý nhân sự, điều phối công việc hằng ngày và đảm bảo mọi hoạt động tuân thủ quy định của pháp luật Việt Nam.

Về mặt pháp lý và hành chính, trưởng VPĐD cũng có trách nhiệm thực hiện các nghĩa vụ định kỳ như báo cáo theo quy định, kê khai thuế (nếu phát sinh), khai báo lao động và theo dõi việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý để VPĐD hoạt động đúng quy định.

Trách nhiệm pháp lý của trưởng văn phòng đại diện cần biết

Trước khi đi vào công việc hàng ngày, trưởng VPĐD cần hiểu rõ trách nhiệm pháp lý của mình. Đây là nội dung nhiều doanh nghiệp dễ bỏ sót nhưng lại ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của VPĐD.

Theo Điều 33 Nghị định 07/2016/NĐ-CP: Trưởng VPĐD chịu trách nhiệm trước thương nhân nước ngoài đối với toàn bộ hoạt động của VPĐD trong phạm vi được ủy quyền. Nếu tự ý thực hiện công việc vượt quá phạm vi này, người đứng đầu VPĐD phải tự chịu trách nhiệm pháp lý. Khi đó, công ty mẹ không phải chịu trách nhiệm thay cho các hành vi không được ủy quyền.

Nếu xuất cảnh khỏi Việt Nam, trưởng VPĐD phải lập văn bản ủy quyền cho người khác thay mình thực hiện quyền và nghĩa vụ, đồng thời phải được thương nhân nước ngoài chấp thuận. Dù đã ủy quyền, trưởng VPĐD vẫn chịu trách nhiệm về các công việc mà người được ủy quyền thực hiện trong thời gian mình vắng mặt.

Trong trường hợp thời hạn ủy quyền đã hết nhưng trưởng VPĐD vẫn chưa quay lại Việt Nam và chưa có văn bản ủy quyền mới, người được ủy quyền vẫn có thể tiếp tục thực hiện các công việc trong phạm vi đã được giao cho đến khi có người thay thế.

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là nếu trưởng VPĐD vắng mặt tại Việt Nam trên 30 ngày mà không có ủy quyền hợp lệ, hoặc rơi vào các trường hợp như qua đời, mất tích, bị tạm giam, chấp hành án phạt tù hoặc mất năng lực hành vi dân sự, thương nhân nước ngoài phải nhanh chóng bổ nhiệm người thay thế. Quy định này nhằm bảo đảm VPĐD luôn có người đại diện chịu trách nhiệm trong suốt quá trình hoạt động.

Trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài cần lưu ý gì về giấy phép lao động và thuế?

Nếu bổ nhiệm trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài, doanh nghiệp cần quan tâm thêm đến quy định về giấy phép lao động và nghĩa vụ thuế.

Về giấy phép lao động

Theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019, trưởng văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài thường không thuộc diện được miễn giấy phép lao động.

Điều 7 Nghị định 152/2020/NĐ-CP chỉ miễn giấy phép trong một số trường hợp nhất định, chủ yếu áp dụng cho người đứng đầu văn phòng đại diện hoặc dự án của tổ chức quốc tế và tổ chức phi chính phủ.

Vì vậy, với văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài hoạt động vì mục đích kinh doanh, người được bổ nhiệm thường phải thực hiện thủ tục xin giấy phép lao động theo quy định.

Về thuế thu nhập cá nhân và bảo hiểm xã hội

Nếu tiền lương được chi trả tại Việt Nam và hạch toán qua văn phòng đại diện, người lao động phải thực hiện nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân và tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc theo quy định.

Trường hợp lương được công ty mẹ thanh toán trực tiếp từ nước ngoài và không đi qua bảng lương của văn phòng đại diện tại Việt Nam, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm có thể được xác định theo cách khác. Mỗi trường hợp cần được xem xét cụ thể dựa trên hồ sơ và phương thức chi trả để bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật.

Trưởng văn phòng đại diện là người điều hành mọi hoạt động của văn phòng đại diện trong phạm vi được doanh nghiệp ủy quyền, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý đối với các quyết định và công việc mình thực hiện. Pháp luật Việt Nam không quy định bắt buộc về trình độ học vấn hay số năm kinh nghiệm đối với vị trí này.

Tuy vậy, vẫn có những điều kiện và giới hạn pháp lý phải tuân thủ khi được bổ nhiệm. Nếu hành động vượt quá phạm vi ủy quyền, trưởng văn phòng đại diện có thể phải tự chịu trách nhiệm đối với những nghĩa vụ phát sinh. Vì vậy, văn bản ủy quyền cần quy định rõ quyền hạn và trách nhiệm của người được bổ nhiệm để hạn chế rủi ro cho cả hai bên.