Thuê văn phòng riêng cho team 3 – 10 người: Khi nào nên chọn serviced office thay vì coworking?

Nền kinh tế Việt Nam từ giai đoạn 2024 – 2025 đang cho thấy tín hiệu tăng trưởng tích cực, kéo theo nhu cầu lớn hơn về không gian làm việc linh hoạt từ các SMEs và startup công nghệ.

Với những đội ngũ từ 3 – 10 người, nơi làm việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành, mức độ bảo mật và cách doanh nghiệp xây dựng hình ảnh riêng.

Trong giai đoạn đầu cần không gian làm việc tập trung hơn, nhiều doanh nghiệp thường phân vân giữa coworking và serviced office. Vậy lựa chọn nào sẽ phù hợp hơn, giúp team làm việc hiệu quả và sẵn sàng cho bước phát triển tiếp theo?

Serviced office và coworking khác nhau thế nào?

Để chọn đúng mô hình cho nhóm 3 – 10 người, trước tiên cần hiểu rõ bản chất của từng loại không gian.

• Serviced office (Văn phòng trọn gói): Là văn phòng trọn gói có không gian riêng, tách biệt bằng vách kính hoặc tường, phù hợp với doanh nghiệp cần sự độc lập và riêng tư. 
• Coworking space (Không gian làm việc chung): Được xây dựng theo mô hình chia sẻ – nơi nhiều cá nhân và nhóm nhỏ cùng làm việc trong không gian mở và dùng chung các tiện ích chung để tiết kiệm chi phí.

Tại TP.HCM và Hà Nội, ranh giới giữa hai mô hình này ngày càng linh hoạt hơn. Nhiều không gian coworking hiện nay được phát triển theo dạng hybrid – nghĩa là bên trong vẫn có các phòng riêng dành cho nhóm nhỏ.

Với mô hình này, doanh nghiệp vẫn có khu làm việc kín đáo, đồng thời sử dụng được toàn bộ tiện ích sẵn có như lễ tân, phòng họp, pantry hay khu tiếp khách. Đây là lựa chọn khá hợp lý cho những nhóm nhỏ muốn làm việc chuyên nghiệp mà không phải đầu tư quá nhiều vào setup ban đầu.

Serviced office là văn phòng riêng, còn coworking là không gian làm việc chung linh hoạt và tiết kiệm hơn

Nhóm 3 – 10 người cần bao nhiêu diện tích?

Khi tính diện tích cho một nhóm nhỏ, doanh nghiệp cần cân đối giữa chi phí thuê và sự thoải mái trong quá trình làm việc. Tại Việt Nam, diện tích trung bình thường được tính khoảng 5m²/người.

Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp có 10 nhân sự và áp dụng theo mức này sẽ cần khoảng 50m² trong mô hình văn phòng truyền thống. Nhưng với serviced office, diện tích thực tế có thể gọn hơn khá nhiều. Do phần sảnh, phòng họp, pantry hay hành lang đã nằm trong khu vực dùng chung – doanh nghiệp thường chỉ cần thuê phòng riêng khoảng 30 – 35 m² cho 10 chỗ ngồi. Cách bố trí này giúp tiết kiệm diện tích thuê, giảm chi phí vận hành và vẫn giữ được trải nghiệm làm việc chuyên nghiệp.

Khi nào nên chọn serviced office thay vì coworking?

Khi doanh nghiệp cần sự riêng tư và bảo mật cao

Serviced office thường phù hợp với những doanh nghiệp muốn có không gian làm việc riêng, yên tĩnh và an toàn hơn cho thông tin nội bộ.

Những lĩnh vực như tài chính, pháp lý, y tế hay phát triển phần mềm thường phải trao đổi chiến lược, xử lý dữ liệu nhạy cảm và họp nội bộ trong không gian kín.

Với coworking, màn hình làm việc có thể bị người khác nhìn thấy, còn các cuộc trò chuyện cũng dễ bị nghe lọt khi xung quanh luôn có người ra vào. Serviced office giải quyết khá tốt vấn đề này nhờ có phòng riêng, cửa khóa và môi trường làm việc tập trung hơn.

Bên cạnh đó, serviced office cũng phù hợp với doanh nghiệp cần hạ tầng công nghệ ổn định và an toàn hơn. Nhiều đơn vị vận hành đã chuẩn bị sẵn internet chất lượng cao, mạng riêng và các giải pháp hỗ trợ bảo mật tốt hơn so với không gian làm việc chung. Đây là lựa chọn phù hợp với các công ty thường xuyên xử lý dữ liệu lớn, vận hành hệ thống nội bộ hoặc cần đường truyền ổn định để làm việc liên tục.

Xây dựng bản sắc thương hiệu và hình ảnh chuyên nghiệp

Serviced office phù hợp với những doanh nghiệp đang muốn xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và tạo niềm tin với khách hàng, đối tác. 

Một văn phòng riêng trong tòa nhà bài bản, có lễ tân hỗ trợ và bảng tên công ty rõ ràng thường tạo cảm giác ổn định, chỉn chu và đáng tin cậy hơn trong các buổi gặp gỡ quan trọng.

Hơn nữa, serviced office thường nằm ở khu vực trung tâm như Quận 1, Quận 3… Nhờ vậy doanh nghiệp vừa thuận tiện giao dịch, vừa nâng tầm hình ảnh trong hồ sơ năng lực và hoạt động kinh doanh. 

Tối ưu chi phí CAPEX so với OPEX

Với startup và SMEs, serviced office thường là lựa chọn hợp lý khi doanh nghiệp muốn kiểm soát chi phí tốt hơn và giữ dòng tiền linh hoạt.

Thay vì phải chi một khoản lớn ngay từ đầu cho nội thất, máy lạnh, internet hay các hạng mục vận hành, doanh nghiệp chỉ cần trả một mức phí cố định theo tháng. Nhờ vậy, ngân sách có thể được ưu tiên cho sản phẩm, bán hàng hoặc các mục tiêu tăng trưởng quan trọng hơn.

Điểm cần lưu ý là chi phí vận hành thực tế thường lớn hơn tiền thuê mặt bằng. Nếu thuê văn phòng truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải tự xử lý nhiều việc lặt vặt như hỏng hóc thiết bị, mạng chập chờn hay bổ sung văn phòng phẩm. Với serviced office, những phần việc này thường đã có đội ngũ vận hành hỗ trợ sẵn, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và để nhân sự tập trung hơn vào công việc chính.

Không gian làm việc thoải mái hơn

Với đội ngũ làm việc cố định, một không gian riêng tư, dễ chịu và phù hợp với thể trạng sẽ giúp mọi người duy trì hiệu suất tốt hơn mỗi ngày. Serviced office thường được đầu tư bài bản về bàn ghế, cách bố trí và chất lượng không khí để nhân viên ngồi làm việc lâu mà vẫn thấy thoải mái.

Tại nhiều văn phòng dịch vụ chất lượng cao ở TP.HCM như The Sentry, nội thất thường được thiết kế theo kích thước tiêu chuẩn nhằm hạn chế tình trạng đau lưng, mỏi vai gáy hay mỏi mắt. Diện tích và thể tích phòng cũng được tính toán hợp lý để đảm bảo sự thông thoáng cho từng người.

Trong khi đó, coworking space thường đông người và có nhiều chuyển động xung quanh nên dễ tạo cảm giác ồn, bí hoặc mất tập trung. Với serviced office, mỗi phòng có hệ thống điều hòa và lưu thông không khí ổn định hơn, giúp môi trường làm việc dễ chịu và tăng sự tập trung hơn.

Vừa có sự riêng tư, vừa kết nối cộng đồng

Nhiều doanh nghiệp ngại thuê văn phòng riêng vì sợ đội ngũ bị tách biệt và ít cơ hội kết nối. Thực tế, các mô hình serviced office nằm trong coworking hiện nay đã xử lý khá tốt điều đó, khi vừa giữ được sự riêng tư cần thiết, vừa mở ra cơ hội giao lưu và hợp tác.

Với những công việc cần độ tập trung cao như lập trình, kế toán hay phân tích dữ liệu, một không gian riêng yên tĩnh luôn tạo khác biệt rõ rệt. Làm việc trong phòng khép kín giúp hạn chế tiếng ồn, giảm gián đoạn và giữ nhịp làm việc ổn định hơn.

Trong khi đó, đội ngũ vẫn có thể bước ra khu vực chung để gặp gỡ, trao đổi và mở rộng mối quan hệ. Từ những cuộc trò chuyện ngắn ở pantry đến các workshop hay sự kiện kết nối doanh nghiệp, đây đều là những cơ hội giá trị mà văn phòng truyền thống thường khó có được.

Nên chọn serviced office khi doanh nghiệp cần không gian riêng, bảo mật tốt, vận hành ổn định và hình ảnh chuyên nghiệp hơn

Lời khuyên hữu ích cho doanh nghiệp

Với team từ 3 – 10 người, việc chọn serviced office hay coworking space nên dựa vào cách doanh nghiệp muốn vận hành trong thời gian tới, thay vì chỉ nhìn vào chi phí trước mắt.

Khi nào chọn serviced office?

Nên chọn serviced office khi:

• Doanh nghiệp cần không gian riêng để làm việc, trao đổi nội bộ và bảo mật thông tin tốt hơn.
• Team muốn xây dựng môi trường làm việc có bản sắc rõ ràng, chuyên nghiệp và đồng bộ hơn.
• Công việc đòi hỏi sự tập trung cao, hạn chế tiếng ồn và sự xao nhãng từ không gian chung.
• Doanh nghiệp thường xuyên gặp khách hàng, đối tác và cần một hình ảnh chỉn chu để làm việc, tiếp đón.

Khi nào chọn coworking?

Nên chọn coworking space khi:

• Ngân sách còn giới hạn và doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chi phí vận hành.
• Quy mô nhân sự chưa ổn định, có thể tăng giảm chỗ ngồi linh hoạt trong vài tháng tới.
• Team làm việc theo hướng mở, ưu tiên kết nối, mở rộng quan hệ và tìm cơ hội hợp tác nhanh.

Trong giai đoạn 2024–2025, thị trường có nhiều lựa chọn hơn trước, mặt bằng chất lượng tốt cũng dễ tiếp cận hơn với mức chi phí hợp lý. Với doanh nghiệp nhỏ, chọn đúng mô hình làm việc ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực, vận hành hiệu quả hơn và tạo nền tảng tốt cho giai đoạn phát triển tiếp theo.

Nếu doanh nghiệp đang tìm một không gian làm việc linh hoạt, chuyên nghiệp và có trải nghiệm tốt nhất cho đội ngũ – The Sentry là lựa chọn lý tưởng hàng đầu. Hệ thống không gian làm việc của The Sentry được thiết kế theo hướng hiện đại, chỉn chu và phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp, từ startup đến team đang mở rộng quy mô.

Liên hệ The Sentry ngay để tìm giải pháp văn phòng phù hợp với quy mô team và mục tiêu phát triển của doanh nghiệp bạn.