Thủ tục thành lập chi nhánh công ty 2026: Hồ sơ, quy trình & lệ phí

Từ ngày 01/7/2025, thủ tục đăng ký chi nhánh công ty được thực hiện theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP (thay cho Nghị định 01/2021/NĐ-CP). Quy định mới có một số thay đổi về hồ sơ, cơ quan tiếp nhận và mức lệ phí. Bài viết dưới đây cập nhật đầy đủ thủ tục thành lập chi nhánh năm 2026, từ hồ sơ, quy trình đến chi phí – giúp doanh nghiệp thực hiện nhanh chóng, tránh vi phạm pháp luật.

Chi nhánh công ty là gì?

Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020: Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải phù hợp với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.

Chi nhánh có thể ký hợp đồng, xuất hóa đơn và phát sinh doanh thu theo phạm vi hoạt động được doanh nghiệp giao. Đây là điểm khác với văn phòng đại diện, vì văn phòng đại diện chủ yếu thực hiện chức năng đại diện, liên lạc và không trực tiếp kinh doanh.

Điều kiện thành lập chi nhánh công ty

Luật không đặt ra yêu cầu về vốn hay thời gian hoạt động tối thiểu. Doanh nghiệp cần đáp ứng ba điểm sau:

• Ngành, nghề: Chi nhánh chỉ đăng ký những ngành, nghề mà công ty đã đăng ký.
• Tên chi nhánh: Thực hiện theo Điều 40 Luật Doanh nghiệp, tức phải gồm tên doanh nghiệp kèm cụm từ “Chi nhánh”. Phần tên riêng không được dùng cụm từ “công ty” hoặc “doanh nghiệp”; chi nhánh có thể đăng ký thêm tên tiếng nước ngoài và tên viết tắt.
• Người đứng đầu và địa chỉ: Có người đứng đầu chi nhánh và địa chỉ đặt chi nhánh xác định.

Hồ sơ thành lập chi nhánh công ty

Theo khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 30 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

Thông báo thành lập chi nhánh, theo mẫu ban hành kèm Thông tư 68/2025/TT-BTC.

Quyết định thành lập chi nhánh và biên bản họp, tùy loại hình doanh nghiệp:

• Công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh: quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên.
• Công ty cổ phần: quyết định và biên bản họp của Hội đồng quản trị.
• Công ty TNHH một thành viên: quyết định của chủ sở hữu.

Bản sao giấy tờ pháp lý của người đứng đầu chi nhánh. Trường hợp đã kê khai số định danh cá nhân của người này thì không phải nộp bản sao giấy tờ pháp lý.

Văn bản ủy quyền nếu người nộp hồ sơ không phải người đại diện theo pháp luật. Nếu ủy quyền cho cá nhân, văn bản ủy quyền không bắt buộc công chứng hoặc chứng thực.

Doanh nghiệp chỉ cần nộp 01 bộ hồ sơ. Các văn bản như đề nghị, biên bản họp, nghị quyết và quyết định không bắt buộc phải đóng dấu, giúp việc chuẩn bị hồ sơ đơn giản hơn.

Quy trình đăng ký thành lập chi nhánh công ty

Bước 1: Ra quyết định thành lập chi nhánh

Cấp có thẩm quyền của công ty họp và ban hành quyết định thành lập chi nhánh theo quy định. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày ra quyết định, doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Hồ sơ được gửi đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, không phải nơi công ty đặt trụ sở chính. Cơ quan này hiện thuộc Sở Tài chính. Nếu chi nhánh đặt trong khu công nghệ cao, hồ sơ được nộp tại Ban quản lý khu công nghệ cao.

Doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ theo một trong ba cách:

• Nộp trực tiếp.
• Gửi qua bưu chính.
• Nộp online trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp tại dangkykinhdoanh.gov.vn.

Với hồ sơ online, người nộp đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử, kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký số hoặc ký xác thực và thanh toán theo quy định.

Bước 3: Cơ quan đăng ký xử lý hồ sơ

Nếu hồ sơ hợp lệ, trong 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, cơ quan đăng ký sẽ gửi thông báo bằng văn bản về nội dung cần sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp có 60 ngày để hoàn thiện hồ sơ. Quá thời hạn này, hồ sơ không còn giá trị.

Đối với hồ sơ online được gửi sau giờ hành chính hoặc vào ngày nghỉ, thời hạn giải quyết được tính từ ngày làm việc tiếp theo.

Bước 4: Nhận giấy chứng nhận

Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh đồng thời là Giấy chứng nhận đăng ký thuế của chi nhánh. Mã số đơn vị phụ thuộc cũng là mã số thuế của chi nhánh.

Do đó, doanh nghiệp không cần thực hiện thêm thủ tục đăng ký mã số thuế riêng cho chi nhánh.

Lệ phí thành lập chi nhánh công ty năm 2026

Theo Thông tư 47/2019/TT-BTC, lệ phí đăng ký hoạt động chi nhánh là 50.000 đồng/lần. Tuy nhiên, theo Thông tư 64/2025/TT-BTC, mức thu được giảm 50%, còn 25.000 đồng/lần từ ngày 01/07/2025 đến hết ngày 31/12/2026.

Nếu nộp hồ sơ đăng ký qua mạng điện tử, doanh nghiệp được miễn lệ phí đăng ký theo Khoản 3 Điều 5 Thông tư 47/2019/TT-BTC. 

Doanh nghiệp cũng nên lưu ý hai khoản sau:

• Lệ phí được nộp khi thực hiện thủ tục đăng ký và không được hoàn lại nếu hồ sơ không được cấp đăng ký.
• Lệ phí môn bài đã chấm dứt từ ngày 01/01/2026 theo Khoản 7 Điều 10 Nghị quyết 198/2025/QH15. Vì vậy, chi nhánh thành lập trong năm 2026 không phải nộp 1.000.000 đồng/năm như trước đây.

Ngoài lệ phí nhà nước, doanh nghiệp nên dự trù chi phí thuê địa điểm, chữ ký số và phí dịch vụ nếu thuê đơn vị làm hồ sơ.

Các việc cần làm sau khi thành lập chi nhánh

• Treo biển tại địa chỉ chi nhánh.
• Liên hệ cơ quan thuế quản lý để xác định hình thức kê khai phù hợp với chi nhánh hạch toán độc lập hoặc phụ thuộc.
• Đăng ký chữ ký số, hóa đơn điện tử và tài khoản ngân hàng nếu chi nhánh có nhu cầu giao dịch riêng.
• Xin giấy phép con trước khi hoạt động nếu kinh doanh ngành, nghề có điều kiện. Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh không thay thế giấy phép kinh doanh chuyên ngành.
• Đăng ký thay đổi trong 10 ngày nếu có thay đổi về tên, địa chỉ hoặc người đứng đầu chi nhánh theo Khoản 4 Điều 45 Luật Doanh nghiệp.

Chuẩn bị địa điểm cho chi nhánh

Địa chỉ chi nhánh là thông tin bắt buộc trong hồ sơ đăng ký. Vì vậy, doanh nghiệp nên xác định địa điểm trước khi nộp hồ sơ.

Nếu đang tìm địa điểm đặt chi nhánh chuyên nghiệp tại TP.HCM – bạn có thể tham khảo các giải pháp văn phòng tại The Sentry, liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết và đặt lịch tham quan trực tiếp!

Câu hỏi thường gặp

Chi nhánh có tư cách pháp nhân không?

Không. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc, công ty chịu trách nhiệm về nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của chi nhánh.

Mở chi nhánh khác tỉnh thì nộp hồ sơ ở đâu?

Doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh. Bộ hồ sơ về cơ bản giống với trường hợp mở chi nhánh cùng tỉnh.

Một công ty được mở bao nhiêu chi nhánh?

Không giới hạn. Khoản 1 Điều 45 Luật Doanh nghiệp cho phép đặt một hoặc nhiều chi nhánh tại một địa phương.

Mở chi nhánh ở nước ngoài cần làm gì tại Việt Nam?

Trong 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh, doanh nghiệp gửi thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở chính, kèm bản sao giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh hoặc giấy tờ tương đương.