Giấy phép lao động cho người nước ngoài 2026: Điều kiện, hồ sơ & quy trình

Quy định về giấy phép lao động cho người nước ngoài đã có thay đổi, nên doanh nghiệp cần kiểm tra lại quy trình đang áp dụng. Từ ngày 07/8/2025, Nghị định 219/2025/NĐ-CP thay thế các quy định trước đây tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.

Dưới đây là những thông tin doanh nghiệp cần biết khi làm giấy phép lao động trong năm 2026 – từ điều kiện, hồ sơ, quy trình đến mức phạt nếu vi phạm.

3 Thay đổi doanh nghiệp cần nắm trước khi làm hồ sơ 

Hai thủ tục gộp thành một

Trước đây doanh nghiệp phải xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, có kết quả rồi mới nộp hồ sơ xin giấy phép. Nghị định 219/2025/NĐ-CP đưa báo cáo giải trình nhu cầu vào thẳng hồ sơ đề nghị cấp giấy phép, dùng chung Mẫu số 03. Doanh nghiệp giờ chỉ nộp một lần.

Thẩm quyền thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

Theo Điều 4 Nghị định 219, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh là cơ quan cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi giấy phép lao động cũng như giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép.

Thẩm quyền này áp dụng cho người lao động làm việc tại doanh nghiệp có trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh ở địa phương đó. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh được quyền phân cấp tiếp cho cơ quan chuyên môn, nên doanh nghiệp nên kiểm tra quyết định phân cấp của tỉnh mình trước khi nộp.

Thời hạn xử lý 10 ngày làm việc

Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền vừa xem xét chấp thuận nhu cầu vừa cấp giấy phép. Nghị định 70/2023 trước đó quy định 05 ngày làm việc, nhưng con số này chưa tính bước xin chấp thuận nhu cầu nằm ngoài. Tính tổng cả hai khâu, thời gian thực tế hiện nay ngắn hơn.

Ai cần xin giấy phép lao động?

Theo Điều 151 Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải đáp ứng các điều kiện về độ tuổi, năng lực hành vi dân sự, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm và sức khỏe. Người lao động cũng không được đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Về nguyên tắc, người lao động nước ngoài phải có giấy phép lao động do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ các trường hợp được miễn giấy phép theo quy định.

Một điểm cần lưu ý khi ký hợp đồng là thời hạn hợp đồng lao động với người nước ngoài không được vượt quá thời hạn của giấy phép lao động theo khoản 2 Điều 151. Vì vậy, nếu giấy phép có thời hạn hai năm thì doanh nghiệp không thể ký hợp đồng lao động ba năm.

Nghị định 219 quy định 13 hình thức làm việc thuộc phạm vi điều chỉnh. Một số trường hợp phổ biến gồm: làm việc theo hợp đồng lao động, di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, cung cấp dịch vụ theo hợp đồng, chào bán dịch vụ, tham gia thực hiện gói thầu hoặc dự án tại Việt Nam. Quy định cũng áp dụng với chủ tịch hoặc thành viên hội đồng quản trị công ty cổ phần, chủ sở hữu hoặc thành viên công ty TNHH có giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng.

Điều kiện theo từng vị trí công việc được nới lỏng rõ rệt 

Điều 3 Nghị định 219 chia lao động nước ngoài thành bốn nhóm vị trí. So với quy định trước đây, điều kiện về kinh nghiệm đã được giảm ở một số nhóm.

Nhà quản lý

Là người quản lý doanh nghiệp theo khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp, hoặc người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức. Nhóm này không yêu cầu số năm kinh nghiệm.

Giám đốc điều hành

Gồm hai trường hợp: người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp; hoặc người đứng đầu và trực tiếp điều hành một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, với ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp.

Chuyên gia

Cần có bằng đại học trở lên hoặc tương đương và ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp với vị trí dự kiến. Với chuyên gia trong các lĩnh vực như tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia hoặc lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội do cơ quan có thẩm quyền xác định, yêu cầu giảm xuống còn ít nhất 01 năm kinh nghiệm, kèm bằng đại học đúng chuyên ngành.

Lao động kỹ thuật

Cần được đào tạo ít nhất 01 năm và có ít nhất 02 năm kinh nghiệm phù hợp. Trường hợp không có bằng cấp, người lao động cần ít nhất 03 năm kinh nghiệm phù hợp.

So với Nghị định 152/2020, điều kiện kinh nghiệm đã giảm từ 03 năm xuống 02 năm đối với chuyên gia và từ 05 năm xuống 03 năm đối với lao động kỹ thuật. Thay đổi này có thể giúp doanh nghiệp công nghệ, tài chính dễ tuyển nhân sự nước ngoài có kinh nghiệm thực tế nhưng chưa có thâm niên dài.

Một điểm thuận lợi khi gia hạn hoặc chuyển việc là Điều 19 Nghị định 219 cho phép sử dụng giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận đã được cấp trước đó để chứng minh kinh nghiệm, nếu người lao động đã từng làm việc tại Việt Nam. Nhờ vậy, họ có thể không cần xin lại xác nhận kinh nghiệm từ chủ sử dụng lao động cũ ở nước ngoài.

Ai được miễn giấy phép lao động?

Điều 7 Nghị định 219 quy định 15 nhóm người nước ngoài được miễn giấy phép lao động. Một số trường hợp doanh nghiệp thường gặp gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn từ 3 tỷ đồng của công ty TNHH; chủ tịch hoặc thành viên HĐQT có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng của công ty cổ phần.
• Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc dưới 90 ngày trong một năm, tính từ ngày 01/01 đến ngày cuối cùng của năm.
• Người lao động di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp thuộc 11 ngành dịch vụ trong Biểu cam kết WTO của Việt Nam, với điều kiện đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng ít nhất 12 tháng liên tục.
• Người chịu trách nhiệm thành lập hiện diện thương mại.
• Người được bộ, cơ quan ngang bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận vào Việt Nam làm việc trong các lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các lĩnh vực ưu tiên phát triển kinh tế – xã hội. Đây là nhóm mới được bổ sung.

Một số trường hợp vẫn phải thông báo

Được miễn giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc mọi trường hợp đều được bỏ qua thủ tục. Với một số nhóm, doanh nghiệp phải thông báo cho cơ quan có thẩm quyền nơi người lao động dự kiến làm việc ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày bắt đầu.

Thông tin thông báo gồm họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số hộ chiếu, tên người sử dụng lao động nước ngoài, địa điểm và thời gian làm việc.

Nhóm nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật làm việc dưới 90 ngày trong một năm thuộc diện thực hiện thủ tục thông báo này.

Hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm những gì?

Theo Điều 18 Nghị định 219, hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động gồm 7 nhóm giấy tờ sau: 

• Một, văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 03.
• Hai, giấy khám sức khỏe do cơ sở khám chữa bệnh đủ điều kiện cấp. Nếu kết quả khám đã được kết nối, chia sẻ trên Hệ thống thông tin quản lý hoạt động khám chữa bệnh hoặc cơ sở dữ liệu quốc gia về y tế thì không phải nộp giấy này. Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp được chấp nhận khi hai nước có điều ước hoặc thỏa thuận thừa nhận lẫn nhau và còn thời hạn 12 tháng kể từ ngày cấp.
• Ba, hộ chiếu còn thời hạn.
• Bốn, phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận tương đương, được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Trường hợp đã thực hiện liên thông thủ tục cấp phiếu lý lịch tư pháp cùng giấy phép lao động thì không cần nộp riêng giấy tờ này.
• Năm, 2 ảnh màu 4×6 cm, nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính.
• Sáu, giấy tờ chứng minh hình thức làm việc. Nội dung phụ thuộc vào từng hình thức, ví dụ hợp đồng cung cấp dịch vụ kèm văn bản chứng minh người lao động đã làm việc cho doanh nghiệp nước ngoài không có hiện diện thương mại tại Việt Nam ít nhất 24 tháng, đối với nhà cung cấp dịch vụ theo hợp đồng.
• Bảy, giấy tờ chứng minh là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật theo Điều 19.

Với giấy tờ do nước ngoài cấp, hồ sơ thường phải thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế hoặc nguyên tắc có đi có lại. Sau đó, giấy tờ cần được dịch sang tiếng Việt và chứng thực theo quy định.

Một điểm doanh nghiệp dễ bỏ sót nằm ngay trong Mẫu số 03: doanh nghiệp phải cam kết đã thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam ít nhất 05 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ và nộp kèm văn bản thông báo tuyển dụng. Vì vậy, nên chuẩn bị giấy tờ này cùng các tài liệu khác thay vì chờ đến khi hoàn thiện hồ sơ mới xử lý.

Quy trình và thời hạn xử lý

Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ trong khoảng 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu chính công ích, dịch vụ hoặc theo ủy quyền tại Trung tâm Phục vụ hành chính công nơi người lao động dự kiến làm việc. Nộp trước 60 ngày hoặc trong vòng 10 ngày trước ngày bắt đầu làm việc đều không đúng thời hạn quy định.

Bước 2. Chuyển hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền

Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận và chuyển hồ sơ theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và Cổng Dịch vụ công quốc gia đến cơ quan có thẩm quyền xử lý.

Bước 3. Xem xét và cấp giấy phép

Trong 10 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu và cấp giấy phép lao động theo Mẫu số 04. Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

Bước 4. Ký hợp đồng lao động

Nếu người lao động làm việc theo hợp đồng lao động, doanh nghiệp và người lao động phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc sau khi được cấp giấy phép. Khi được yêu cầu, doanh nghiệp phải gửi bản sao hợp đồng đến cơ quan đã cấp giấy phép.

Nộp hồ sơ trực tuyến và làm thủ tục liên thông

Doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia. Nếu ủy quyền cho doanh nghiệp đề nghị cấp phiếu lý lịch tư pháp, hồ sơ sẽ được chuyển đồng thời đến cơ quan công an và kết quả phiếu lý lịch tư pháp được trả dưới dạng điện tử.

Với hồ sơ thực hiện theo hình thức liên thông, tổng thời gian xử lý bằng thời hạn cấp phiếu lý lịch tư pháp cộng với thời hạn cấp giấy phép lao động.

Thời hạn giấy phép lao động và quy định gia hạn

Giấy phép lao động được cấp theo thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết, văn bản cử người sang làm việc, hợp đồng dịch vụ, giấy phép kinh doanh hoặc các căn cứ khác theo Điều 21, nhưng tối đa 02 năm.

Nếu muốn gia hạn, hồ sơ phải được nộp từ 10 đến 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn. Thời gian xử lý là 10 ngày làm việc. Mỗi giấy phép chỉ được gia hạn một lần, với thời hạn tối đa 2 năm.

Có hai trường hợp doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý:

• Giấy phép đã hết hạn: Không thể làm thủ tục gia hạn. Người lao động phải xin cấp giấy phép mới và chuẩn bị lại hồ sơ theo quy định, trong đó có thể phải thực hiện lại thủ tục về lý lịch tư pháp.
• Đã gia hạn một lần: Nếu người lao động tiếp tục làm việc cho cùng doanh nghiệp, ở cùng vị trí và lĩnh vực, thì lần tiếp theo phải xin cấp giấy phép mới theo Điều 20, không được gia hạn lần hai.

Cấp lại và thu hồi giấy phép

Giấy phép được cấp lại khi vẫn còn thời hạn nhưng bị mất, hư hỏng không thể sử dụng, hoặc có thay đổi về họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hay tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh. Hồ sơ được xử lý trong 03 ngày làm việc. Giấy phép cấp lại có thời hạn bằng thời gian còn lại của giấy phép cũ.

Giấy phép bị thu hồi khi hết hiệu lực theo Bộ luật Lao động, doanh nghiệp hoặc người lao động vi phạm quy định về cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép, hoặc người lao động bị khởi tố, truy cứu trách nhiệm hình sự trong thời gian làm việc tại Việt Nam.

Khi giấy phép hết hiệu lực, doanh nghiệp có 15 ngày để thu hồi và nộp lại giấy phép cho cơ quan đã cấp, kèm văn bản báo cáo.

Mức phạt mới từ ngày 10/9/2026

Đây là quy định doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài cần cập nhật. Nghị định 283/2026/NĐ-CP được ban hành ngày 15/7/2026 và có hiệu lực từ 10/9/2026, quy định mức xử phạt trong lĩnh vực lao động và bảo hiểm xã hội.

Theo Khoản 3 Điều 13 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, phạt từ 15 đến 25 triệu đồng đối với người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép lao động, không có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép hoặc sử dụng giấy phép đã hết hiệu lực. Trường hợp vi phạm có thể bị áp dụng thêm hình thức trục xuất.

Với doanh nghiệp sử dụng lao động nước ngoài không có giấy phép, mức phạt được tính theo số người vi phạm:

• Từ 30 – 45 triệu đồng nếu vi phạm từ 1 – 10 người.
• Từ 45 – 60 triệu đồng nếu vi phạm từ 11 – 20 người.
• Từ 60 – 75 triệu đồng nếu vi phạm từ 21 người trở lên.

Doanh nghiệp cũng có thể bị phạt từ 5 – 10 triệu đồng cho mỗi người lao động, tổng mức phạt tối đa 75 triệu đồng, nếu bố trí người lao động nước ngoài làm việc không đúng nội dung trên giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận. Mức phạt này cũng áp dụng khi doanh nghiệp không thu hồi, nộp lại giấy phép đã hết hạn.

Địa điểm làm việc ghi trên giấy phép lao động cần lưu ý gì?

Địa điểm làm việc là một thông tin được ghi trên giấy phép lao động. Nếu người lao động làm việc tại địa chỉ khác với nội dung trên giấy phép, doanh nghiệp có thể bị xử lý vì sử dụng lao động không đúng nội dung giấy phép.

Với trường hợp người lao động đã có giấy phép và làm việc cho cùng một doanh nghiệp tại nhiều tỉnh, thành phố, Điều 22 Nghị định 219 yêu cầu doanh nghiệp thông báo cho cơ quan có thẩm quyền tại nơi người lao động dự kiến làm việc ít nhất 03 ngày trước khi bắt đầu. Thông tin thông báo gồm họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu, số giấy phép lao động, thời gian bắt đầu và kết thúc làm việc.

Với doanh nghiệp thường xuyên thay đổi văn phòng hoặc mở thêm địa điểm mới, việc này dễ phát sinh sai lệch giữa địa chỉ thực tế và giấy phép lao động. Chọn văn phòng có địa chỉ ổn định, hợp đồng thuê rõ ràng và hồ sơ pháp lý đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi làm thủ tục cho lao động nước ngoài.

Nếu doanh nghiệp đang tìm văn phòng làm việc chuyên nghiệp tại TP.HCM phù hợp với nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài – đội ngũ The Sentry có thể tư vấn địa điểm và phương án thuê phù hợp. Liên hệ ngay để được hỗ trợ nhanh nhất!

Câu hỏi thường gặp

Giấy phép lao động cũ cấp theo Nghị định 152/2020 có còn giá trị không?

Có. Theo Điều 34 Nghị định 219, giấy phép lao động và giấy xác nhận đã cấp theo Nghị định 152/2020, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2023, vẫn có giá trị đến hết thời hạn. Sau đó, việc cấp, cấp lại hoặc gia hạn sẽ thực hiện theo quy định mới.

Người nước ngoài chuyển sang làm việc cho công ty khác cần làm gì?

Phải xin cấp giấy phép lao động mới, ngay cả khi giấy phép hiện tại vẫn còn hạn và công việc, lĩnh vực làm việc không thay đổi. Hồ sơ gồm giấy xác nhận của người sử dụng lao động hiện tại, bản sao giấy phép đã cấp và các giấy tờ theo Điều 20.

Người nước ngoài vào Việt Nam công tác dưới 90 ngày có cần giấy phép lao động không?

Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật làm việc dưới 90 ngày trong một năm dương lịch thuộc diện không phải xin giấy phép lao động. Tuy nhiên, người sử dụng lao động phải thông báo với cơ quan có thẩm quyền ít nhất 03 ngày làm việc trước khi bắt đầu làm việc.