9 Phương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên giúp bạn làm việc năng suất hơn

Trong guồng quay bận rộn của công việc, bạn có bao giờ cảm thấy mình luôn vội vã nhưng vẫn chưa đạt được kết quả như mong muốn? Điều này không phải vì làm chưa đủ, mà có thể vì bạn chưa sắp xếp công việc theo đúng thứ tự ưu tiên. 

Khi biết cách xác định những việc quan trọng nhất và tập trung vào chúng, bạn sẽ làm việc hiệu quả hơn, giảm căng thẳng và đạt được mục tiêu nhanh hơn. Hãy cùng khám phá 9 phương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên cực kỳ hiệu quả trong bài viết này!

Công việc ưu tiên là gì?

Ưu tiên (priority) được định nghĩa là điều quan trọng nhất và cần được giải quyết trước những công việc khác (theo từ điển Cambridge). Từ định nghĩa này, chúng ta có thể hiểu rằng công việc ưu tiên là những nhiệm vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả cuối cùng và thường bị giới hạn về mặt thời gian, đòi hỏi phải được hoàn thành nhanh chóng.

Một điều thú vị là từ “ưu tiên” bắt nguồn từ “prioritas” trong tiếng Latinh thời Trung cổ, mang ý nghĩa “điều quan trọng nhất, điều trước nhất”. Khi mới xuất hiện, từ này không có dạng số nhiều – tức là, bạn chỉ có một ưu tiên duy nhất. Điều này phản ánh đúng bản chất của sự ưu tiên: không thể có quá nhiều nhiệm vụ quan trọng nhất cùng một lúc.

Công việc ưu tiên là những nhiệm vụ quan trọng và cấp bách nhất, cần phải hoàn thành trước

Phân biệt giữa việc “cần làm” và “muốn làm”

Stephen R. Covey từng nói: “Hầu hết chúng ta dành quá nhiều thời gian cho những việc khẩn cấp và không đủ thời gian cho những việc quan trọng.” 

Có những ngày bạn làm việc liên tục, gần như không có phút nào nghỉ ngơi, nhưng cuối ngày nhìn lại, danh sách công việc vẫn còn đầy ắp. Đôi khi, bạn phải làm thêm giờ, mang việc về nhà hoặc dời việc hôm nay sang ngày mai – và vòng lặp ấy cứ thế tiếp diễn.

Bước đầu tiên để cải thiện quá trình quản lý công việc là phân biệt rõ ràng giữa những việc cần làm và muốn làm.

Việc cần làm

Đây là những nhiệm vụ bắt buộc phải hoàn thành trước để đảm bảo tiến độ và cam kết công việc. Bạn có thể xác định chúng dựa trên hai yếu tố sau:

• Thời hạn hoàn thành (Deadline): Công việc có thời gian bàn giao cụ thể và không thể trì hoãn.
• Không thể ủy thác:  Chỉ bạn mới có thể xử lý nhiệm vụ này, đòi hỏi sự tập trung cao độ.

Sau khi xác định danh sách công việc cần làm, hãy ước tính thời gian hoàn thành và sắp xếp theo từng mức độ quan trọng. Đây là những công việc ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung – do đó hãy ưu tiên hoàn thành mà không để bị gián đoạn bởi những việc không cấp thiết.

Việc muốn làm

Danh sách này bao gồm các công việc có tính chất:

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Cần suy nghĩ và chuẩn bị kỹ lưỡng
• Không có thời hạn gấp: Có thể thực hiện khi thời gian cho phép

Quản lý công việc hiệu quả không chỉ là thực hiện thật nhiều nhiệm vụ trong ngày, mà là hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng nhất, đúng thời điểm. Khi bạn làm chủ được ranh giới giữa “cần làm” và “muốn làm”, công việc sẽ trở nên nhẹ nhàng hơn, hiệu suất cũng sẽ cải thiện đáng kể.

5 Bước sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Dưới đây là 5 bước đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích để bạn quản lý công việc một cách khoa học:

Bước 1: Dành 10 phút lập danh sách công việc

Trước khi bắt tay vào bất cứ việc gì, hãy dành khoảng 10 phút để viết ra tất cả các công việc cần làm trong ngày. Danh sách này không chỉ gồm công việc liên quan đến công ty mà cả những việc cá nhân như đi chợ, tập thể dục…. Ghi chép đầy đủ giúp bạn có cái nhìn tổng quát và không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.

Khi đã có danh sách, việc tiếp theo là xác định mức độ ưu tiên của từng công việc dựa trên tầm quan trọng, tính khẩn cấp, thời gian cần thiết và giá trị mang lại.

Bước 2: Đánh dấu những việc quan trọng và khẩn cấp

Mỗi công việc đều nên có một deadline cụ thể, kể cả khi nó không bắt buộc. Việc đặt ra thời hạn giúp bạn tránh tình trạng trì hoãn hoặc bị cuốn vào những công việc phát sinh, khiến các nhiệm vụ quan trọng bị đẩy lùi.

Hãy đánh dấu những công việc quan trọng và cần xử lý ngay để ưu tiên hoàn thành trước. Khi có lộ trình rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát tiến độ và sắp xếp công việc hiệu quả hơn.

Bước 3: Phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp

Stephen Covey, tác giả cuốn sách “7 Thói Quen Của Người Thành Đạt”, đã đề xuất một phương pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để sắp xếp công việc:

• Quan trọng & Khẩn cấp: Xử lý ngay lập tức.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Lên kế hoạch cụ thể để thực hiện.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Có thể giao lại cho người khác.
• Không quan trọng và Không khẩn cấp: Loại bỏ khỏi danh sách.

Bước 4: Cân nhắc thời gian và công sức cho mỗi nhiệm vụ

Nếu danh sách công việc quá dài, bạn có thể bị choáng ngợp và dễ rơi vào trạng thái trì hoãn. Một cách để duy trì động lực là ưu tiên hoàn thành những nhiệm vụ tốn ít thời gian và công sức trước.

Hoàn thành một số việc nhỏ giúp bạn có cảm giác thành tựu, tạo đà để tiếp tục xử lý những công việc quan trọng hơn. Đừng quên xem xét khối lượng công việc của từng nhiệm vụ để phân bổ thời gian hợp lý.

Bước 5: Gạch bỏ những công việc đã hoàn thành

Không có gì thỏa mãn hơn cảm giác được gạch bỏ một công việc khỏi danh sách! Hành động đơn giản này không chỉ giúp bạn theo dõi tiến độ mà còn mang lại cảm giác thành công, khuyến khích bạn tiếp tục duy trì năng suất.

Bạn thậm chí có thể biến việc này thành một khoảnh khắc thú vị – xóa, cắt bỏ, hoặc thậm chí đốt tờ danh sách cũ nếu muốn! Đừng quên tự thưởng cho bản thân sau mỗi nhiệm vụ hoàn thành để giữ tinh thần làm việc tích cực.

9 Phương pháp sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên cực kỳ hiệu quả

“Ngụy biện chi phí chìm” – Đừng cố sửa một con thuyền thủng, hãy đổi thuyền!

Một nguyên tắc quan trọng khi sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc là tính linh hoạt. Kế hoạch ban đầu dù có chặt chẽ đến đâu cũng không thể lường trước được những tình huống phát sinh. 

Khi những công việc mới xuất hiện, bạn cần nhanh chóng đánh giá lại mức độ quan trọng và cấp bách của chúng để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp. Hãy tự hỏi:

• Công việc mới này có thực sự quan trọng hơn những việc tôi đang làm không?

• Nếu không xử lý ngay, liệu nó có gây ra hậu quả nghiêm trọng?

• Nếu không gấp, tôi nên xếp nó vào đâu trong danh sách công việc đang chờ xử lý?

Một trong những sai lầm phổ biến khi quản lý công việc là rơi vào ngụy biện chi phí chìm (sunk cost fallacy). Đây là hiện tượng tâm lý khiến chúng ta có xu hướng tiếp tục một việc chỉ vì đã đầu tư nhiều thời gian, công sức vào đó, dù biết rằng nó không còn hiệu quả. 

Tuy nhiên, điều quan trọng cần nhớ là thời gian đã qua không thể lấy lại. Việc cố bám vào một nhiệm vụ kém giá trị chỉ khiến bạn lãng phí thêm nguồn lực và cơ hội.

Thay vì cố gắng sửa chữa một con thuyền đang chìm, hãy mạnh dạn đánh giá lại toàn bộ công việc. Nếu một nhiệm vụ không còn thực sự tiềm năng và cần thiết, hãy dừng lại và dành sự tập trung cho những công việc quan trọng hơn. Đôi khi, thay đổi hướng đi đúng lúc sẽ giúp bạn tiến xa hơn là cố chấp đi tiếp trên một lộ trình sai lầm.

Phương pháp MoSCoW

MoSCoW giúp bạn xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất cần được đáp ứng trước để đảm bảo thành công cao hơn. Phương pháp này đặc biệt hữu ích trong quản lý dự án, lập kế hoạch và phát triển sản phẩm.

MoSCoW là viết tắt của bốn mức độ ưu tiên chính:

M – Must Have (Bắt buộc phải có)

Đây là những yêu cầu tối thiểu không thể thiếu để đạt được mục tiêu cuối cùng. Nếu không hoàn thành các nhiệm vụ thuộc nhóm này, dự án sẽ không thể thành công hoặc sản phẩm không thể sử dụng được.

• Những yêu cầu này có thể được xem như “xương sống” của dự án.
• Nếu không có chúng, mọi nỗ lực khác sẽ trở nên vô nghĩa.
• Một cách hiểu khác về Must Have là “Minimum Usable SubseTs” – tức là tập hợp các yếu tố tối thiểu để sản phẩm có thể hoạt động.

S – Should Have (Nên có)

Đây là những yêu cầu quan trọng nhưng không mang tính bắt buộc.

• Những yếu tố này giúp nâng cao giá trị của dự án hoặc sản phẩm.
• Thông thường, chúng sẽ được thực hiện sau khi hoàn thành tất cả nhiệm vụ thuộc nhóm Must Have.
• Nếu không có các yếu tố này, sản phẩm vẫn hoạt động được nhưng có thể chưa thực sự tối ưu.

C – Could Have (Có thể có)

Nhóm này bao gồm các nhiệm vụ hoặc yêu cầu có thể thực hiện nếu có đủ thời gian và tài nguyên.

• Chúng không ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án.
• Có  thì tốt, nhưng nếu không có thì cũng không gây tác động tiêu cực.
• Đôi khi, chúng được gọi là “nice to have” – tức là có cũng được, không có cũng không sao.

W – Won’t Have hoặc Would Have (Sẽ không có hoặc có thể có trong tương lai)

Đây là nhóm công việc không thực hiện trong giai đoạn hiện tại, nhưng có thể xem xét trong tương lai.

• Một số yêu cầu có thể không khả thi hoặc quá tốn kém về thời gian và nguồn lực. Khi đó, tốt nhất là không đầu tư vào chúng ngay lúc này.
• Nếu một yêu cầu có giá trị nhưng chưa thể thực hiện ngay, nó có thể được đánh dấu là “Would have” – nghĩa là có thể được cân nhắc sau khi hoàn thành dự án chính.

Phương pháp MoSCoW giúp tối ưu hóa quản lý thời gian và nguồn lực trong công việc hiệu quả

Phương pháp GTD (Get Thing Done)

GTD là phương pháp quản lý công việc nổi tiếng của chuyên gia David Allen – giúp bạn kiểm soát công việc một cách hệ thống, giảm căng thẳng và tối ưu hiệu suất. Cốt lõi của GTD là tổ chức công việc theo từng bước cụ thể, giúp bạn tập trung vào điều quan trọng mà không bị quá tải.

Phương pháp này xoay quanh 5 bước sắp xếp công việc khoa học và hoàn thành mọi nhiệm vụ một cách nhẹ nhàng, không áp lực:

Bước 1: Thu thập tất cả công việc

Ghi lại mọi nhiệm vụ, ý tưởng, công việc thường kỳ vào một nơi duy nhất – có thể là ứng dụng ghi chú, sổ tay hay công cụ quản lý công việc. Điều này giúp bạn không bỏ sót bất kỳ việc quan trọng nào.

Bước 2: Làm rõ và sắp xếp nhiệm vụ

Không phải tất cả công việc đều cần thực hiện ngay lập tức. Hãy phân loại như sau:

• Loại bỏ những việc không quan trọng, không khả thi.
• Nếu việc đó chỉ mất dưới 2 phút, hãy thực hiện ngay.
• Những việc lớn hơn được chia nhỏ thành từng bước, đưa ra deadline cụ thể hoặc giao cho người phù hợp.

Bước 3: Phân nhóm công việc

Nhóm các công việc theo từng danh mục để dễ dàng theo dõi, chẳng hạn như:

• Công việc cá nhân.
• Nhiệm vụ trong công ty.
• Chuẩn bị cho sự kiện/dự án.
• Việc gia đình, cá nhân, du lịch,…

Điều này giúp bạn dễ dàng tập trung vào một nhóm công việc nhất định mà không bị phân tán.

Bước 4: Đánh giá và cập nhật thường xuyên

Dành thời gian mỗi tuần để xem lại danh sách công việc, cập nhật tiến độ và điều chỉnh thứ tự ưu tiên. Việc này giúp bạn luôn kiểm soát mọi thứ mà không bị quá tải hoặc quên nhiệm vụ quan trọng.

Bước 5:  Thực hiện ngay

Khi mọi thứ đã được tổ chức hợp lý, việc bắt tay vào làm sẽ trở nên dễ dàng hơn. Bạn sẽ biết cần làm gì – vào lúc nào, hoàn thành công việc trôi chảy hơn mà không gặp tình trạng chần chừ, trì hoãn.

Phương pháp “2 danh sách” của Warren Buffett

Bạn có thể làm việc chăm chỉ mỗi ngày, nhưng nếu nhắm sai mục tiêu, mọi nỗ lực đều trở nên vô nghĩa. Vì vậy, việc đánh giá và sắp xếp lại các ưu tiên dài hạn là điều cần thiết để đảm bảo bạn luôn đi đúng hướng. 

Tỷ phú Warren Buffett đã đề xuất một phương pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả để giúp bạn tập trung vào những điều thực sự quan trọng.

Dưới đây là 3 bước xác định mục tiêu quan trọng nhất:

• Bước 1. Lập danh sách 25 mục tiêu quan trọng nhất: Hãy viết ra tất cả những gì bạn mong muốn đạt được trong cuộc sống – từ sự nghiệp, học vấn đến các mục tiêu cá nhân.
• Bước 2. Khoanh tròn 5 mục tiêu hàng đầu: Hãy suy nghĩ kỹ và chọn ra 5 mục tiêu quan trọng nhất, những điều thực sự có ý nghĩa và có khả năng tạo ra tác động lớn đến cuộc đời bạn.
• Bước 3. Loại bỏ phần còn lại – Tránh xa bằng mọi giá: 20 Mục tiêu còn lại có thể trông hấp dẫn, nhưng chúng chỉ đủ quan trọng để khiến bạn phân tâm mà không giúp bạn đạt được bước tiến lớn. Hãy đặt chúng vào danh sách “tránh xa” và tập trung toàn bộ nguồn lực vào 5 mục tiêu hàng đầu của mình.

Bằng cách áp dụng phương pháp này, bạn sẽ có một chiến lược rõ ràng, giúp bạn tránh lãng phí thời gian vào những thứ không thiết yếu và tăng tốc trên hành trình đạt được những mục tiêu quan trọng nhất của mình.

Phương pháp MIT  (Most Important Task) 

Cách bạn khởi động một ngày có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu suất làm việc của cả ngày hôm đó. Nếu bắt đầu bằng những việc đơn giản và ít quan trọng, bạn có thể rơi vào vòng lặp trì hoãn và mất đi động lực. 

Ngược lại, nếu dồn sự tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất ngay từ đầu, bạn sẽ tạo ra đà phát triển tích cực, khơi nguồn cảm hứng và duy trì năng lượng để chinh phục các công việc tiếp theo.

Đây chính là cốt lõi của phương pháp MIT – tập trung giải quyết nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên. Ý tưởng này được ví von bằng hình ảnh “ăn con ếch sống” – lấy cảm hứng từ câu nói nổi tiếng của Mark Twain: “Nếu bạn phải ăn một con ếch sống, tốt nhất hãy ăn nó ngay lập tức và đừng dành quá nhiều thời gian để ngắm nhìn.”

Ở đây “con ếch” tượng trưng cho nhiệm vụ quan trọng nhưng khó khăn – công việc mà bạn thường có xu hướng trì hoãn. Khi bạn quyết tâm xử lý nó đầu tiên, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.

• Mỗi ngày, hãy dành một chút thời gian để chọn ra nhiệm vụ quan trọng nhất, có tác động lớn nhất đến mục tiêu của bạn.
• Trước khi bị “cuốn” vào email, tin nhắn hay những công việc nhỏ nhặt khác, hãy tập trung giải quyết MIT trước.
• Hạn chế xao nhãng bằng cách sử dụng phương pháp Pomodoro – tắt thông báo hoặc làm việc ở không gian yên tĩnh.
• Khi đã vượt qua nhiệm vụ khó khăn nhất, bạn sẽ cảm thấy nhẹ nhõm, có động lực hơn để tiếp tục công việc trong ngày với hiệu suất cao hơn.

Phương pháp ABCDE

Phương pháp ABCDE được phát triển bởi Brian Tracy, giúp bạn phân loại công việc theo mức độ ưu tiên bằng cách nhóm các nhiệm vụ có tầm quan trọng tương tự vào các cấp bậc khác nhau. 

Thay vì xếp tất cả công việc quan trọng vào một danh sách chung, phương pháp này cho phép bạn xác định rõ ràng đâu là nhiệm vụ thực sự quan trọng và cần được ưu tiên trước.

Dưới đây là cách áp dụng phương pháp ABCDE hiệu quả: 

Phân loại công việc theo mức độ ưu tiên: 

Gán mỗi nhiệm vụ trong danh sách một chữ cái từ A đến E. Theo đó:

• A – Nhiệm vụ quan trọng nhất, có tác động lớn đến mục tiêu của bạn.
• B – Nhiệm vụ quan trọng nhưng không cấp bách, có thể hoãn lại nếu cần.
• C – Nhiệm vụ nên làm nhưng không có hậu quả nghiêm trọng nếu không thực hiện.
• D – Nhiệm vụ có thể ủy quyền cho người khác.
• E – Nhiệm vụ không cần thiết, có thể loại bỏ.

Sắp xếp thứ tự trong từng nhóm:

• Với các nhiệm vụ thuộc nhóm A, tiếp tục đánh số theo mức độ quan trọng (A1, A2, A3…).
• Áp dụng tương tự cho các nhóm còn lại nếu cần (B1, B2, C1…).

Thực hiện theo thứ tự ưu tiên:

• Bắt đầu với các nhiệm vụ nhóm A, đặc biệt là A1 – nhiệm vụ quan trọng nhất.
• Chỉ chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo khi đã hoàn thành nhiệm vụ trước đó.

Bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ và gắn nhãn rõ ràng, bạn sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về những gì cần làm và có thể bắt tay vào công việc một cách hiệu quả nhất.

Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower – cựu Tổng thống Hoa Kỳ, người nổi tiếng với khả năng ra quyết định và quản lý công việc hiệu quả. 

Công cụ này giúp bạn phân loại nhiệm vụ theo hai tiêu chí: Mức độ khẩn cấp và Mức độ quan trọng, từ đó đưa ra quyết định chính xác về cách xử lý chúng.

Ma trận Eisenhower được chia thành 4 nhóm chính:

Nhóm 1: Quan trọng và khẩn cấp – Xử lý ngay lập tức

• Đây là những công việc có ảnh hưởng trực tiếp đến mục tiêu hoặc trách nhiệm quan trọng của bạn, cần được giải quyết ngay.
• Ví dụ: Xử lý khủng hoảng, deadline sát nút, giải quyết các vấn đề cấp bách.

Nhóm 2: Quan trọng nhưng không khẩn cấp – Lên kế hoạch thực hiện

• Đây là những công việc mang lại giá trị dài hạn, nhưng không cần làm ngay lập tức. Việc lập kế hoạch giúp bạn chủ động hơn và tránh bị rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.
• Ví dụ: Học tập, phát triển bản thân, xây dựng chiến lược, các dự án dài hạn.

Nhóm 3: Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Giao phó cho người khác

• Những nhiệm vụ này có tính cấp bách nhưng không thực sự ảnh hưởng lớn đến mục tiêu dài hạn của bạn. Nếu có thể, hãy ủy quyền cho người phù hợp để tối ưu hóa thời gian của mình.
• Ví dụ: Trả lời email không quan trọng, xử lý giấy tờ hành chính…

Nhóm 4: Không quan trọng và không khẩn cấp – Loại bỏ hoặc hạn chế tối đa

• Đây là những công việc có thể gây lãng phí thời gian mà không đem lại lợi ích đáng kể. Hãy cân nhắc loại bỏ hoặc hạn chế chúng để tập trung vào những điều quan trọng hơn.
• Ví dụ: Lướt mạng xã hội không mục đích, xem TV quá nhiều, tham gia các cuộc họp không cần thiết.

Ma trận Eisenhower giúp tối ưu hóa hiệu suất bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ thực sự cần thiết

Phương pháp Ivy Lee

Trong công việc, có những lúc dù cố gắng đến đâu, bạn vẫn đối mặt với một danh sách dài những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp. Khi đó, điều quan trọng không chỉ là hoàn thành công việc mà còn là xác định đâu là việc thực sự quan trọng để ưu tiên xử lý trước.

Một trong những phương pháp giúp bạn làm điều này một cách đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả chính là phương pháp Ivy Lee – mặc dù đơn giản nhưng có sức mạnh đáng kinh ngạc trong việc tổ chức công việc và nâng cao năng suất. 

Quy trình thực hiện rất dễ nhớ và áp dụng:

• Cuối mỗi ngày làm việc, hãy viết ra 6 nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn cần hoàn thành vào ngày hôm sau. Tuyệt đối không được viết quá 6 việc. Điều này giúp bạn buộc phải lựa chọn những việc thực sự quan trọng, tránh tình trạng bị quá tải và dàn trải công việc.
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ này dựa trên mức độ quan trọng.
• Bắt đầu ngày làm việc mới, tập trung toàn bộ sự chú ý vào nhiệm vụ quan trọng nhất. Chỉ khi hoàn thành xong công việc đầu tiên, bạn mới chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
• Lặp lại quy trình với từng nhiệm vụ trong danh sách cho đến hết ngày.
• Những công việc chưa hoàn thành sẽ được chuyển sang danh sách của ngày hôm sau và tiếp tục thực hiện theo thứ tự ưu tiên mới.
• Lặp lại quy trình này mỗi ngày, giúp bạn duy trì sự tập trung và kiểm soát tốt hơn công việc của mình.

Phương pháp Master list

Bạn đã bao giờ cảm thấy choáng ngợp với hàng loạt công việc cần hoàn thành mỗi ngày? Rất dễ mắc kẹt trong những nhiệm vụ “có vẻ gấp” nhưng thực chất lại không đóng góp nhiều vào mục tiêu dài hạn. Đó là lý do bạn cần một Master List – công cụ giúp tổ chức công việc một cách khoa học và tối ưu hơn.  

Master List là danh sách tổng hợp tất cả những công việc bạn cần làm, từ lớn đến nhỏ – đảm bảo không bỏ sót những nhiệm vụ quan trọng. Bạn có thể ghi chú trên giấy, sử dụng ứng dụng quản lý công việc hoặc các công cụ kỹ thuật số khác.

Dưới đây là cách xây dựng và sử dụng Master List hiệu quả:

Bước 1. Liệt kê toàn bộ công việc:

• Ghi lại tất cả nhiệm vụ, từ những công việc nhỏ đến các dự án quan trọng.
• Không cần sắp xếp ngay từ đầu, chỉ cần đảm bảo mọi thứ đều được liệt kê.

Bước 2. Phân loại theo thời gian:

• Chia công việc thành các mục tiêu theo ngày – tuần – tháng.
• Xác định đâu là nhiệm vụ ưu tiên, đâu là việc có thể linh hoạt xử lý sau.

Bước 3. Tập trung vào giá trị cốt lõi:

• Áp dụng quy tắc 80/20 (Pareto): 20% công việc quan trọng sẽ tạo ra 80% kết quả.
• Tránh bị cuốn vào những công việc nhỏ nhặt nhưng không mang lại tác động lớn.

Bước 4. Kiểm tra và cập nhật thường xuyên:

• Thường xuyên xem lại danh sách để điều chỉnh thứ tự ưu tiên.
• Đánh dấu những nhiệm vụ hoàn thành để theo dõi tiến độ.

Việc sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên không chỉ giúp bạn làm việc năng suất hơn mà còn giảm căng thẳng, tối ưu hóa thời gian và tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Dù bạn áp dụng phương pháp nào – điều quan trọng nhất vẫn là duy trì tính kỷ luật, linh hoạt và cam kết với mục tiêu của mình. 

Hãy bắt đầu ngay hôm nay bằng cách chọn một phương pháp phù hợp, thiết lập thứ tự ưu tiên rõ ràng và kiên trì thực hiện. Khi kiểm soát tốt công việc của mình, bạn không chỉ nâng cao hiệu suất mà còn tạo dựng một cuộc sống cân bằng, thành công hơn!